BLOGBUSINESS INTELLIGENCEPOWER BI
Philip Kamsteeg

In 5 stappen live SAP ERP data in Power BI

Wanneer je met SAP werkt, hoop je natuurlijk dat degene op de werkvloer direct baat heeft bij jouw veranderingen in SAP. Zo kan degene impact maken op de organisatie door bijvoorbeeld efficiënter, effectiever of beter zijn werk uit te voeren. Maar hoe komt deze data eigenlijk bij collega’s op de werkvloer? Bij een van onze klanten was het de wens om deze data real-time beschikbaar te maken via schermen op de werkvloer. Hoe we dit samen met hen hebben gerealiseerd, lees je in dit blog.

Met welke systemen kan dit?

De eerste gedachte is dat dit natuurlijk alleen werkt met de “future” producten van SAP, denk aan S/4 HANA en SAP Analytics Cloud. Hiermee kun je namelijk real-time rapportage creëeren op basis van standaard content (views) waar je direct inprikt op je procesdata. <Hoe dit werkt lees je in dit andere blog>

Maar bij deze klant zijn alle processen ingericht in SAP ECC en is er gekozen voor PowerBI als rapportage tool. Een stap naar S/4 HANA is natuurlijk het overwegen waard, maar de business heeft er natuurlijk nog meer aan als zij nu al live data beschikbaar kunnen maken op de werkvloer. Onderstaand de 5 stappen die wij hebben genomen om dit te realiseren.

Stappenplan van SAP naar de werkvloer?

In tegenstelling tot de SAP methodiek, waar je meestal uitgaat van de S/4 standaard views, dien je deze nu zelf te schrijven. Hiervoor wordt de techniek ABAP CDS gebruikt. Dit klinkt ontzettend moeilijk, maar is te vergelijken met SQL query’s wat de meeste BI consultants kunnen dromen.

In de views heb je de mogelijkheid om de juiste dimensies en kengetallen te selecteren door verschillende tabellen bij elkaar te voeren. Zo verzamel je de juiste informatie voor je rapportage of dashboard.

Bovenstaand ontwikkelingsproces kun je resumeren in de volgende stappen:

Stap 1: Je kiest je tabellen in SAP ECC.

Stap 2: Je brengt deze bij elkaar in je CDS views

Stap 3: Je creëert een Analytical Query

Stap 4: Je maakt een live connectie naar deze query naar Power BI.

Stap 5: Je maakt een dashboard geoptimaliseerd voor het scherm in je hal

Waar rekening mee te houden?

Met bovenstaande stappen heb je ontzettend snel resultaat en kun je beginnen met het visualiseren van je dashboards en rapportages voor de medewerkers/collega’s op de werkvloer. Echter is het ook goed om te benoemen wat de restricties zijn en waar rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan volgende punten:

  • Complexe business logica: in de CDS views is het mogelijk om formules toe te voegen. Denk hierbij aan het berekenen van doorlooptijden of andere eenvoudige functies. Maar wanneer je complexe business logica nodig hebt, is een Data Warehouse wellicht een betere oplossing

  • Er zijn twee verschillende connectietypes naar PowerBI: data importeren en live data. Voor real-time informatie gebruiken we natuurlijk de live data connectie. Houd er rekening mee dat je per dashboard maar één live query kan gebruiken.

  • Gebruik de BW-connectie voor het opzetten van de verbinding naar je SAP ECC systeem. We maken namelijk gebruik van CDS type “Analytical query view” en deze zijn alleen via de (BW) applicatie te bereiken.

  • Selecteer bij het opzetten van je connectie ook de juiste taal. Selecteer je namelijk de verkeerde dan zul je geen omschrijvingen zien bij de bijhorende objecten, dimensies en kengetallen en zie je enkel de technische namen.

  • Een belangrijk punt om te vermelden is dat bij het streamen van PowerBI dashboards naar de werkvloer er wel nog ingelogd dient te worden en dat de live data refresh afhankelijk is van de uitvoeringstijd van de query.

Maar wat vond de business?

Gedurende deze implementatie was de business natuurlijk nauw betrokken en benieuwd naar de uitkomsten. Dit resulteerde in de volgende reacties:

“Al met al een interessante en nuttig project. Het laat zien dat de data goed in te laden en visueel te maken is.”

“Ik zie veel kansen. Dit heeft echt een meerwaarde als we dit direct op de werkvloer kunnen tonen. Zal ik alvast een lijst maken van alle dashboards die we willen?”

“Je kan vrij snel een dashboard ontwikkelen (ong. 2-3 dagen) door de juiste mensen en tools samen te brengen.”

Meer weten?

Heb jij net als deze klant de behoefte om SAP data beschikbaar te maken aan de medewerkers/collega’s op de werkvloer? Dan helpen we je daar graag bij! Neem dan contact op met Roel van Bommel of Joury Jonkergouw of kijk op onze BI expertisepagina