De drie grootste uitdagingen voor Data Driven HR

Datagedreven werken. Dat is wat elke HR-afdeling wil, toch? Voor veel HR-afdelingen blijkt dat nog een brug te ver. Zelfs met dashboards en tooling om meer datagedreven te werken, blijft het lastig om er meerwaarde uit te halen. In deze blog gaan we daarom in op de drie grootste uitdagingen voor Data Driven HR, met behulp van voorbeelden uit dashboards gemaakt in SuccessFactors.

Interne tooling

Veel HR-afdelingen werken samen met datateams die data zichtbaar maken in tools zoals CruncHR, PowerBI of bijvoorbeeld Tableau. Deze splitsing van teams, beschikbaarheid van HR en dataverwerkingskennis zorgt echter ook voor praktische problemen.

Zo moet er bij interne tools zoals Tableau en PowerBi veelal gewerkt worden met een datamodel. Dit betekent dat je zelfs bij het toevoegen van een enkel veldje in je core HR-systeem, bij wat filtering of bij een berekening in een dashboard, je eerst allerlei zaken moet afstemmen om te zorgen dat het bruikbaar is. En dan hebben we het nog niet gehad over de beperkte beschikbaarheid van de datateams om dit te verwerken… Dit alles betekent dat je een lange tijd zonder goed werkend dashboard zit.

Realtime data

Bij externe standaard dashboarding zit je vaak vast aan de beperkingen en standaard visualisaties van die tooling, die dan helaas weer niet specifiek genoeg is voor je. Een ander nadeel van externe tooling voor HR dashboarding is dat de data nooit realtime kan zijn. Dit komt omdat het vrijwel onmogelijk is om realtime te blijven verversen. Dit gebeurt dagelijks, wekelijks of soms zelfs maandelijks. Voor tactische dashboarding is dat geen ramp, maar zeker voor operationele dashboarding – zoals payroll checks – is dat wel een probleem. Daar komt bij dat je bij externe tooling vaak ook geen directe links kunt inbouwen naar de specifieke data in je HR-systeem. Dit maakt dieper inzoomen op de data in je systeem onmogelijk.

Door gebruik te maken van krachtige operationele story dashboards, zoals het onderstaande voorbeeld, heb je altijd realtime data. Extra velden, logica of filters toevoegen is niet nodig, aangezien je dit zelf altijd onder controle hebt. Je HR-systeem neemt dit allemaal mee, en je kunt je data vaak in minuten toe kan voegen in je dashboard. Daarnaast heb je de flexibiliteit om je eigen tabellen, filters en grafieken op te zetten om alles wat makkelijker te maken. Ook kan je, zoals in de eerste kolom van het voorbeeld, directe links maken naar gebruikers, zodat je als HR sneller de actie kan ondernemen.

(Niet) beschikbare data

In BI-tools zoals PowerBI en Tableau heb je het voordeel dat je data kan combineren uit verschillende systemen, maar als je cruciale data niet registreert in je HR-systeem heb je hier weinig aan. Met name verlof- en verzuimdata worden vaak ook in externe systemen beheerd door bijvoorbeeld Arbodiensten die dat niet zomaar mogen delen, waardoor je ook over dat soort data minder kan zeggen. Ook externe tooling van leveranciers heeft vaak beperkingen in welke data wel en niet gedeeld kan worden, wat het dan nog lastiger maakt om ergens op te sturen.

Vanuit een dataoogpunt is het daarom ook altijd goed om een HR-systeem te hebben met goede rapportagemiddelen en voldoende modules (idealiter een suite) om te zorgen dat alle data bij elkaar zit en daardoor ook realtime te gebruiken is. Ondanks dat data soms niet in SuccessFactors wordt beheerd, is het wel mogelijk extra tabellen aan te maken en hier data in te laden uit andere systemen. Als je dan met verzuim- en verlof gerelateerde data werkt in je HR-systeem, al dan niet aangevuld met data uit andere systemen, dan kan je daarmee ook belangrijke informatie naar boven halen om op te sturen. In het onderstaande voorbeeld kan je bijvoorbeeld zien dat er gekeken wordt naar aflopende vakantiepotjes, mensen die heel veel rechten hebben of die zelfs te veel verlof opnamen.

Ondanks dat het soms meer werk is, kan het belangrijk zijn om extra data te registreren. Er wordt vaak gevraagd naar fte, maar wat zegt contractuele fte nu over inzetbaarheid? Is het niet veel interessanter om ook te registreren hoeveel fte iemand daadwerkelijk werkt? Denk bijvoorbeeld aan iemand die ouderschapsverlof opneemt, deelneemt aan prepensioen of generatiepact. Is 1 fte dan echt 1 fte, of kom je broodnodige capaciteit tekort? Daarom is het goed om de werkelijke fte te registreren, zodat je ook op dit soort zaken kan rapporteren en sturen.

Marketing vs. meerwaarde

Fte en de headcount, instroom, doorstroom en uitstroom zijn populaire gegevens binnen HR, maar wat wordt er nu echt mee gedaan? Soms wordt het gebruikt om targets te stellen, maar vaak is het gewoon een vast punt op de agenda of in marketingmateriaal wat verder onbenut blijft. Een gemiste kans. Want als je de getallen hebt en ze vanuit wat verschillende brillen bekijkt en wat filters erop toepast, dan kom je soms tot interessante resultaten. Wellicht ontdek je dat er er weinig diversiteit in diegenen die in dienst zijn genomen of promoties krijgen.

Bij dashboards in je BI-omgeving kan het heel fijn zijn dat er allerlei data op een plek staat, maar vaak heb je gewoon “even snel” wat extra inzichten nodig. Deze haal je sneller uit je HR-systeem als je hier de juiste tooling voor hebt. Denk bijvoorbeeld aan “tussendoor” een paar extra perspectieven op instroom te zetten (per leeftijd/geslacht/nationaliteit of combinaties daarvan). Of toch “nog even” een extra filter op manager of afdeling, zodat je verder inzoomt of zaken uitsplitst voor een beter beeld van waar je organisatie het beste bezig is en waar verbeterd kan worden. Het onderstaande McCoy HR Key Metrics dashboard is daarom zo gebouwd dat het de basisgegevens, filters en extra perspectieven meeneemt zonder dat klanten dit allemaal moeten uitdenken. En mis je dan toch iets? Als je het veld en de data hebt, dan is dat er zo bijgezet.

Sta jij voor uitdagingen in Data Driven HR?

Wil jij meer datagedreven werken in je HR-afdeling? Wij gaan graag de uitdaging met je aan! Neem contact op met Jasper de Groot.