Croonwolter&dros bouwt samen met McCoy verder op SAP-basis.
Croonwolter&dros haalt meer uit SAP: van digitale basis naar slimmer werken
Hoe zorg je ervoor dat een SAP-livegang niet het eindpunt is, maar juist het begin van slimmer werken?
Croonwolter&dros, een van de grote technisch dienstverleners van Nederland, stond na de implementatie van SAP S/4HANA Private Cloud en SAP Field Service Management voor die volgende stap. De digitale basis stond. Nu was het tijd om die basis verder te benutten: processen standaardiseren, meer automatiseren en medewerkers beter ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Samen met McCoy werkt Croonwolter&dros daarom verder aan het SAP-landschap. Niet door in één keer alles te veranderen, maar door stap voor stap te kijken waar processen eenvoudiger en slimmer kunnen.
Eerst de basis, daarna verder bouwen
In 2023 startte Croonwolter&dros met de overstap naar SAP S/4HANA Private Cloud. In 2024 ging de nieuwe omgeving live. De implementatie moest in korte tijd plaatsvinden, omdat het vorige systeem zijn einde naderde.
Met een doorlooptijd van twaalf maanden moest Croonwolter&dros scherpe keuzes maken. De eerste prioriteit lag daarom bij de basis: orders registreren, inkopen doen, financiën bewaken en facturen versturen.
“Wij hadden twaalf maanden om live te gaan. Dan moet je heel scherp kiezen wat eerst nodig is. De basis moest staan. Daarna zijn we gaan doorontwikkelen. Nu kijken we hoe we processen slimmer kunnen maken en hoe het systeem meer werk voor de gebruiker kan doen,” zegt Floris Huizeling, programmamanager Strategische projecten bij Croonwolter&dros.
Na de livegang verschoof de aandacht naar doorontwikkeling. Croonwolter&dros gebruikt de nieuwe digitale kern nu om processen stap voor stap eenvoudiger, slimmer en consistenter te maken. Daarbij ligt de focus op processen die medewerkers iedere dag raken, zoals serviceorders, onderhoud, projectinformatie, planning en facturatie.
Van verschillende werkwijzen naar meer standaardisatie
Voor de overstap werkte Croonwolter&dros met een breed landschap van verschillende applicaties. Ook Excel speelde op veel plekken nog een grote rol. Afdelingen werkten deels buiten de systemen om, waardoor processen per team of afdeling konden verschillen.
De komst van SAP helpt Croonwolter&dros om daar meer structuur in aan te brengen.
“Onze grootste uitdaging was het standaardiseren en verbeteren van processen. SAP helpt ons daarbij, omdat het afdwingt dat je op een duidelijke manier werkt. We blijven een inventieve organisatie, maar we willen wel toe naar meer grip en meer eenduidigheid,” vertelt Floris.
Finance en Control draaien inmiddels beter op de nieuwe basis. Binnen onderhoud en service ligt de aandacht nu op verdere automatisering. Het doel: medewerkers minder handelingen laten uitvoeren en sneller door processen laten gaan. In bepaalde inkoop- en onderhoudsprocessen is het aantal benodigde klikken bijvoorbeeld al teruggebracht van tien naar vijf.
“Medewerkers willen dat het systeem voor hen werkt. Ze willen niet de hele tijd het systeem vertellen wat het moet doen. Dat vraagt tijd, maar daar zit voor ons veel winst,” aldus Floris.
De business bepaalt wat er beter kan
Welke processen als volgende worden verbeterd, wordt niet alleen vanuit IT bepaald. Croonwolter&dros organiseert de doorontwikkeling vanuit business teams, met onder andere servicemanagers, planners, contractcoördinatoren en projectmedewerkers.
Zij brengen vanuit de praktijk knelpunten en ideeën in. Iedere zes weken wordt besproken welke verbeteringen de meeste waarde opleveren en welke capaciteit daarvoor beschikbaar is.
