Het leven na Go Live: 4 tips om je HRIT-supportteam succesvol op te zetten

Stel je voor: je bouwt een schip, maar zodra het af is laat je een onervaren bemanning varen op een wilde zee. Hoe groot is de kans dat het schip veilig zijn bestemming bereikt? Veel organisaties staan voor eenzelfde uitdaging tijdens het oplijnen van een eigen intern HRIT-supportteam. Hoe zorg je dat jouw team niet alleen het schip kan besturen, maar ook succesvol kan navigeren in het beheer van het HR IT landschap? In dit blog geef ik je vier tips om jouw eindbestemming succesvol te bereiken. 

Beheer intern of extern beleggen?!

 Bij het oplijnen van een HRIT-supportteam ontstaat vaak discussie over waar de beheerrol het best belegd kan worden. Beleg je dit volledig intern of (deels) bij een externe partner? Het einddoel is het behouden van eigenaarschap over eigen systemen. Zo bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar hou je ook controle over je HRIT- landschap. De realiteit ziet er anders uit. Zo wordt er vaak halsoverkop een intern team opgezet zonder adequate voorbereiding. Dit zorgt ervoor dat het interne HRIT-supportteam niet goed voorbereid is. Met als resultaat dat er een grote afhankelijkheid van externe partijen ontstaat.

Controle krijgen over je HRIT-landschap

Om meer grip te krijgen op het beheren van je HRIT-landschap is het belangrijk dat je interne team klaarstaat na go live, met als achtervang een externe supportpartner. Heeft jouw organisatie nog geen eigen mensen opgeleid? Dan is er werk aan de winkel! 

We helpen je graag op weg met een aantal cruciale tips die bijdragen aan het succesvol maken van jouw HRIT-supportteam:

• Governance

Bepaal welke taken en verantwoordelijkheden er zijn met betrekking tot het onderhouden en door ontwikkelen van je HRIT-landschap. Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast binnen de organisatie zoals: Welke rol speelt HR? Welke rol speelt IT? Wie is de proceseigenaar? Wie maakt er beslissingen?  Zo is het voor een HRIT-supportteam helder waar hun taak en verantwoordelijkheid ligt. 

• Service Delivery Model

Naast de taken en verantwoordelijkheden, is het belangrijk om vast te leggen welke processen er gevolgd dienen te worden. Denk hierbij aan een verzoek tot een wijziging of een incident. Kies een passend model dat aansluit bij jouw type organisatie. In dit model leg je vast op welk moment je een externe partner betrekt en wat de doorlooptijden zijn bij bepaalde type incidenten of wijzigingen. 

• Het profiel van een HRIT-support expert

Bepaal welke vaardigheden en kennis het interne team nodig heeft. Dit is sterk afhankelijk van hoe jij je governance en service delivery model hebt ingericht. Wil je bijvoorbeeld toewerken naar een zelfsturend team met een business analysten profiel, of wil je alleen technische ondersteuning bieden bij incidenten en wijzigingen? Als deze keuzes zijn gemaakt en het profiel helder is, ga je aan de slag met het intern en/of extern werven van de teamleden. Let wel: start met deze werving voordat de implementatie van je HRIT-systeem van start gaat.  

• Onboarden en opleiden van het HRIT-supportteam

Op dit moment heb je het juiste team aan boord. Nu is het van groot belang om je team te onboarden en verder op te leiden. Door het team al aan boord te hebben tijdens de implementatie, bouwen ze meteen veel kennis en ervaring op. Zo begrijpen zij bijvoorbeeld welke keuzes op welke momenten zijn gemaakt. Met deze kennis zijn zij beter in staat hun rol te vervullen en de business te adviseren. Daarnaast biedt het ook de kans om mee te lopen met de project consultants, in het kader van het aanleren van technische skills. Tevens is het belangrijk om een opleidingsplan op te stellen waar er naast learning on the job ook inzichtelijk wordt gemaakt welke technische trainingen er nodig zijn.

De route naar succes

Net zoals goed getrainde bemanning een schip succesvol naar zijn bestemming leidt, kan jouw HRIT-supportteam succesvol door het HRIT-landschap navigeren. 

Heb jij na het lezen van deze tips nog vragen, of heb je behoefte aan uitgebreider advies? Neem dan contact op met Ruth Leijten.