Eerlijkheid en gezond verstand laten samenwerking vliegen

SPIE Building Solutions is onderdeel van de SPIE Group en specialiseert zich in technische diensten voor de bouwsector.

Waarom dit project

Een end of life-softwarepakket voor inkomende factuurverwerking was een logische aanleiding om een project te starten. Maar de wens van SPIE was groter dan ´alleen vervangen´. Ze wilden nog verder automatiseren en realtime werken. Het doel: een soepel lopend proces waar administratieve collega’s en leveranciers blij van worden. Zónder dat de implementatie ervan de lopende business verstoort.

Waarom McCoy als partner

Kritische verkenning van de softwaremarkt

Spie en McCoy werkten in 2019 al met succes samen aan de migratie van het ERP-systeem van SAP ECC naar S/4HANA. Toch gunde Spie dit project niet zonder meer opnieuw. Ze deden een kritische marktverkenning naar de beste software voor hun functionele en technische eisen en wensen. De keuze voor SAP Vendor Invoice Management (VIM) maakten ze door de naadloze aansluiting op hun ERP-pakket.

Duidelijke match in stijl van samenwerken

De keuze voor McCoy als implementatiepartner vat Giel Peeters, namens IT van Spie projectleider, bondig samen: ‘’Het gaat als vanzelf, ze zijn echt een verlenging van onze IT-afdeling’’. Hij ziet een duidelijke match tussen de consultants van McCoy en hoe zij werken: flexibel, snel, eerlijk en direct in hun communicatie.

Wat hen dit opleverde

Basis gelegd om door te ontwikkelen

Al direct na implementatie zat de verwerking van inkomende facturen op hetzelfde niveau als het oude pakket. De échte winst zit in de optimalisaties die we daarna doorvoerden. We automatiseren steeds verder en halen zo veel mogelijk nutteloze stappen uit het proces. Het streven is een maximaal aantal facturen matchen zonder dat beoordeling door mensenogen nodig is.

Voordeel door integratie SAP-oplossingen

SPIE is verder erg te spreken over de manier waarop hun SAP-oplossing met het ERP ‘praat’: ‘’We hebben toegang tot onze eigen analyses en rapportages, een black-box SaaS-oplossing zou dat nooit zo gedetailleerd en real-time kunnen leveren. Deze inzichten helpen zowel onze trouble shooting als optimalisaties verder.’’

Hoe we dit samen bereikten

Een aantal factoren bleek tijdens de implementatie van VIM cruciaal:

• Eerlijk over wat het (niet) kan. ‘’Elk systeem heeft beperkingen. Dat kun je wel verbloemen, maar daar wordt niemand wijzer van’’. Jelmer Keuken, in de lead namens McCoy, houdt er niet van om zaken heen te draaien. En precies dat vond SPIE erg prettig. Centraal stond eerlijkheid over wat niet kan, en dan samen een oplossing bedenken.

• Afwijken, maar alleen als je een goed verhaal hebt. Over die oplossingen gesproken: het risico ligt al snel op de loer dat je teveel maatwerk optuigt om zo om de beperkingen van een cloudoplossing heen te werken. Jelmer: ‘’Een standaardpakket beperkt altijd in enige mate. Daarom keken we naar hoe het zou moeten werken en maakten we 8 uitzonderingen. Als je daar een goed verhaal bij hebt, kan dat gewoon.’’

• Niet blindstaren op één projectmethodiek. Pragmatiek zat naast onze keuze voor uitzonderingen ook in de projectmethodiek. We benutten de onderdelen van verschillende methoden én ons gezonde verstand, vanuit de gedachte dat een methodiek een hulpmiddel is en geen doel.

• Hoge professionaliteit en flexibiliteit aan de kant van SPIE. Van een implementatiepartner verwacht je de professionaliteit. Als die aan de klantkant ook aanwezig is, is dat mooi meegenomen en krijgt een project vleugels. Zowel de business als het IT-team bracht hun logica in voor een soepel factuurverwerkingsproces. En waren we het eens over een aanpassing? Dan ging die nog dezelfde dag live, zonder verdere procedures.