4 Tips voor een succesvol Process Mining Project

Je kent het wel: een intern project waar, door te weinig tussentijds succes, de stekker uit wordt getrokken. Of een project dat de organisatie is gestart omdat ‘de buurman’ het ook doet. Process Mining kan ontzettend waardevol zijn, mits het project goed uitgevoerd wordt. Voorkom dat het Process Mining project in een tragedie eindigt met onze tips & tricks op basis van praktijkervaringen.

Tip 1: Doelen, doelen en doelen

De belangrijkste tip omhelst het creëren van passende projectdoelstellingen. Definieer vooraf wat wél en niet binnen de scope van het project valt. Dit voorkomt dat je zoek raakt in de eindeloze inzichten die Process Mining kan bieden. Het is dus beter om het project klein te beginnen, uitbreiden kan namelijk altijd.

Tip 2: Technische uitdaging

In principe zet een Process Mining tool alle activiteiten in een chronologische volgorde. Je bent daarbij afhankelijk van de juistheid van de informatie in het bronsysteem (bijvoorbeeld SAP S/4HANA). Het handmatig transformeren, combineren en cleanen van de data neemt ongeveer 75-80% van de totale projecttijd in beslag. Onderschat deze stap dus niet!

Tip 3: Valideren

Om er zeker van te zijn dat de grafische procesweergave ook echt hetgeen laat zien dat daadwerkelijk gebeurt, is het essentieel om gedurende het project de bevindingen te valideren. Voer technische validaties uit op de gebruikte data en voer functionele validaties uit op de uitkomsten. Een goede manier om functioneel te valideren is om de procesweergave te overleggen met de proceseigenaar. Kortom, In nauw contact staan met de business is cruciaal.

Tip 4: De Projectgroep

Het samenstellen van een juiste, complementaire en samenhangende projectgroep is zeer belangrijk in het succes van een Process Mining project. Process Mining is namelijk een techniek die precies op het snijvlak van IT en business balanceert. Daarom is het aan te raden om beide disciplines in de projectgroep op te nemen. Daarnaast zorgt het opnemen van management of directie voor meer ‘top-down commitment’. Het is belangrijk om de samenstelling van de projectgroep in orde te hebben in een zo vroeg mogelijk stadium.

Waarom Process Mining met McCoy?

Zoals je leest is dit alles niet zomaar een technisch trucje. Het succesvol inzetten van Process Mining vraagt om expertise van zowel de bedrijfsprocessen als bijbehorende IT-systemen. Bij McCoy hebben wij een team van gecertificeerde Process Mining experts waarin deze expertises samenkomen, ondersteund door onze uitgebreide kennis van SAP. Samen maken wij Process Mining succesvol.