Het leren van een SAP-systeem is als leren autorijden, dat leer je niet aan de hand van een instructieboekje

Leren autorijden door het instructieboekje van je auto goed te bestuderen? Dat gaat niet lukken. Natuurlijk is het belangrijk om te weten hoe een auto werkt en welke functies die heeft. Maar, eerlijk is eerlijk, hoe veel van die functies heb je nou écht nodig tijdens het rijden? Bij het besturen van een auto komt veel meer kijken dan kennis, en met alleen een theorie-examen kom je niet van A naar B. Rijlessen en praktijkervaring zijn key – hoe duidelijk alle verkeersvoorschriften ook zijn. Oefenen, oefenen, en nog eens oefenen hoe de theorie in praktijk gebracht moet worden. Eigenlijk net als bij een SAP-implementatie.

Change management bij een SAP-implementatie

Huh...? Leren autorijden is hetzelfde als het leren van een nieuwe SAP-oplossing? Jup. Het gaat namelijk nog té vaak als volgt: gebruikers krijgen voordat ze met het SAP-systeem gaan werken goede trainingen. Ze leren precies hoe ze een transactie moeten verwerken en welke velden ingevuld moeten worden. Na go-live gaan ze met het SAP-systeem werken, en bam! Een grote klap – alles loopt fout.

We zien helaas vaak dat bij een SAP-implementatie te weinig aandacht wordt besteed aan change management. En als er dan al aandacht aan wordt besteed, dan is die veelal gericht op het trainen van eindgebruikers. Vergelijk het met het leren van het instructieboekje van de auto. Het theorie-examen, de rijlessen en het rijexamen blijven achterwege.

Competentie is key

Wat aandacht dient te krijgen, is het leren besturen van de auto, de verkeersregels te kennen en behendigheid op te doen om aan het verkeer deel te kunnen nemen. Voor een organisatie die over gaat naar een SAP-oplossing betekent dit het ontwikkelen van capability, ook wel competentie, binnen de organisatie.

Competentie is de individuele capaciteit om kennis, vaardigheden en gedrag integraal toe te passen in de dagelijkse praktijk. Kennis gaat over weten en inzicht, over wat iemand geleerd heeft over technieken en procedures binnen een bepaald domein. Vaardigheden stellen iemand in staat om bepaalde handelingen correct uit te voeren en de opgedane kennis in de praktijk toe te passen. Het gedrag uit zich in een houding, een denkwijze of een opstelling. Gedrag is steeds een combinatie van een cognitief aspect (‘weet hebben van’), een actief aspect (‘iets doen’) en een affectief aspect (‘betrokken zijn’).

Het ontwikkelen van deze competentie is geen sinecure. Voor organisaties is een SAP-implementatie eenmalig; ze hebben geen of beperkt ervaring opgedaan in een dergelijk traject. Zeker het ontwikkelen van de juiste competentie blijkt lastig, aangezien het een organisatorische verandering met zich meebrengt. Zelden is echt duidelijk hoe dit opgepakt kan worden, welke aspecten het betreft en welke acties daarbij komen kijken.

Project Change Management borgt competentie ontwikkeling

Binnen het Simply PM framework van McCoy krijgt dit vorm via Project Change Management (PCM) binnen de pijler Fit for People. Het geeft de organisatie inzicht in de aspecten die worden beïnvloed door de SAP-implementatie, en de verschillende thema’s die hierbij komen kijken. Al heeft de organisatie zelf de verantwoordelijkheid voor PCM, met het Simply PM framework bieden we handvaten in de overgang naar het nieuwe SAP-systeem.

Project Change Management dekt 3 aspecten af

Daarin ligt de focus op drie verschillende aspecten: People, Process en Platform.

People

De SAP-implementatie leidt tot veranderingen die de medewerker gaat merken in het dagelijkse gebruik met het systeem als gebruiker. Denk bijvoorbeeld aan de rol van de medewerker, diens autorisaties, de functie, diens verantwoordelijkheden, maar ook gewijzigde procedures en gewoontes of een verandering in de werklast.

