Van handmatige controles naar slimme contract compliance met Agentic AI
Hoe zorg je ervoor dat contractafspraken ook daadwerkelijk correct worden toegepast in het operationele inkoopproces? Die vraag stond centraal in de samenwerking tussen NS en McCoy rondom AI-gestuurde contract- en factuurcontrole.
Binnen NS worden inkoopcontracten met leveranciers vastgelegd in SAP Ariba Contract Management. Vervolgens worden deze contracten gebruikt binnen het operationele inkoopproces. Hierdoor ontstonden risico's rondom contract compliance, foutieve betalingen en gemiste besparingen. De standaardcontroles binnen SAP richten zich vooral op prijs- en hoeveelheid afwijkingen, terwijl veel belangrijke afspraken juist verborgen zitten in contractteksten, clausules, prijslijsten en bijlagen.
Voor deze uitdaging ontwikkelden NS en McCoy een Contract Compliance Assistant.
"Klopt deze factuur eigenlijk wel?"
De AI-agent controleert contractafspraken, prijslijsten en factuurgegevens automatisch en signaleert afwijkingen voordat ze financiële risico's worden
Deze AI-agent fungeert als extra controlelaag bovenop SAP Ariba en SAP S/4HANA. Hij analyseert contractdocumenten, combineert deze met operationele inkoop- en factuurdata en controleert automatisch of contractafspraken correct worden nageleefd.
AI die contracten begrijpt
De oplossing combineert contractdocumenten, operationele inkoopdata en factuurinformatie in één intelligente workflow. Hierdoor begrijpt de AI-agent niet alleen de transacties, maar ook de afspraken die zijn vastgelegd in contracten, prijslijsten en clausules.
De AI controleert onder andere:
of prijzen op facturen overeenkomen met contractuele prijslijsten;
of producten buiten contractcatalogi vallen;
of betalingstermijnen afwijken van gemaakte afspraken;
of contractueel afgesproken kortingen correct zijn toegepast.
Contractmanagers ontvangen vervolgens een overzichtelijke samenvatting van afwijkingen, risico's en aandachtspunten op basis van de facturen per contract.
De Proof of Concept is bewust generiek opgezet, zodat de oplossing toepasbaar is op een brede groep contracten en processen. Voor specifieke contracttypen kunnen eenvoudig aanvullende controles worden toegevoegd.
Slimmere contractcontrole, zonder extra handmatig werk
Voor contractmanagers betekent dit meer grip, minder handmatig uitzoekwerk en sneller inzicht in afwijkingen en mogelijke optimalisaties binnen contractnaleving. Tegelijkertijd laat de samenwerking zien hoe AI organisaties helpt om procurement- en financeprocessen slimmer, schaalbaarder en efficiënter in te richten.
De eerste versie van de oplossing is gerealiseerd in n8n, zodat snel waarde aangetoond kon worden zonder zware integraties of grote wijzigingen in bestaande SAP-processen.
Van controles naar continue compliance
Deze showcase laat zien dat AI niet draait om futuristische experimenten, maar om concrete ondersteuning van dagelijkse processen. Door AI slim te combineren met bestaande SAP-data ontstaat een schaalbare manier om compliance-risico's te verkleinen, processen efficiënter te maken en de financiële controle te versterken.
De belangrijkste les? AI hoeft contracten niet alleen te analyseren, maar kan organisaties ook continu ondersteunen bij het bewaken van contractafspraken. Zo ontstaat een slimmere, efficiëntere en beter beheersbare manier van contract compliance.
Ben jij al een Friend of McCoy?
Als innovatiepartner willen wij graag blijven inspireren. Daarom delen wij graag onze meest relevante content, evenementen, webinars en andere waardevolle updates met jou.