Marge maximaliseren door te besparen
Van elke euro die je meer verdient moet altijd een aanzienlijk deel afgedragen worden aan de belasting. Elke euro die je bespaart is 100% winst.
De focus van veel bedrijven ligt voornamelijk op het verdienen van geld. Om geld te kunnen verdienen moet er in de meeste gevallen echter wel eerst geld uitgegeven worden. Dit betreft echter niet alleen product gerelateerde inkoop, maar ook zaken als uitgaven voor schoonmaak van het pand, kantoorartikelen of inhuur van specialistische kennis.
Het uitgeven van geld heeft als gevolg dat de leverancier van het product of de dienst uiteindelijk zijn geld probeert te innen door middel van het verzenden van een factuur.
Hoe verloopt uw facuurstroom?
Bij het afhandelen van een binnengekomen factuur komt echter heel veel kijken, we willen namelijk niet betalen voor producten of diensten die niet geleverd zijn of voor een prijs die we niet hebben afgesproken.
In de meest ideale situatie is het gehele inkoopproces al zover gevorderd dat het afhandelen van een factuur een fluitje van een cent is en hoef je alleen nog maar te concentreren op eventuele uitzonderingen.
Helaas komt het echter maar al te vaak voor dat er nog steeds een factuurstroom is die niet via een inkoopproces tot stand is gekomen. Zodra zo'n factuur binnen komt begint het circus:
Wie heeft het besteld en kan bevestigen of dit daadwerkelijk is geleverd?
Waar gaan we het op boeken in onze boekhouding?
Wie keurt de kosten op zijn/haar kostenplaats goed?
Bestaat de leverancier eigenlijk wel in ons systeem?
Hebben we deze factuur niet al eens eerder ontvangen?
Zijn alle gegevens die nodig zijn om te kunnen boeken al bekend?
Ga zo maar door...
Vroeger werd dit het "Brown Envelope" proces genoemd waarbij de factuur in een envelop het bedrijf rond werd gestuurd via de interne post en handmatig alle gegevens werden aangevuld die nodig waren om te kunnen betalen.
Tegenwoordig is bij veel bedrijven dit proces al aanzienlijk verbeterd en vindt registratie al plaats in een systeem en zijn er al enkele geautomatiseerde stappen aanwezig.
Is uw facturatie proces eigenlijk wel optimaal ?
Zoals iedereen weet is geld besparen heel interessant. Door nauwkeurig te kijken naar de afhandeling van facturen zien we dat daar vaak een grote potentie zit om geld te besparen.
Deze besparing betreft niet alleen een personele besparing (hetzelfde werk met minder mensen) maar denk hierbij ook eens aan het voorkomen van te late betaling met alle bijkomende kosten (Boete clausules, Incasso kosten etc.) . Of nog beter, door je proces goed op orde te hebben de facturen zodanig vroeg te betalen dat er betalingskortingen van toepassing zijn.
Bijkomend effect is dat je richting je leveranciers beter in staat bent om alle facturen tijdig te betalen. Hierdoor sta je sterker tijdens onderhandelingen en zijn betere condities makkelijker te bedingen.
Met onze ruime ervaring op het gebied van factuur afhandeling zouden wij graag samen met uw bedrijf eens onderzoeken of het proces optimaal is ingericht en waar wij, eventueel met ondersteuning van automatisering, verbeteringen zien die direct kunnen leiden tot kostenbesparingen.
Meer weten? Neem contact op met Jan Laros Jan.Laros@mccoy-partners.com of 06 23 19 51 53.
Think Invoicing, Think McCoy