Jouw bedrijf kan niet meer zonder data. Zo simpel is het in deze wereld waarin het tempo van digitalisering maar net bij te benen is. Op de schaal van cruciale data steekt één soort er met kop en schouders bovenuit: masterdata. Wij kennen weinig organisaties die het belang ervan nog onderschatten. Wél zien we veel organisaties die desondanks de boel niet op orde hebben. Zorgelijk, want de belangen van volwassen masterdata zijn niet kinderachtig.

Masterdata als steunpilaar

Masterdata is de steunpilaar voor een intelligente organisatie met effectieve, efficiënte business processen. Denk aan:

• productinformatie in webshops voor een goede customer experience;

• masterdata voor geautomatiseerde afhandeling door computers op basis van vaste scripts;

• volledige en complete informatie voor inzicht en analyses.

• Hoge kwaliteit is cruciaal

De crux zit in de kwaliteit van masterdata. Alleen als die hoog is, kan masterdata als steunpilaar fungeren. Als het goed is wordt de data namelijk 1 keer gemaakt om daarna te gebruiken in meerdere processen en systemen. Met hoge kwaliteit masterdata vermijd je fouten en re-work en verhoog je vertrouwen in systemen en informatie. En dat bespaart weer kosten, tijd en inspanning.

Gevolgen incorrecte masterdata

De voordelen van correcte masterdata zijn groot. Omgekeerd geldt hetzelfde. Incorrecte data heeft serieuze financiële gevolgen voor organisaties:

• Vertraagde omzet en betalingen. Masterdata van klanten en/of producten niet op orde hebben, betekent geblokkeerde facturen.

• Oplopende additionele kosten of zelfs boetes. Dit ontstaat door fouten op facturen of in import- of exportdocumenten.

• Annulering van klantenorders door incorrecte voorraadniveaus, met omzetderving tot gevolg.

• Reputatieschade door fouten in de jaarrekening.

De praktijk is weerbarstig

Bedrijven weten heel goed dat masterdata cruciaal is. Toch heeft in de praktijk lang niet elke organisatie het op orde. De grote valkuil: geen controle op cruciale datadomeinen zoals klanten, leveranciers of producten. Herken je iets in het volgende? Dan is er mogelijk ook in jouw organisatie werk aan de winkel:

• Masterdata die ontstaat en wordt gewijzigd op meerdere plekken zonder synchronisatie.

• Niemand neemt het eigenaarschap van deze cruciale datadomeinen op zich.

• Ook niet voor definities en gebruik in tools of processen.

• Er wordt niet structureel gecontroleerd op kwaliteit.

• Rapportages worden op verschillende plekken in de organisatie gemaakt met verschillende definities.

• Dit soort scenario’s leidt tot grote uitdagingen bij digitaliseringstrajecten, bijvoorbeeld bij een migratie naar of implementatie van SAP S/4HANA.

Hoe volwassen is jullie data?

De problemen zoals we die beschrijven in dit artikel wil je oplossen. Of liever nog voorkomen. Daarom ontwikkelde McCoy de Maturity Scan. Dit is een onafhankelijke tool om jullie volwassenheid te meten op verschillende vlakken van masterdata: organisatie, processen, definities en tools, en dat per datadomein.

Je krijgt met deze scan naast inzicht ook richting. We definiëren namelijk samen waar jullie naar toe zouden moeten groeien per datadomein en wat een zinvolle balans is tussen datamanagementkosten en -opbrengsten.

Vraag meer informatie aan over de Maturity Scan

Zeker weten dat je geen risico’s loopt met onvolwassen masterdata? Vraag meer informatie aan over de scan. Neem hiervoor contact op met Jan Laros via +31 6 2319 5153 of jan.laros@mccoy-partners.com