Een geoptimaliseerd order to cash proces: dat wil toch iedereen?

Het order to cash (O2C) proces is een essentieel bedrijfsproces voor de meeste organisaties. Maar wat is order to cash? O2C omvat het gehele proces van klantorder tot en met betaling. Dit is vaak een proces van hoge frequentie met veel handmatige stappen. De optimalisatieruimte die we in dit proces zien is dan ook vaak significant. Het efficiënter inrichten van het O2C proces zorgt voor kostenbesparingen, verruiming van de cash-flow positie en een verhoogde klanttevredenheid. Bij McCoy hebben wij ruime ervaring in het optimaliseren van Order to Cash processen en de bijbehorende systemen. De volgende stap daarin is de toepassing van Process Mining op dit proces.

Hoe realiseer je kostenbesparingen?

Het realiseren van kostenbesparingen binnen het O2C proces kan op een aantal manieren. Zo brengt het hanteren van een bepaalde mate van voorraad natuurlijk kosten met zich mee. Elke dag dat het product onnodig in het magazijn ligt wil je daarom voorkomen. Het is bijvoorbeeld erg waardevol om te onderzoeken welke orders een lange doorlooptijd hebben. Hieronder zie je een voorbeeld van een O2C proces, waarbij wordt gekeken naar de tijd tussen het ontvangen van de order en het versturen van de goederen. Nog specifieker, je ziet hier alleen de orders die 10 dagen of langer over dit deel van het proces doen. Maar liefst 25% van het totale aantal orders valt in deze categorie. Daarnaast zie je ook hoe dit verdeeld is over de verschillende bedrijfsonderdelen en waar dus ruimte is voor verbetering.

Hoe verruim je de cash-flow positie?

Verruiming van de cash-flow positie zit met name aan de facturatie- en betalingszijde van het proces. Met process mining ben je onder andere in staat om te zien of de tijd tussen het versturen van de factuur en de betaling hoger is dan gewenst en word je ook verteld wat de oorzaken hiervan zijn. Daar kan vervolgens op gestuurd worden om zo de “days of sales outstanding” significant te verkorten. In het volgende voorbeeld laten we hetzelfde O2C proces zien als eerder. Dit keer zoomen we in op de orders waarbij het afletteren van de factuur minimaal 60 dagen na het creëren van de factuur gebeurt. Deze situatie vertegenwoordigt nog altijd ruim 46 miljoen euro aan orderwaarde. Daarbij is één klant verantwoordelijk voor ruim de helft van de orderwaarde. Analyseren we nog dieper, dan kun je dit ook verveeld zien over de verschillende periodes en zo bevestigen dat dit een terugkerend probleem is. Reden genoeg om samen met deze klant te bespreken wat er aan de hand is. 

Hoe zorg je voor meer klanttevredenheid? 

Verhogen van klanttevredenheid is terecht een hot topic. Het is erg belangrijk dat de klant een prettige ervaring overhoudt aan zaken doen met uw bedrijf. Snel leveren, bevestigen en de foutmarge verkleinen zijn allemaal aspecten die de klanttevredenheid positief zullen beïnvloeden. Een belangrijk aspect van klanttevredenheid is dus of het product op tijd arriveert: on-time delivery (OTD). Ter referentie gebruiken we wederom hetzelfde voorbeeld. Daarin zien we dat 17% van het aantal orders later wordt geleverd dan de bevestigde bezorgdatum. Analyseren we nog verder, dan zien we ook dat in 1529 gevallen het proces stopt nadat de verplaatste bezorgdatum is bevestigd. Ook hier is genoeg ruimte voor verbetering. 

Wat kan Process Mining nog meer betekenen voor het order to cash proces?

Het is natuurlijk heel interessant en relevant om waar te nemen dat er ruimte voor verbetering is in een bepaald deel van het proces. Maar Process Mining gaat veel verder dan dat. Een voorbeeld daarvan is onderzoek op welk product of welke productgroep het vaakst “order changes” voorkomen in de vorm van “price changes”, “quantity changes” of bijvoorbeeld “location changes” . Al deze diepere inzichten in het O2C proces zullen leiden tot concrete verbeteracties. Die verbeteracties zorgen ervoor dat het O2C proces significant beter presteert en de klant nog beter wordt bediend. 

Waarom Process Mining met McCoy?

Dit alles is natuurlijk niet zomaar een technisch trucje. Het succesvol inzetten van Process Mining vraagt om expertise van zowel de bedrijfsprocessen als bijbehorende IT-systemen. Bij McCoy hebben wij een team van gecertificeerde Process Mining experts waarin deze expertises samenkomen, ondersteund door onze uitgebreide kennis van SAP. Samen maken wij Process Mining succesvol. Lees meer op onze process mining pagina. 

Vraag het onze experts

Bent u benieuwd wat Process Mining voor uw organisatie kan betekenen? Wij vertellen je er graag meer over in onze gratis "Process Mining Discovery". Neem vrijblijvend contact op met Jan Laros op +31 6 23 19 51 53 of jan.laros@mccoy-partners.com

* Afbeeldingen zijn screenshots van de O2C demo in de Celonis Sandbox.