Deze 5 dingen moet je weten als je S/4HANA Settlement Management gaat implementeren

Leestijd: 4 minuten

Sales rebates, commissies of royalties management. Constructies die je afsluit met klanten of externe agents om je verkoopvolumes te verhogen. Feitelijk zijn het (volume) kortingen die je jouw klant of agent achteraf geeft na een vooraf gespecifieerde periode. Deze afspraken zijn een extra stimulans tot meer afzet. Essentieel dus voor je business, maar in de praktijk vaak een uitdaging om dit goed en adequaat te monitoren. Op dit laatste komt dan vaak de nadruk te liggen, terwijl je toch echt op de kracht wilt inzoomen om dit als sales accelerator voor je business te gebruiken.

Met SAP S/4HANA is er nieuwe functionaliteit beschikbaar gekomen om rebates, commissies en royalties te managen: Settlement Management. Na verscheidene implementaties kunnen we bij McCoy vaststellen dat dit een zeer krachtige en flexibele functionaliteit betreft. Wel zijn er diverse aandachtspunten om in acht te nemen. Wanneer je onderstaande punten naleeft, leg je de basis voor een succesvolle implementatie. Lees hieronder de vijf punten welke essentieel zijn om rekening mee te houden.

1. Technische opzet

Door technische redenen kiest SAP voor een nieuwe opzet van rebates, commissies en royalties management in S/4HANA. In ECC was de VBOX “SD Billing Document: Rebate Index” tabel vaak de SAP-tabel met de meeste entries in het ECC-systeem. Bij wijzigingen met terugwerkende kracht moest deze gehele tabel geüpdatet worden. Hierdoor was de tabel voor langere periode gelocked.

Met het oog op performance heeft SAP hier een alternatief voor bedacht. Dit is ondergebracht in de zogenaamde business volume tabellen, waarover later meer. De verandering in technische opzet betekent dus ook andere programma’s en functiemodules. Hierdoor zijn oude logica, maatwerk of structuren voor externe rapportage tools niet meer bruikbaar met de nieuwe opzet.

2. Best Practices contracten

Uiteindelijk heeft een nieuwe technische opzet ook geleid tot een volledige re-design van de functionele toepassing. Houdt er dus rekening mee dat de oude functionaliteit niet meer gebruikt kan worden in S/4HANA. Ofwel: er kunnen geen nieuwe ECC rebate contracten worden aangemaakt in het S/4HANA systeem. Wel kunnen oude ECC rebate contracten worden uit gefaseerd en afgehandeld in het S/4HANA systeem. Bij de creatie van nieuwe contracten kan alleen gebruik worden gemaakt van S/4HANA Settlement Management.

Condition Settlement Contracts kunnen per type worden ingezet voor diverse scenario’s, denk hierbij aan reguliere rebates, commissies of royalties management. SAP heeft hier, vanuit een sales perspectief, de volgende Best Practices voor beschikbaar:

• 1B6 Sales Rebate Processing

• 2TT Sales Commissions - External Sales Representative

• 55I Royalties Settlement for Sales

Belangrijk om te beseffen is dat in het contract het selectieprofiel (business volume) van je omzet, en condities worden vastgelegd. Rebate, commissie of royalty condities kunnen bijvoorbeeld worden toegepast op absolute waarden, procentueel of per omzet-staffel niveau.

3. Business volume

Business volume. Het krachtige en flexibele stuk in Settlement Management om de sales omzet te bundelen en hierover je kortingen toe te passen. Maar wat houdt dit nu precies in?

Business volume wordt geselecteerd bij contract aanmaak. Denk hierbij aan bepaalde afzetgebieden, klanteneigenschappen of product eigenschappen. Zo kan je bijvoorbeeld selecteren op materiaalgroep X voor alle sales naar regio Y, voor ship-to adres Z. Alle billing documenten die voor dit contract hieraan voldoen worden in de business volume tabel opgenomen. Met alleen een selectie ben je er echter nog niet. Wil je bijvoorbeeld dat een sales volume pas relevant wordt wanneer dit door de eindklant is betaald? Dan zorg je dat enkel de geclearde klantfacturen worden meegenomen in het business volume. Daarnaast zijn er nog een tal van mogelijkheden waarop het business volume bepaald kan worden. Door diverse standaard beschikbare business volume tabellen en sturingsopties kan dit flexibel worden ingeregeld.

