Dubbel werk doen, geïrriteerde leveranciers te woord staan over niet-betaalde facturen en een accountant in je nek omdat de boeken niet sluitend zijn. Het is een weinig aantrekkelijk scenario. Toch ligt dit op de loer als de inkoopfunctie het matching proces niet op orde heeft. We zetten op een rij hoe ‘gedoe’ in price matching ontstaat én hoe je het op orde brengt. Want 100% price matching is haalbaar.

Afgekeurde facturen en ontevreden leveranciers 

Een belangrijke oorzaak van een haperend matching proces is variantie in de inkoopprijs. Stuurt een leverancier een factuur die niet matcht met de aangemaakte inkooporder? Dan blijft de factuur vaak lang geblokkeerd. De leverancier krijgt niet betaald, met alle gevolgen van dien voor de relatie.

Dubbel werk door ongewijzigd inforecord

De meeste organisaties bedenken er wel iets op om de mismatch tussen factuur en inkooporder recht te trekken. Het systeem stuurt bijvoorbeeld de inkoper een seintje dat het opgelost moet worden. De echte oplossing zit vaak in het inforecord met daarin de gemaakte prijsafspraak. Pas je die niet aan? Dan gaat het bij de volgende factuur weer mis en doe je dubbel werk.

Anticiperen op varianties en onverwachte kosten

Ontevreden leveranciers en dubbel werk voorkom je door het systeem anders in te richten. In een ideale wereld matcht iedere factuur op basis van de materiaalprijs. Maar in de echte wereld staan er ook onverwachte kosten op de factuur. Anticipeer je op zowel varianties in de materiaalprijs als onvoorziene kosten? Dan ben je goed op weg naar 100% price matching.

Roadmap naar 100% price matching

• Check de orde van grootte van het probleem. Scan het systeem op huidige inkoopprijs varianties. Beoordeel waar potentiële besparingsmogelijkheden liggen en of het lucratief is het systeem aan te passen.

• Is het antwoord bij stap 1 ‘ja’? Implementeer dan een oplossing en update het invoice management systeem:
  - Zorg dat onverwachte, additionele kosten apart worden geboekt. Zo blijft ook helder of er echt een variantie op de inkoopprijs is of dat sprake is van extra kosten. 
  - Pas de workflow aan zodat je in de toekomst nooit meer dubbel werk doet. De operational buyer krijgt bij een variantie op inkoopprijs een taak toegestuurd om het onderliggende inforecord te updaten. Hij heeft uiteraard ook de optie om de factuur af te wijzen.
  Schoon het huidige inforecord op zodat je met een schone lei begint. Onverwachte additionele kosten worden via een aparte workflow verwerkt.

• Zorg dat zowel gebruikers (inkopers) als leveranciers weten wat ze moeten doen. Met een korte training leren leveranciers hoe zij hun facturen inrichten en extra kosten apart opnemen voor snellere betaling. Inkopers leren hoe zij het inforecord makkelijk en goed updaten.

• Voer na verloop van tijd een tweede scan uit om te beoordelen hoe ver de price matching is verbeterd.

• Geef het laatste duwtje naar 100% price matching door op het SAP Ariba netwerk prijsvarianties niet meer toe te staan. De ervaring leert dat hierna de laatste kleine foutjes op facturen aan leverancierskant ook snel verdwijnen. Uiteraard kun je een tolerantiedrempel inbouwen zodat je naar kleine bedragen niet hoeft te kijken.

Geen inforecord als masterdata, wel behoefte aan 100% price matching?

Het stappenplan in dit artikel is gericht op factuurstromen waar inforecords onder liggen. Zijn dit in jouw organisatie andere bronnen? Daar zijn vergelijkbare oplossingen voor te bedenken. Leg onze P2P-experts jouw vraag voor en we denken graag met je mee.

Hoeveel % price matching heeft jouw organisatie?

Weet jij hoeveel procent price matching jouw organisatie heeft? Dan kun je nu beoordelen in hoeverre het lucratief is de weg naar 100% matching in te slaan. Wil je eerst starten met de scan en sparren over de uitkomsten? Neem dan contact op met:

Jan Laros
Telefoon: +31 6 23 19 51 53
E-mail: jan.laros@mccoy-partners.com