CXSAP BIBUSINESSBUSINESS INTELLIGENCE
Kris van Brouwershaven

SAC Story vs Applicatie (4/4): overzicht

In voorafgaande blogs over SAP Analytics Cloud Story modus versus Applicatie modus zijn we ingegaan op verschillende functies die beide tools binnen de SAC portal bieden. In het 1e blog hebben we beide tools geïntroduceerd, in het 2e blog stonden enkele functies en ontwikkel tips binnen een applicatie centraal en in het 3e gingen we in op hoe je een story interactiever kan maken middels hyperlinks & de nieuwe Data analyzer.

Deze blog neemt je mee in verschillende scenario’s en waar je aan moet denken in de keuze tussen Story of Applicatie voor je rapportage of dashboard. 
Let op! Er is geen goed of fout en er is niet 1 oplossing voor alles. Onze ervaring met beide tools staat centraal in de scenario’s en oplossingsrichting.

Keuzes maken!

Wanneer je een verzoek krijgt voor het ontwikkelen van een nieuwe rapportage dan kan je dit vergelijken met het kiezen van een fles wijn. Wanneer je een fles wijn gaat kopen vraag je jezelf ook een aantal dingen af: komen er gasten, is het voor bij het eten of een borrel, van wat voor wijn houden de gasten en wanneer gaan je de wijn drinken? 

Zo heb je dit ook met rapportages, wat is de frequentie, wie zijn de eindgebruikers, is het een eenmalig rapport of wat zijn de visualisatie wensen? 

Aan de hand van deze requirements kan je een keuze maken welke tool het beste past! 

Informatiebehoeftes

De informatiebehoefte staat centraal in de keuze en hier is het ook belangrijk wie het publiek is van de rapportage. Zo heeft het hogere management een andere behoefte dan een Analist of specialist.

Deze behoefte heeft niet alleen te maken met de data maar ook met het presenteren van en de benodigde functionaliteit. Om hier concreet op in te gaan, geven we hieronder twee voorbeeldscenario’s waarin bovengenoemde keuzes worden behandeld.

Scenario 1 – kwartaalrapportage

Kwartaal of maand rapportages staan vaak centraal in een rapportagesysteem en zijn belangrijk voor de monthly & quarterly business reviews. Deze rapporten zijn vaak voor het (hoger) management en zijn relatief statisch. Het doel van deze rapportages zijn het verklaren van de cijfers over de afgelopen periode met een vergelijk t.o.v. plan/budget/target informatie.

Dit soort rapportages bestaan over het algemeen uit grafieken en tabellen waarin bijvoorbeeld trend over tijd, productgroep overzichten en strategieperformance gemeten worden. Nu is het afhankelijk van enkele (technische) requirements of je dit in een story of applicatie kan maken. 

Een veel gehoord requirement is de mogelijkheid tot het geven van commentaar/verklaring van de cijfers in de rapportage. Dit is een story (nog) niet mogelijk op live data punten. Middels een applicatie kan je een oplossing maken waarmee je een verklaring kan weg schrijven in een tabel welke je in het rapport weer naar voren laat komen.

Conclusie: afhankelijk van de wensen van de business kan je voor een story of applicatie kiezen in het geval van een MBR/QBR rapportage. Wanneer je gebruik wilt maken van functies zoals het live commentaar geven op data punten of table/grafiek switches dan moet een applicatie maken. Deze rapportages zijn over het algemeen vrij statisch en veranderen meestal niet vaker dan eens per jaar wanneer er nieuwe KPI’s of doelstellingen worden toegevoegd. Hierdoor is het beheer & onderhoud van minder groot belang in de keuze.

Scenario 2 – Operationele rapportage

Operationele rapportages worden op een dagelijks, wekelijkse & maandelijkse gebruikt en hebben vaak interactieve eigenschappen. Deze rapportages worden gebruikt in teamoverleg, maand reviews of dagdagelijks om stuur informatie uit te halen. 

Wanneer we naar de interactieve eigenschappen van een operationele rapportage kijken, biedt SAC story verschillende mogelijkheden zoals Linked Analysis, tijdsafhankelijke meetwaarden, hyperlinks naar detail pagina’s, andere story’s of externe URL’s en dimensie/meetwaarde input controls.

Vaak worden deze rapportages ontwikkeld voor een Analist of Specialist: iemand die in de data wil kunnen grasduinen. Hiervoor wordt de maximale potentie van SAC gebruikt: Grafieken en tabellen die zich middels Linked Analysis aanpassen aan elkaar gekoppeld worden en diverse filtermogelijkheden die flexibiliteit toevoegen aan deze self-service rapportages. Deze rapportages worden regelmatig aangepast of gebruikt om varianten op te ontwikkelen voor bijvoorbeeld een specifieke afdeling. 

Conclusie: Voor operationele rapportages welke regelmatig aangepast worden en gebruik maken van standaard story-functionaliteiten, adviseren wij het gebruik van de story-mode. 
De doorlooptijd van ontwikkelingen, vereiste technische kennis en beheersbaarheid zijn lager dan wanneer je een applicatie maakt. Zolang de standaard functionaliteiten voldoende zijn, adviseren wij om altijd voor een story te kiezen.

Conclusie - Advies

Zoals we aangaven in het intro van deze blog is er geen goed of fout: er is niet 1 oplossing die altijd werkt. Afhankelijk van de requirements, de eindgebruiker en eventuele frequentie kan je je keuze maken of je een story of applicatie gaat gebruiken. 

Ons advies is om zoveel mogelijk bij de story mode te blijven omdat dit qua ontwikkeltijd, technische complexiteit en beheersbaarheid tot wel 3x lager is en dan bij een applicatie. De applicatie modus biedt wel functies die (nog) niet beschikbaar zijn in de story modes. Denk hier aan informatie button pop-ups, grafiek/table switch en de mogelijkheid om data terug te schrijven naar een tabel in uw data warehouse. 

Hieronder een simpele weergave van een beslisboom: 

SAP heeft recent aangekondigd dat het de 3 tools binnen SAC (Story, Applicatie en Digital boardroom) gaat integreren tot 1 tool. Hiermee brengt SAC de functionaliteit van de drie ‘losstaande tools’ samen. 
Concreet houdt dit in dat er meer functies beschikbaar komen in de story modus. Denk hierbij aan functies zoals de informatie pop-up of het gebruik van een tabstrip. Dit betekent echter wel dat extra kennis nodig is om deze knoppen te programmeren. 
Volgens de SAP product roadmap komt het 1e deel van deze update in de Q1 2023 release (*dit kan wijzigen). In een volgende blog komen wij met inzichten en updates over deze functies en hoe je deze in kan zetten binnen uw organisatie.

SAC Story vs Application (1/4): Introductie
SAC Story vs Applicatie (2/4): Applicatie Scenario's
SAC Story vs Applicatie (3/4): Story Integration & Hyperlinks

Let’s Connect!

Heeft deze blog je interesse gewekt en wil je nog meer weten over SAP Analytics Cloud en hoe Business Intelligence jou kan helpen? Ben je opzoek naar een SAC story training? Of zijn SAC Applications jouw toekomstige hobby en wil je het daar met ons even over hebben? Neem dan contact op met Roel van Bommel (06-226938392) of Joury Jonkergouw (06-82622361)