7 tips voor het opzetten van een waardevol Business Process Framework

Processen zijn een kernonderdeel van jouw organisatie. Het managen van processen is dan ook van essentieel belang voor elke organisatie. Dit stelt je in staat om de processen en dus je organisatie te verbeteren. Dit begint allemaal bij het creëren van inzicht. Want voor je kunt verbeteren moet je je eerst bewust zijn van de huidige situatie. Je wilt weten welke producten en/of diensten jij aanbiedt en hoe deze worden gerealiseerd. Welke processen dragen daaraan bij? Maar ook, welke rollen en applicaties zijn ondersteunend aan deze processen?

Het opzetten van een Business Process Framework is zeer waardevol voor jouw organisatie. Dit stelt je in staat om bovenstaande, en nog veel meer, vragen te beantwoorden. Een Business Process Framework, of BPF, staat er niet van de ene op de andere dag. De volgende tips helpen jou en jouw organisatie om snel waarde toe te voegen met behulp van een BPF.

1. Gebruik standaarden en Best Practices

Er zijn verschillende standaarden en Best Practices op het gebied van Business Process Management. Maak hier gebruik van! Op het gebied van procesmodellering kennen we bijvoorbeeld EPC of BPMN. Met name BPMN zie je wereldwijd steeds meer terugkomen als de methode voor procesmodelleren.

Het gebruik van standaarden heeft verschillende voordelen:

Het gebruik van standaarden kan de opzet van jouw BPF dus versnellen, waardoor je eerder waarde kunt toevoegen aan de organisatie. Conventies zijn al voor jou bepaald, waardoor je als het ware een stap over kunt slaan.

2. Gebruik van een volwassen BPM-tool

De keuze voor een volwassen BPM-tool is van essentieel belang bij het opzetten van jouw BPF. Je wilt af van het gebruik van PowerPoint, Paint, Visio etc., waar een proces niks meer is dan een plaatje, een momentopname van een specifiek proces zonder enige relatie tot het grotere geheel. Veel bekende BPM-tools werken met een onderliggende database. Dat wil zeggen dat al jouw processen, rollen, applicaties en risico’s worden opgeslagen op één centrale plek. Hier zit nu juist de kracht van een volwassen BPM-tool, want dit bied je de mogelijkheid om inzicht in het gehele framework te krijgen met een paar drukken op de knop. Zo kun je snel zien in welke processen jouw functie/rol voorkomt of welke applicaties er aan deze processen verbonden zijn.

3. Functioneel of End-2-End

Een organisatie bestaat natuurlijk niet uit honderden lossen processen en werkinstructies zonder enige relatie. Processen maken allemaal onderdeel uit van een specifieke waardeketen. Dat probeer je juist in een BPF duidelijk te maken. In het framework wil je onderlinge relaties van processen in kaart brengen, maar bijvoorbeeld ook waar binnen de organisatie het proces plaatsvindt.

De twee bekendste manieren om dit te doen zijn een functionele decompositie en End-to-End (E2E) decompositie. Beide methodes bieden een mate van granulariteit. Maar welke kan je het beste gebruiken? Dat ligt aan de behoefte van jouw organisatie. Het is ook belangrijk om te weten dat het één het ander niet uitsluit. Het is zelfs krachtig om het op beide manieren te doen.

Waar eerst de functionele decompositie de norm was, wint de laatste jaren het E2E-framework terrein. Beide manieren hebben hun eigen voor- en nadelen. Allereerst is het belangrijk om te weten wat functioneel of E2E inhoudt.

Functionele decompositie

Bij de functionele decompositie kijk je waar processen organisatorisch belegd zijn. High-level wordt beschreven welke sectoren en/of afdelingen jouw organisatie kent. Vervolgens worden processen daaraan gerelateerd. Het geeft snel weer waar in de organisatie het proces plaatsvindt en wie er verantwoordelijk is. Mensen herkennen deze structuur vrij makkelijk en processen zijn daardoor goed vindbaar. De minder sterke kant van deze methode is dat je geneigd bent om in silo’s te denken. Afdelingen zijn bezig met hun eigen puzzelstukje, maar denken niet na over hoe dit stukje in de gehele puzzel past.

End-to-End-decompositie

De E2E-decompositie staat eigenlijk haaks op de functionele. Er wordt afdeling-overschrijdend naar processen gekeken. Simpel gezegd loopt het proces van klant tot klant. Daarbij ligt de nadruk op de waardeketen. Je kijkt naar alle losse puzzelstukjes die belegd zijn bij de verschillende afdelingen en vormt hiervan de waardeketen, het daadwerkelijk (high-level) proces. De kracht van E2E is dat het silo’s doorbreekt en afdelingen aan elkaar verbindt. Het geeft snel weer dat elke rol en processtap een schakel is in het realiseren van diensten en/of producten. E2E vergt wel een andere mindset van de organisatie. Veel organisaties zijn nog functioneel ingericht.