IT heeft daarin vooral een faciliterende rol. De business bepaalt waar de prioriteiten liggen. McCoy ondersteunt Croonwolter&dros vervolgens met kennis, capaciteit en uitvoering. Nieuwe ideeën worden uitgewerkt, beoordeeld, gebouwd, getest en uiteindelijk uitgerold.
“Croonwolter&dros laat goed zien dat de waarde van SAP na de livegang verder groeit. De organisatie haalt ideeën actief op uit de business en vertaalt die stap voor stap naar betere processen. Wij helpen om die verbeteringen concreet te maken, van verdere automatisering in service en onderhoud tot toepassingen op SAP Business Technology Platform,” zegt Frank van de Pas, Senior Sales Executive bij McCoy.
De juiste informatie voor monteurs en projectteams
Een concreet voorbeeld van die doorontwikkeling is de klantenkaart op SAP Business Technology Platform. Dit wordt een digitaal overzicht waarmee monteurs sneller de juiste klant- en projectinformatie kunnen raadplegen.
Denk aan veiligheidsvoorschriften, benodigde veiligheidsmiddelen, betrokken onderaannemers, contractafspraken en informatie over meerwerk.
Daarmee brengt Croonwolter&dros informatie dichter bij de medewerker. Dat is belangrijk in een organisatie waar veel werk buiten kantoor plaatsvindt en monteurs, planners en projectteams afhankelijk zijn van actuele informatie om de juiste keuzes te kunnen maken.
Ook binnen SAP Field Service Management kijkt Croonwolter&dros naar verdere automatisering. Op dit moment plannen medewerkers nog veel serviceorders op basis van hun eigen kennis en ervaring. De organisatie onderzoekt hoe het systeem een groter deel van die planning kan ondersteunen, zodat planners sneller tot een goede planning komen en minder handmatig werk hoeven te doen.
Klaar voor de volgende stap met AI
Samen met McCoy werkt Croonwolter&dros ook aan de upgrade naar de nieuwste versie van SAP S/4HANA. Daarmee komen nieuwe mogelijkheden binnen bereik, waaronder Joule, de AI-copilot van SAP.
Croonwolter&dros ziet kansen voor AI-agents die medewerkers kunnen ondersteunen bij terugkerende taken, zoals het controleren van facturen, het afsluiten van projecten en het voorbereiden van time-and-material-facturatie.
Het uitgangspunt daarbij blijft hetzelfde: technologie moet medewerkers ondersteunen zonder processen ingewikkelder te maken.
Tegelijkertijd kijkt Croonwolter&dros nadrukkelijk naar governance, dataveiligheid en autorisaties. Zeker bij klantdata, contractinformatie en projectgegevens moet duidelijk zijn wie welke informatie mag gebruiken. AI moet daarom veilig en gecontroleerd een plek krijgen binnen de organisatie.
Slimmer werken begint na de livegang
Voor Croonwolter&dros was de SAP-livegang vooral het begin. Nu de digitale basis staat, ontstaat ruimte om steeds verder te verbeteren.
Dat gebeurt niet vanuit technologie alleen. De verbeteragenda komt uit de business en richt zich op het dagelijkse werk van monteurs, planners en projectteams. Van minder handelingen in onderhoudsprocessen tot betere informatievoorziening en ondersteuning bij de planning van serviceorders.
Samen met McCoy bouwt Croonwolter&dros zo verder aan een SAP-landschap dat steeds meer werk uit handen neemt. En met de volgende stappen rondom automatisering en AI komt die ambitie steeds dichterbij: technologie die medewerkers ondersteunt in plaats van andersom.
Dat is precies waar Work Smart, Be Happy voor McCoy om draait.
Wil je na een SAP-livegang ook meer waarde halen uit je digitale basis? Neem gerust contact op met Frank van de Pas om te bespreken waar voor jouw organisatie de volgende stap ligt.