Process

De SAP-implementatie leidt tot veranderingen in en samenhang tussen de bedrijfsprocessen. Om een SAP-implementatie succesvol te maken, is het noodzakelijk dat het ontwerp van de bedrijfsprocessen integraal wordt benaderd. De processen moeten ketens vormen van activiteiten die producten of diensten leveren. De huidige bedrijfsprocessen zullen wijzigingen ondergaan met het nieuwe SAP-systeem. Deze hebben betrekking op de omvang van de processen, de processtappen binnen een proces of integratie tussen de processen. Veelal zullen in de praktijk deze alle drie voorkomen.

 Platform

De laatste dimensie is het platform. De SAP-implementatie leidt tot veranderingen voor het platform van het SAP-systeem. Het platform is het geheel van het technisch systeem met het support wat geleverd wordt naar de gebruikers. Het kan zijn dat de applicatie wijzigt voor de gebruikers (non-SAP naar SAP), maar het kan ook zijn dat de hosting wijzigt (on-premise naar cloud). Welke wijziging er ook plaatsvindt, de impact op het support moet goed worden geanalyseerd.

Belangrijke onderdelen van PCM

Organisaties die verandermanagement in een vroeg stadium van het project hebben ingezet, behalen aanzienlijk meer en betere resultaten van de SAP-implementatie. En dat gaat verder dan alleen communiceren of trainen. Verandermanagement bestaat uit een verzameling thema’s die op meerdere momenten voor, tijdens én na de implementatie aan bod komen. Aandacht voor PCM als integraal onderdeel van een SAP-implementatie, zorgt voor acceptatie en adoptie van het nieuwe SAP-systeem, en dus resultaat. Zodra de omvang van de verandering op People, Process en Platform is vastgesteld, kunnen de verschillende thema’s ingepland en uitgevoerd worden.

Thema’s voor het implementatietraject

PCM is geen los traject dat naast een SAP-implementatie wordt opgepakt. Het vormt een integraal onderdeel van de totale SAP-implementatie. PCM kan namelijk niet alleen vanuit de organisatie worden opgepakt. Ook vanuit het implementatieproject dient aandacht te zijn voor de verandering in de organisatie. Er zal een integratie moeten plaatsvinden, waarbij PCM enerzijds wordt belicht vanuit de organisatie en anderzijds vanuit het implementatieproject. Hierbij is de integratie van de processen met het systeem erg belangrijk. Er is een aantal thema’s om deze integratie vorm te geven zodat de processen aansluiten met het systeem. Niet alleen tijdens het implementatieproject, ook na ingebruikname van het systeem zijn deze thema’s belangrijk.

De verschillende thema’s richten zich op de integratie van de processen, de integratie van de processen met het systeem, de integratie van de systeemonderdelen en uiteindelijk de integratie van de verschillende taken die met het systeem worden uitgevoerd. Door een geïntegreerd SAP-systeem als gemeenschappelijk doel voor ogen te houden, zoeken teams samen naar het optimale proces dat sneller, beter en goedkoper is.

PCM: de sleutel tot succes

De implementatie van een SAP-systeem heeft veel impact op de bedrijfsvoering. Dit gaat namelijk niet alleen om technologie. Een SAP-implementatie kenmerkt zich door het automatiseren en integreren van bedrijfsprocessen. Niet alleen voor de processen betekent dit een verandering, ook voor de gebruikers die met het systeem werken.

Een belangrijke succesfactor van de SAP-implementatie is dat de gebruikers niet alleen een goede beheersing van het systeem hebben, maar ook op de hoogte zijn van de veranderingen die voortvloeien uit het nieuwe systeem. Daarin is PCM cruciaal. Binnen het project framework Simply PM van McCoy, heeft PCM een centrale plaats.

Wil je meer weten over het Simply PM framework en/of het toepassen van Project Change Management? Of wil je meer weten hoe McCoy jouw organisatie kan helpen met Change management. Neem contact op met Hein van den Heuvel.