Hoe on-site support je SAP-implementatie transformeert: Het is meer dan alleen ondersteuning

Persoonlijk contact. Het lijkt vanzelfsprekend, maar in de wereld van virtuele meetings en remote werken is het een schaars goed geworden. Toch maakt juist dat contact het verschil. Met name bij complexe SAP-implementaties zoals SAP Ariba en SAP S/4HANA. Bij McCoy zien we keer op keer dat on-site support essentieel is voor succesvolle adoptie.

Tijdens een recente SAP Ariba Guided Buying-implementatie was ik fysiek aanwezig bij de gebruikersacceptatietest. En dat werkte. Niet alleen voor snelle oplossingen, maar vooral om gebruikers écht te begeleiden en betrokkenheid te vergroten.

In dit blog vertel ik waarom on-site change management dé succesfactor is bij SAP-implementaties en hoe we dat met McCoy aanpakte. 

Sterkere relaties opbouwen tijdens de gebruikersacceptatietest

Tijdens een recente SAP Ariba Guided Buying-implementatie werd elk aspect van het project digitaal uitgevoerd. Van planning en training tot dagelijkse stand-ups en wekelijkse updates. Tot de gebruikersacceptatietest (UAT). Voor deze cruciale fase kozen we voor on-site support, en dat bracht de implementatie naar een hoger niveau.

De toegevoegde waarde van fysiek aanwezig zijn werd direct duidelijk. Niet alleen om bugs te verhelpen of vragen ter plekke te beantwoorden, maar vooral om échte connectie te maken. Het persoonlijke contact stelde ons in staat om teamdynamiek, communicatiestijlen en subtiele signalen te herkennen die online vaak verloren gaan. Een voorbeeld? Tijdens een sessie onthulde een kleine gezichtsuitdrukking van een key user dat ze een proces niet volledig begreep. Door direct in te grijpen en haar stap voor stap te begeleiden, groeide haar vertrouwen en begrip.

Daarnaast merkten we dat de informele setting van on-site aanwezigheid het makkelijker maakte voor key users om diepere vragen te stellen. Dit versterkte niet alleen hun kennis, maar ook onze samenwerking. We merkten dat na afloop van de on-site fase, we vaker vragen en input van de key users kregen die we fysiek hadden ontmoet.

De menselijke factor: snellere adoptie, betere resultaten

De combinatie van online training en on-site support creëerde een ideale balans voor de key users. Wat zij virtueel hadden geleerd, konden ze on-site oefenen en toepassen, met de zekerheid dat wij er waren als er iets misging. Het resultaat? Locaties met on-site support voltooiden de UAT sneller, efficiënter en met meer vertrouwen dan locaties zonder fysieke begeleiding.

Bij grote SAP-implementaties, waar verandering vaak weerstand oproept, is de menselijke factor wat het verschil maakt en verwachtingen overtreft. Door fysiek aanwezig te zijn, bouwden we vertrouwen op en lieten we zien dat we aan hetzelfde gezamenlijke doel werken.  

De sleutel tot succes: hybride samenwerking

Dit project toonde aan dat een hybride aanpak, waarin online tools efficiëntie leveren en on-site support de menselijke connectie versterkt, cruciaal is voor een succesvolle SAP-implementatie. Tools zoals Teams helpen ons om statusupdates en voortgang in real-time te delen, maar het échte verschil wordt gemaakt door de dagen dat je on-site bent.

De lessen zijn helder: combineer het beste van beide werelden en maak gebruik van de kracht van fysieke aanwezigheid tijdens cruciale fasen zoals change management en de UAT. Zo wordt een implementatie niet alleen succesvol afgerond, maar ook duurzaam geadopteerd.

Wil jij jouw SAP-implementatie naar een hoger niveau tillen met een hybride aanpak?

Neem contact op met Change expert Thomas van de Wouw (thomas.van.de.wouw@mccoy-partners.com) en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.