BLOGFINANCESAP S/4 HANA
Caspar Plompen

Efficiënte financeprocessen met SAP S/4HANA’s Accrual Engine

Jaarfacturen… fijn voor de afhandeling en de goedkeuring natuurlijk, maar waarschijnlijk zorgt het op iedere administratie wel voor een zucht. Of twee. Je wilt je kosten logischerwijs netjes over het hele jaar verspreiden, maar om dat nu allemaal handmatig te regelen? Liever niet. Dat kan makkelijker!

Verspreid je kosten

Sinds de 2021 release van SAP S/4HANA is het mogelijk om gebruik te maken van SAP Accrual Engine. Met deze Accrual Engine geef je al vanuit een purchase order aan dat het een factuur betreft die betrekking heeft op een langere periode. Vervolgens kunnen de kosten verspreid worden over de gekozen periode, ongeacht wanneer de factuur precies binnenkomt.

Hoe werkt de Accrual Engine in SAP?

De Accrual Engine in SAP S/4HANA werkt als volgt. Op het moment dat je de purchase order aanmaakt, vul je geen leverdatum in maar selecteer je een performance periode. Dit is de periode waarvoor je iets inkoopt, en dus ook de periode waarover je de kosten wilt gaan verspreiden. Na het opslaan van de purchase order wordt er automatisch een accrual object aangemaakt. De purchase order is dan dus opgenomen in de Accrual Engine en SAP berekent direct de maandelijkse kosten die geboekt gaan worden.

In de basis is dit lineair, maar SAP zou SAP niet zijn als dit de enige mogelijke manier zou zijn. Het is namelijk ook mogelijk om je eigen rekenmethoden voor spreiding van deze kosten aan te maken. Vervolgens draai je aan het eind van de maand een job (die je ook automatisch kan laten lopen) waarmee de kosten voor die maand geboekt zullen worden

Inzicht in je boekingen

Via een aantal SAP Fiori apps houd je makkelijk overzicht over voltooide en geplande boekingen door middel van de Accrual Engine. Ook is het mogelijk de objecten los te bekijken. Daarmee kan je controleren of de berekeningen voor de verdeling correct zijn gemaakt en heb je inzicht in welke kosten waarop geboekt worden. Daarnaast is het mogelijk om accrual objecten goed te laten keuren via een workflow.

Met de Accrual Engine houd je grip

De Accrual Engine is zo in te stellen dat alleen purchase orders die voldoen aan bepaalde eisen worden overgenomen. Denk hierbij aan het purchase order type en de rekeningbepaling die je gebruikt. Verder worden purchase orders ten behoeve van de voorraad standaard buiten beschouwing gelaten, omdat deze kosten pas geboekt worden als de goederenontvangst geboekt wordt.

Met de Accrual Engine in SAP automatiseer jij je financeprocessen, zonder dat je grip verliest. Wil je meer weten over deze en andere functies van de Accrual Engine in SAP S/4HANA? Neem contact op met Caspar Plompen of bekijk de McCoyTV aflevering over Accrual Engine https://www.youtube.com/watch?v=5ARAVf8nKCc