Maximaliseer je inkoopwaarde met het Procurement Expansion Package op SAP S/4HANA Public Cloud

Waarom het Procurement Expansion Package de logische volgende stap is

Veel organisaties hebben hun financiële processen inmiddels gestandaardiseerd in SAP S/4HANA Cloud Public Edition, of zijn daar volop mee bezig. De basis staat: betrouwbare data, duidelijke governance en rapportages die helpen bij besluitvorming in plaats van alleen verantwoording achteraf.

Ook binnen Procurement is de afgelopen jaren veel verbeterd. Catalogi zijn ingericht, contracten vastgelegd, workflows geautomatiseerd en spend is grotendeels inzichtelijk.

Toch ontstaat er een nieuw spanningsveld, niet door gebrek aan controle, maar omdat de lat hoger komt te liggen.

Zodra de operationele basis op orde is, verschuift de vraag:

• Hoe verhogen we contract compliance verder zonder gebruikers te frustreren?

• Hoe maken we leverancierssamenwerking echt end-to-end digitaal?

• Hoe gebruiken we onze data om vooruit te kijken in plaats van terug te rapporteren?

• Hoe beperken we uitzonderingen zonder flexibiliteit te verliezen?

De uitdaging zit niet meer in grip krijgen, maar in maximale waarde halen uit een al volwassen inkooplandschap.

Van controle naar gerichte sturing

Voor de CFO draait het inmiddels niet alleen om controle, maar om voorspelbaarheid en onderbouwde besluitvorming.
Voor de CPO verschuift de focus van operationele efficiëntie naar waarde creatie, risicobeheersing en leveranciersprestaties.

In veel organisaties is de basis goed geregeld, maar blijft er ruimte voor verbetering:

• Spenddata is beschikbaar, maar nog niet volledig verrijkt of realtime benut

• Contractmanagement is ingericht, maar niet volledig geïntegreerd in het bestelgedrag

• Leveranciers werken digitaal samen, maar niet altijd uniform of end-to-end

• Processen zijn gestandaardiseerd, maar uitzonderingen vragen nog relatief veel handmatige aandacht

Er is dus geen gebrek aan controle, maar wel ruimte om processen verder te stroomlijnen en de strategische waarde van inkoop te vergroten.

Precies daar sluit het Procurement Expansion Package op aan.

De logische uitbreiding op uw bestaande SAP-landschap

Het Procurement Expansion Package (PEP) is beschikbaar voor organisaties die werken met SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Het is geen nieuw systeem en geen vervanging van wat er al staat. PEP bouwt voort op uw bestaande omgeving en is ontwikkeld op SAP Business Technology Platform. Het sluit onder andere aan op:

• SAP Business Network

• SAP Fieldglass

Waar de kernprocessen al stabiel zijn, richt PEP zich op verdere optimalisatie: hogere adoptie, betere naleving van afspraken, meer samenhang in data en een sterkere digitale samenwerking met leveranciers.

Wat betekent dat in de praktijk?

PEP draait niet om losse features, maar om het verbeteren van het dagelijkse proces, van aanvraag tot betaling.

1. Hogere adoptie

Een intuïtieve, begeleide bestelervaring stimuleert gebruikers om binnen het systeem te blijven werken. Niet door extra controle, maar doordat het logisch en overzichtelijk werkt.

Dat leidt tot:

• Verdere reductie van maverick buying

• Hogere contract compliance

• Minder correcties achteraf in operationele processen

2. Catalogusmanagement dat aansluit op complexiteit

Interne catalogi kunnen worden verrijkt met uitgebreide productinformatie, afbeeldingen en classificaties. Daarnaast ondersteunt PEP punch-out integraties en externe catalogi, waaronder publieke catalogi zoals Amazon Business.

Dit helpt om:

• Bestelgedrag te standaardiseren over entiteiten heen

• Spend beter te classificeren

• Minder uitzonderingen in factuurverwerking

3. Ingebouwde naleving van beleid

Met meer dan 120 standaard business rules wordt inkoopbeleid niet achteraf gecontroleerd, maar realtime toegepast.

Het resultaat:

• Minder escalaties

• Minder handmatige controles

• Meer voorspelbaarheid in uitgaven

Governance wordt daarmee onderdeel van het proces zelf.

4. Digitale samenwerking met leveranciers

Via SAP Business Network ontstaat één digitaal samenwerkingsmodel voor orders, bevestigingen, facturen en statusupdates.

Voor organisaties die al digitaal werken, zit de winst in:

• Verdere standaardisatie over leveranciersgroepen

• Minder e-mailverkeer en uitzonderingen

• Kortere doorlooptijden in P2P processen

• Samenwerking wordt procesgedreven in plaats van communicatiegedreven.

5. Beter sturen met geïntegreerde data

Wanneer procurementdata volledig geïntegreerd is binnen het ERP-landschap ontstaat één consistent beeld van:

• Totale spend

• Leveranciersprestaties

• Contractbenutting

• Doorlooptijden

Dat maakt het mogelijk om gerichter bij te sturen en beter onderbouwde keuzes te maken.

6. Schaalbaar fundament voor verdere professionalisering

Of het nu gaat om internationale uitrol, verdere harmonisatie of integratie met externe inhuur via SAP Fieldglass: PEP is ontworpen als uitbreiding op uw bestaande cloud-ERP.

• Geen ingrijpende transitie, maar een logische volgende stap.

• Van potentie naar meetbare waarde

Nieuwe functionaliteit toevoegen is één ding. Er daadwerkelijk waarde mee realiseren vraagt om een gerichte aanpak.

Daarom starten wij niet met technologie, maar met inzicht.

Met onze Procurement Scan brengen we het volgende helder in beeld:

• Waar in uw huidige P2P-proces nog optimalisatie mogelijk is

• Welke onderdelen van PEP voor uw organisatie relevant zijn

• Wat nodig is op het gebied van governance en adoptie

• Welke businesscase realistisch en haalbaar is

Op basis daarvan begeleiden wij de inrichting binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition, de integratie met bijvoorbeeld SAP Business Network en de borging in de organisatie.

Zodat niet alleen het systeem wordt uitgebreid, maar procurement daadwerkelijk een volgende stap zet.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent?

Wil je verkennen hoe het Procurement Expansion Package past binnen uw huidige SAP-landschap en ambities?

Neem dan contact op met Danny Scheffer via danny.scheffer@mccoy-partners.com voor een vrijblijvende verkenning.