Customized BTW rapportages maken voor België

Bij elke implementatie van SAP loop je ergens gedurende het project aan tegen BTW en rapportage over de btw relevante transacties. Er is natuurlijk een standaard rapport (RFUMSV00), maar elk land heeft zijn eigen eisen m.b.t. BTW. In Italië heb je b.v. de progressieve pagina nummering en in Spanje heb je de SII regelgeving waar je je aan moet houden. Verder zien we de laatste jaren steeds meer overheden die aanvullende eisen stellen (denk aan SAF-T in Polen). SAP is ook volop bezig om de steeds strenger wordende eisen m.b.t. BTW compliance vorm te geven in de Advance Compliance Reporting module. Meestal vind je in de SAP lokalisatie per land wel wat de requirements zijn, maar voor de specifieke customizing hiervan moet je wel dieper gaan graven. Soms is dat goed beschreven in een OSS note, voor België heb ik, Cindy, wel dieper moeten graven dan notes en SAP localization. Daarom laat ik je in deze blog zien, hoe je dat slim aanpakt.

BTW-aangifte

 Niet alleen moet er rekening gehouden worden met de verschillende landspecifieke eisen/reglementen. Ook moet er rekening gehouden worden met de manier hoe de klant de aangifte doet. Willen ze het handmatig invoeren, doet de accountant dat, moet de output in xml opgegeven worden of moet het automatisch (electronic tax return) gebeuren. Het laatste gebeurt niet zo vaak omdat de klant vaak het heft in eigen handen wil hebben.
De lijst met BTW-codes in België kan erg lang zijn want naast de gebruikelijke eisen om verschillende percentages, in- en uitgaand te splitsen is het ook verplicht om de BTW-bedragen in vakken uit te splitsen. Om een goede btw-aangifte te kunnen maken, is het noodzakelijk om verschillende onderscheidingen te maken:

Per BTW-tarief (0%, 6%, 12% en 21%) moeten er dan vier BTW-vakken voor de verkoop en inkoop vast gelegd worden. Daarnaast is het verplicht om de BTW-bedragen voor inkomende -, uitgaande facturen en creditnota’s uit te splitsen in aparte vakken.

Laten we een simpel voorbeeld nemen aan de verkoopkant. Er wordt goederen verkocht met hoog BTW = 21% (tax code A3). De factuur bedraagt 250 euro en is exclusief BTW. De grondslag van dit factuur (250 euro) valt dan in vak 03 en BTW bedrag (52.50 euro) valt dan in vak 54.

Definities vakken Belgisch BTW aangifte:

Vak [03]

Onderworpen aan het derde BTW-tarief (21%)
Maatstaf van heffing van de handelingen verricht in België waarvoor de belasting verschuldigd is door de aangever overeenkomstig artikel 51, § 1, 1° van het BTW-Wetboek.

Vak [54]

Op de vakken van kader II
Bedrag van de verschuldigde belastingen op de handelingen vermeld in de vakken [01], [02] en [03].

Vervolgens worden de goederen teruggestuurd en wordt een credit nota uitgegeven (retour flow). De grondslag van deze creditnota (250 euro) valt dan in vak 49 en het BTW bedrag (52.50 euro) valt dan in vak 64.

Definities vakken Belgisch BTW aangifte:

Vak [49]

Creditnota's m.b.t. de handelingen van de andere vakken
Bedrag van de uitgereikte creditnota's en de negatieve verbeteringen met betrekking tot de andere handelingen van kader II. Indien het saldo van de niet onderworpen financiële boekingen debet is, dan wordt dit saldo aan dit vak toegevoegd i.p.v. aan vak [00].

Vak [64]

Teruggave van BTW ingevolge uitgaande creditnota's
Bedrag van de te recupereren belasting ingevolge uitgereikte creditnota's (t.t.z. de belasting die op de uitgereikte creditnota's zijn vermeld).

Hoe ziet dit er dan uit in de customizing?

In SAP heb je 2 verschillende transacties om de BTW-codes in te delen in de debestreffende BTW-vakken. Transactie OBCG is voor de grondslag/basisbedrag, in ons voorbeeld gaat het hier om het bedrag van 250 euro. Transactie OBCH is voor het BTW bedrag, in ons voorbeeld het bedrag van 52.50 euro.

Transactie OBCG Grondslag/basisbedrag:

Transactie OBCH BTW bedrag:

En hoe draai je vervolgens het BTW rapport in SAP?

Ten eerste voer je het programma “RFUMSV00” (standaard rapport) uit om de gegevens voor de BTW-aangifte (basisbedragen en btw-bedragen) te verzamelen. Deze stap kan niet worden overgeslagen, anders zullen er geen gegevens gegenereerd worden in de volgende stap in het rapport.

Vervolgens moet je in het standaard rapport verschillende verplichte parameters aanvinken zoals de periode, company code of taxes on sales/purchases group. Nu heb je de tax gegevens “gereed gemaakt”. In het volgend rapport (transactie FOTV) vind je de output in de desbetreffende vakken.

Als we naar het voorbeeld van het verkoopfactuur van hierboven kijken, zul je zien dat er een bedrag van 250 euro (grondslag/basisbedrag) geboekt is in vak 03 en een bedrag van 52.50 (BTW-bedrag) euro in vak 54. Het laatste kolom geeft aan of het om een basisbedrag of BTW-bedrag gaat. Als het om een basisbedrag gaat dan zal er een “X” verschijnen.

Voor de creditnota zal het grondslag/basisbedrag in vak 49 vallen en het BTW-bedrag hiervan in vak 64.

Verder heb je nog veschillende bewerkings – en controle mogelijkheden binnen dit rapport. Je kan b.v. de bedragen in het kolom “Reporting Amount” nog wijzigen voordat je de BTW-aangifte uitstuurt. Indien de bedragen in de desbetreffede vakken niet kloppen wordt er ook een error in de log weergegeven.

Een ander eis bij de Belgische BTW-aangifte is dat de bedragen niet negatief weergegeven mogen worden. Hier heeft SAP ook rekening mee gehouden; bij het dowloaden van de XML file zullen de negatieve bedragen positief weergegeven worden.

Deze blog is een weergave van mijn ervaringen in een project van de Belgische en Nederlandse roll out. Gelukkig heeft McCoy ook een Belgische branch en een range van ervaren collega’s die altijd voor mij klaar staan, indien ik er zelf niet uitkom. Dit vind ik wel het leukste gedeelte van mijn werk. Het diep moeten graven naar een oplossing en het gebruik maken van mijn netwerk om zo tot een oplossing te komen. Elk klant heeft andere business processen die mij weer triggeren om keer op keer nog dieper te gaan graven. Iedere keer als het project ten einde loopt ga ik de deur uit met nieuwe inzichten en nieuwe ervaringen.