Uiteindelijk komen de processen op een lager niveau weer samen. De decompositie is meer hoe jij high-level jouw (werk)processen benadert. Idealiter gebruik je beide methodes, maar ik raad aan om met één te starten als basis.

4. Subject en Process Experts

Wie betrek je bij het creëren van een Process Design? Je wilt natuurlijk het proces vastleggen zoals het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het is dus belangrijk om de juiste mensen te betrekken. Bij voorkeur start je sowieso met een procesanalist en een subject expert. De procesanalist kent het framework, de standaarden en conventies goed. De subject expert kent het vast te leggen proces goed. De subject expert borgt dat de inhoud van het proces klopt. De procesanalist ondersteunt bij dit denkproces en borgt een juiste vastlegging van het proces.

Afhankelijk van de complexiteit van het proces is het verstandig om een workshop te organiseren met stakeholders. In de workshop zorg je dat rollen van verschillende aspecten betrokken zijn. Zo krijg je een zo volledig mogelijk beeld van het proces. Een aantal voorbeelden van deze aspecten zijn: IT-architectuur, Enterprise Architectuur, Risk & Compliance, Capability Management, Data Management en HR.

5. Minimum Viable Product

In de ideale situatie leg je een proces vast met alle betrokken aspecten zoals benoemd in tip 4. Dit is makkelijker wanneer de vastlegging van deze aspecten ook een bepaald volwassenheidsniveau heeft. Denk aan een goedgekeurd applicatielandschap of een Risk Universe. Toch is de realiteit dat deze informatie er vaak (nog) niet is. Laat dit jou niet weerhouden van de start van een Process Design. Door het vastleggen van informatie creëer je waarde. Zo lang er niks is, zullen andere stakeholders minder snel aanhaken. Vaak brengt een eerste opzet van een Process Design al de juiste discussies op gang.

6. Bewust van jouw doelgroep

Eigenlijk de meest belangrijke tip: wees bewust van jouw doelgroep. Het is goed om van tevoren vast te leggen wie jouw stakeholders en gebruikers van het Business Process Framework zijn. Elke doelgroep kijkt met een andere bril naar de informatie. Het BPF bestaat uit meerdere niveaus en invalshoeken. Stem dit af op jouw doelgroep. Wanneer je Process Designs niet aansluiten op de wensen van jouw doelgroep ben je het kort door de bocht voor niets aan het doen. Laat de organisatie en betrokkenen ook bepalen welke aspecten als eerste worden meegenomen in het BPF.

7. Governance-structuur

De laatste tip is gericht op de governance-structuur die ingericht moet worden. Dit is belangrijk, omdat je uiteindelijk het framework wilt valideren. Simpel gezegd: je wilt weten dat wat er staat klopt. Denk hierbij aan Process Owners die verantwoordelijk zijn voor de naleving en goedkeuring van een proces. Daarnaast is het erg waardevol om een goedkeuringsproces in te richten. Zodat Process Designs worden getoetst op conformiteit, uniformiteit en correctheid. Dit draagt bij aan het spreken van ‘één taal’ richting de organisatie.

Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie is het ook verstandig om te bedenken hoe je de groep met procesmodelleurs samenstelt. Je hebt hier de keuze om het centraal of decentraal in te richten.

Een centraal team met procesanalisten heeft het voordeel dat de kans groot is dat processen uniform worden vastgelegd. Het team bestaat uit ervaren analisten die bekend zijn met de standaarden, het BPF en de conventies. Het nadeel is dat de analisten verder van de materie afstaan, waardoor ze alle informatie op moeten halen en er meer ruimte is voor interpretatie. In het geval van een decentraal team is het exact andersom. Processen worden vaak snel gemodelleerd, omdat de analisten het proces goed kennen. De kans dat het proces inhoudelijk klopt is groot. Het is wel belangrijk dat er dan nog een goedkeuringsproces is om te checken of het proces ook aan de standaarden voldoet.

Je Business Process Framework opzetten of verbeteren? McCoy denkt met je mee!

Hopelijk bieden deze 7 tips een handvat en/of richtlijn bij het opzetten of verbeteren van het Business Process Framework van jouw organisatie.

Investeren in EA- en BPM-tools is waarde creëren.

Succesvol inspelen op een veranderende markt zónder de controle te verliezen over continuïteit integriteit en compliance in je organisatie: is dat precies waar jouw bedrijf nu behoefte aan heeft? Transformeer met EASE: download de whitepaper

Heb je verdere vragen of behoefte aan ondersteuning? McCoy denkt graag met je mee! Neem contact op met Jorg Harmsen via jorg.harmsen@mccoy-partners.com of +31 6 82976442!