Backorder Processing in SAP S/4HANA: Ga voor Zekerheid!

“The only constant is change”

Heb je moeite met het efficiënt toewijzen van nieuwe voorraad of het aanpassen van je huidige voorraad? Lukt het niet om te voldoen aan belangrijke leveringsafspraken? Of worstel je met het plannen van beperkte voorraad? Dan wordt het tijd om kennis te maken met Backorder Processing in SAP S/4HANA. Met deze tool bepaal je niet alleen wanneer en aan wie jij je voorraad toewijst, maar krijg je ook meer grip op de verwerking van je bestellingen.

Onverwachte wendingen

Stel, je organisatie boomt - verkooporders breken records en je verzendt producten sneller dan ooit. Maar aan de andere kant slinkt je voorraad sneller dan gedacht, en wordt het steeds uitdagender om leveringen te bevestigen. Tot overmaat van ramp, stuit je op onverwachte wendingen zoals leveranciers die te laat zijn, verkooporders die geannuleerd worden, productieorders die langer duren dan verwacht, of klanten die plotseling nóg meer producten bestellen. Met als gevolg dat je het risico loopt dat je producten niet kan leveren.

Flexibel en op tijd leveren

Met SAP S/4HANA Backorder Processing (BOP) kun je snel en eenvoudig inspelen op dit soort veranderingen. Want met BOP ben je een stuk flexibeler en kun je bepaalde orders voorrang geven. Die ene (belangrijke) klant die last-minute een bestelling plaatst, kan dus nog steeds direct bevestigd worden. Het concept van Backorder Processing is niet nieuw. In SAP ECC werd dit eerder handmatig via transacties gedaan. Maar met SAP S/4HANA is het inplannen van een backorder-run een stuk eenvoudiger en gebruiksvriendelijker geworden.

Hoe dat werkt? Ik leg het je in 5 stappen - aan de hand van SAP Fiori-apps - uit.

Stap 1. Configure BOP Segment (F2158)

In deze stap geef je aan welke criteria je wilt meenemen. Selecteer hierbij bijvoorbeeld alleen verkooporders van een bepaald distributiekanaal óf een bepaald ordertype.

Stap 2. Configure Custom BOP Sorting (F2983)

In deze (optionele) stap maak je een eigen sortering. Je kan hier bijvoorbeeld kiezen om bepaalde klanten voorrang te geven.

Stap 3. Configure BOP Variant (F2160)

Hier bepaal je welk BOP-segment onder een bepaalde bevestigingsstrategie valt. Standaard zijn er 5 bevestigingsstrategieën, gerangschikt van hoog naar laag, beschikbaar. Dit zijn: win, gain, redistribute, fill delete en lose.

Win: Confirm as requested. Dit zijn bijv. spoedorders en orders van specifieke klant(en).

Gain: Improve, if possible. Dit zijn bijv. alle sales-orders met prio 1, plus een selectie klanten.

Redistribute: Might gain, might lose. Dit zijn bijv. verkooporders met de leverdatum van deze week.

Fill Delete: If required. Dit zijn bijv. interne voorraadboekingen.

Lose: Delete all confirmations. Dit zijn bijv. orders met een credit block

Vervolgens kun je via een simulatie controleren of je configuratie het gewenste effect heeft.

Stap 4. Schedule BOP Run (F2665)

Na het configureren van de BOP-variant, kun aan de hand van de eerder gemaakte variant, je BOP-run plannen. Bepaal daarnaast of je de run periodiek wilt plannen of eenmalig wilt uitvoeren.

Stap 5. Monitor BOP Run (F2159)

Hier vind je het uiteindelijke resultaat van de BOP-run

In de monitor vind je de wijziging in ‘bevestigde orders’. Het gaat met name om de kolommen ‘Requirements Fully Confirmed On-Time’ & ‘Requirements Fully Confirmed’. Het resultaat is afhankelijk van het eerder gekozen BOP-segment of de BOP-variant. Het resultaat is dus voor elke organisatie anders. 

Meer flexibiliteit, meer efficiëntie

Met Backorder Processing in SAP S/4HANA kun je inspelen op veranderingen in de voorraad én op veranderende klantvragen. Daarnaast kun je specifieke klanten of producten voorrang geven, en stroomlijnt de tool het proces van het beheren van achterstallige bestellingen. Al met al, win-win.