Slimmere SAP-inkoopprocessen met AI Agents

Vrije-tekst inkoopaanvragen binnen SAP vragen vaak om een extra handmatige controle. Past de gekozen materiaalgroep bij wat iemand wil bestellen? Had het product eigenlijk via een catalogus besteld moeten worden? En kan de aanvraag worden goedgekeurd of is aanpassing nodig? Dit zijn controles waarbij context en interpretatie nodig zijn en die daarom vaak bij een operationele inkoper terechtkomen.

Dit zijn veelvoorkomende inkoop uitdagingen die we regelmatig tegenkomen. Daarom ontwikkelden we een AI Agent voor SAP Procurement. De agent controleert Purchase Requisitions uit SAP S/4HANA, beoordeelt de aanvraag op basis van beschikbare informatie en geeft zelfstandig een approval of rejection. Inclusief een onderbouwing die automatisch wordt teruggeschreven naar SAP.

Van handmatige controle naar intelligente beoordeling

Traditionele automatisering werkt goed wanneer vooraf precies vaststaat welke regels een systeem moet volgen. Bij vrije-tekst aanvragen ligt dat anders. Een operationele inkoper moet begrijpen wat iemand probeert te bestellen en beoordelen of de ingevoerde informatie logisch en correct is.

De AI Agent neemt juist dit type controle over. Zodra een Purchase Requisition klaarstaat voor beoordeling, wordt de relevante informatie uit SAP opgehaald en doorgegeven aan de agent.

In onze showcase voert de agent twee controles uit:

• Material group check: past de gekozen materiaalgroep logisch bij het aangevraagde product?

• Catalog item check: is er een passend catalogusitem beschikbaar en had de aanvraag via de catalogus moeten verlopen?

Op basis van deze controles bepaalt de agent of de aanvraag kan worden goedgekeurd of moet worden afgewezen. De beslissing én onderbouwing worden vervolgens automatisch teruggeschreven naar SAP S/4HANA.

Een AI Agent die redeneert binnen het SAP-proces

Stel dat een medewerker promotiemateriaal wil bestellen. De agent controleert de omschrijving, beoordeelt of de gekozen materiaalgroep passend is en kijkt of er een geschikt catalogusitem beschikbaar is. Wanneer de aanvraag klopt, kan deze worden goedgekeurd.

Maar wat gebeurt er als iemand een Tesla Model 3 onder de materiaalgroep ‘Office Supplies’ probeert aan te vragen?

De agent herkent dat deze combinatie niet logisch is. In de showcase concludeert de agent dat een materiaalgroep voor voertuigen beter aansluit, wijst de aanvraag in de huidige vorm af en legt direct in SAP uit waarom.

Daarmee automatiseert AI niet alleen een technische processtap. De agent interpreteert informatie, voert verschillende controles uit, komt tot een beslissing en maakt die beslissing inzichtelijk voor de gebruiker.

Minder repetitieve controles, meer focus op uitzonderingen

Deze aanpak laat zien hoe AI Agents operationele inkoopprocessen verder kunnen automatiseren. Standaardcontroles hoeven niet meer bij iedere aanvraag volledig handmatig te worden uitgevoerd, terwijl aanvragen die niet aan de gestelde criteria voldoen direct kunnen worden gesignaleerd en onderbouwd.

Voor procurementteams biedt dit de mogelijkheid om repetitief controlewerk te verminderen, aanvragen sneller te verwerken en controles consistenter uit te voeren. Medewerkers kunnen zich daardoor meer richten op uitzonderingen en inkoopvraagstukken waar menselijke expertise daadwerkelijk waarde toevoegt.

Van Procurement Agent naar bredere SAP-automatisering

De huidige showcase richt zich op twee concrete controles, maar dezelfde aanpak kan verder worden uitgebreid. Een AI Agent kan bijvoorbeeld aanvullende SAP-data, leveranciersinformatie, contractgegevens, purchasing policies of historische inkoopdata meenemen in zijn beoordeling.

Ook buiten procurement is het principe toepasbaar. Veel SAP-processen bevatten handmatige stappen waarbij een medewerker informatie verzamelt, interpreteert en op basis daarvan een beslissing neemt. Juist daar kunnen AI Agents een nieuwe stap in automatisering mogelijk maken.

De belangrijkste les? AI Agents maken het mogelijk om binnen SAP niet alleen handelingen, maar ook delen van de besluitvorming te automatiseren. Deze showcase laat zien hoe dat er concreet uitziet binnen Procurement en vormt een vertrekpunt om te onderzoeken welke andere handmatige beslis- en controlestappen binnen SAP slimmer kunnen.