Geen code rood tijdens SAP IBP go-live Lumileds

Go-live momenten zijn vaak nogal spannend. Iedereen houdt rekening met ‘code rood’ en zet zich schrap voor kinderziektes die boven water komen. Bij Lumileds was dat weeralarm onnodig. Ze gaven samen met ons SAP Integraded Business Planning (IBP) een stevige upgrade. Ook na de go-live bleef alles rustig, tenzij we een vollediger inzicht in de supply chain, minder handmatig werk en twee runs zonder issues meerekenen. Ook behoefte aan een ‘boring go-live’? We delen ons geheim voor succes met je.

1. Begin met een Proof of Concept

Hoe bepaal je welke business requirements wel en niet relevant zijn? Om samen het antwoord op die vraag te definiëren, pakten we het anders dan anders aan: we ontwikkelden een Proof of Concept (PoC). Lumileds werkte al jaren met SAP IBP, met een sterk uitgedijde hoeveelheid maatwerk. Er lag een waslijst aan change requests, en iedere afdeling had eigen wensen en eisen. Met een PoC konden we zelf ervaren wat wel en niet werkte. Dat maakte de discussie een stuk makkelijker en concreter.

2. Betrek de business & houd druk op de ketel

Een belangrijke factor voor de saaie go-live was ook onze iteratieve aanpak. De high level requirements van de business vertaalden we naar het PoC om die vervolgens in ‘work weeks’ en ‘workshop weeks’ verder fijn te slijpen. De business stak serieus tijd in de workshop weeks waarin we functionaliteiten deelden en discussieerden wat wel en niet werkte. De oplossing richtten we met deze input verder in tijdens de work weeks. Om die vervolgens weer te bespreken met de business … en zo verder. Zo hielden we druk op de ketel en kwamen we in 3 maanden tot een geaccepteerde conceptoplossing.

3. Stick to the standard en leg uit waarom

Discussies voeren over requirements is tricky. Voor je het weet is de waslijst gegroeid in plaats van teruggesnoeid. We volgden tijdens de workshops een duidelijke strategie om dit te voorkomen. Onze visie is om enerzijds zoveel mogelijk bij de SAP standaard te blijven. Anderzijds luisteren en vragen we goed door op doelen die altijd achter een requirement zitten. Zo konden we de wensen in groter perspectief plaatsen: Als je nu deze keuze maakt, kun je X straks toevoegen in het proces en komt de ambitie om Y te bereiken binnen handbereik. We besteedden in deze fase veel aandacht aan masterdata harmonisatie, gebruik maken van de Perfect Planning Guard-tool.

4. Draai een parallel run

De ideale versneller voor verandering? Succeservaringen. Daarom draaiden we na doorontwikkeling van het PoC een parallel run. Zo kon de business de oude en nieuwe oplossing 3 maanden lang vergelijken. Lumileds koos daarna met een gerust hart voor de nieuwe SAP IBP oplossing. Ze wisten dat het werkte en wat ze konden verwachten in hun productieomgeving.

Aanvullende resultaten

Het project gaf ook zicht op de verschillende werkwijzen tussen de verschillende business units. Dit was een uitdaging tijdens het project, zeker in de PoC fase. De nauwe samenwerking tussen business units tijdens het project leidde echter ook tot meer eenheid en een harmonieuzer systeem.

Ook behoefte aan een rustige Go Live? Neem contact op met Anne van Dam, Jacques Scheutjens of Carla Gomez Subils voor een afspraak of vul gewoon onderstaand formulier in. Wij denken graag met je mee over de ideale maatwerkaanpak.”