En hoe zit het dan met contracten die terugwerkende kracht worden opgesteld, of worden aangepast? Het geselecteerde sales volume (business volume) in het contract wordt automatisch en direct in de business volume tabel opgenomen na contract release. Zo ben je dus altijd in staat dit flexibel aan te passen, op ieder moment.

4. Accrual & Settlement Documents

Uiteindelijk komen we uit bij het accrual en pay-out stuk, ofwel de settlement documents. Laten we eerst kijken naar de accruals. Accruals zijn financiële reserveringen op het uit te betalen rebate, commissie of royalty bedrag. Accruals zijn in het nieuwe S/4HANA Settlement Management opzet optioneel. Je kan er mee werken, het hoeft niet. Stel dat er wordt gekozen om te werken met accruals. Dit is namelijk vrij gebruikelijk wanneer er significante financiële bedragen in het spel zijn. Er kan worden gekozen om de accrual condities in de SD-klant facturen op te nemen. Hou er echter rekening mee dat wijzingen of achteraf ingelegde contracten deze condities niet updaten in de SD-klant facturen. Hiervoor wordt een Delta Accrual document gegenereerd vanuit Settlement Management om deze accruals alsnog te updaten naar de juiste waarden.

Een andere optie is om alle accruals via de Settlement Accrual documenten te updaten. Hierdoor laat je niks via je SD-klantfacturen lopen. Met deze optie ben je het meest flexibel om je accruals periodiek te updaten en hou je dit op één plek, namelijk in je Settlement Management Accrual documenten. Deze documenten kan je periodiek triggeren, bijvoorbeeld wekelijks of bij de laatste dag van de maand – voor maandafsluiting.

Net als accruals kan je ook pay-outs automatisch en periodiek afhandelen. Deze pay-outs worden ook wel je Settlement Documenten genoemd. De periodieke afhandeling wordt in je contract vastgelegd en kan je automatisch automatisch laten verwerken door middel van een job-run. Ook is er de mogelijkheid tot manuele settlement, waarbij je zelf het bedrag van uitbetaling kan bepalen.

Zo ben je in staat automatisch- of manueel te betalen. Ook is het mogelijk om de klant of agent zelf een factuur te laten versturen en deze te matchen tegen de reserveringen in het contract.

Voor deze settlement documenten heeft SAP ook een mogelijkheid voor flexible workflow functionaliteit, voor de vrijgave hiervan.

5. Fiori Apps & Reporting

Hoewel Settlement Management volledig in de GUI Backend gebruikt kan worden, biedt de Fiori User Interface aanzienlijk meer mogelijkheden qua apps en dan vooral op het gebied van rapportage mogelijkheden. Het is zeker aan te raden hier gebruik van te maken. Een handgreep voorbeelden qua rapportage mogelijkheden met Settlement Management:

• Monitor condition contracts – beheer je contracten en zie in één oogopslag de belangrijkste contract details

• Display business volume – bekijk hoe je business volume per contract is opgebouwd

• Monitor settlement documents – beheer je settlement documenten of bekijk per in één oogopslag de waarde van de pay-out of de accrual

• Detailed statements – flexibele rapportage tooling om financiële kengetallen inzichtelijk te maken. Daarnaast biedt het een gedetailleerd overzicht waarop de waarde per settlement document gebaseerd is

Rapportages en dashboards zijn veelal gericht op de Insight-to-Action methodiek. Je kunt dus vanuit een analyse inzoomen op de daadwerkelijke documenten, om hier vervolgens actie op te ondernemen.

Houd er per app wel rekening mee wie wat mag bekijken of uitvoeren. Deze autorisatie worden beheerd in diverse SAP Best Practices rollen. Een juiste rol toewijzing per gebruiker is van essentieel belang om de functiescheiding (SOD) te waarborgen.

SAP S/4HANA Settlement Management stelt organisaties in staat flexibel hun incentives, rebates of royalties te managen. Dit kan op grote schaal flexibel worden ingericht en gemanaged.

Wanneer je dit proces goed beheersbaar en gecontroleerd hebt, kan je vervolgens ook je sales performance via meerdere kanalen meten en stimuleren waar nodig.  Hierdoor verander je een noodzakelijke administratieve operatie in een flexibele operatie die je sales aanzienlijk kan boosten!

Mocht je meer vragen hebben over Settlement Management in S/4HANA, neem dan contact op met Jan Laros (06-23195153) of Nico Kuiper (06-12790320).