Minder manuele boekingen met SAP Robotic Process Automation

Heeft u het gevoel dat u onnodig vaak dezelfde handelingen uitvoert in uw systemen? Lukt het niet om dit op korte termijn aan de voorkant structureel op te lossen? En kost het u veel tijd en energie om deze werkzaamheden uit te voeren? Tijd die u liever besteedt aan taken die waarde toevoegen voor de organisatie. Oftewel, is de balans tussen efficiëntie, compliance en inzicht niet optimaal? Dan biedt Robotic Process Automation (RPA) hierop een antwoord.

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die het mogelijk maakt om manuele, repetitieve handelingen te automatiseren. Sinds 2018 is SAP actief op het gebied van RPA en inmiddels biedt het tal van mogelijkheden om zonder het schrijven van enige code je processen te automatiseren. Binnen de Business Unit Finance van McCoy omarmen wij RPA als bouwsteen van onze SMART Close versneller.

Repeterend werk automatiseren om ‘gewonnen’ tijd te investeren in waarde creërende taken

Het doel van RPA is niet om mensen compleet te vervangen, maar om de mens meer te laten focussen op acties die waarde toevoegen aan een proces in plaats van acties die geen waarde toevoegen. Een robot kan acties overnemen die repetitief, saai en foutgevoelig zijn.

Doordat een robot zijn werk consequent en foutloos kan uitvoeren, worden de normale menselijke fouten uit het proces gehaald. Medewerkers hoeven alleen nog maar naar de “echte” fouten te kijken. Dit betekent een aanzienlijke verbetering van het proces!

Daarnaast kan een robot verschillende stappen in een proces efficiënt op elkaar aansluiten. Hierdoor hoef jij niet meer te wachten tot die ene collega zijn boekingen heeft gemaakt of die ene mail heeft gestuurd en kunnen de verschillende stappen sneller worden uitgevoerd.

Verder kan RPA compliance issues oplossen. Alles wat de robot doet wordt vastgelegd en RPA biedt analysemogelijkheden op de automatische audit trails. Daarnaast kunnen er validaties worden ingebouwd en kunnen er automatisch controlerapporten worden aangemaakt.

Het snel en simpel tot leven brengen van een bot

In de Desktop Studio kunnen automatiseringen worden gemaakt. Eerst wordt er een project aangemaakt. Vervolgens worden schermen vastgelegd en binnen deze schermen worden elementen bepaald waar door SAP gedefinieerde acties kunnen worden uitgevoerd. Een automatisering wordt opgebouwd door verschillende acties en schermen achter elkaar te zetten. Doordat er al veel acties zijn gedefinieerd door SAP kan een robot vaak snel worden opgebouwd en hoeft er geen nieuwe code te worden geschreven. De robot kan zijn input vanuit verschillende bronnen halen, zoals Excel, Outlook en vele andere applicaties.

Een bot als ondersteuning of geheel zelfstandig opererend

Er zijn twee soorten robots, “attended” bots en “unattended” bots. Een attended bot voert een proces samen met een gebruiker uit; dergelijke processen zijn slechts gedeeltelijk geautomatiseerd. Unattended bots voeren processen alleen uit, een gebruiker dient slechts te controleren of de robot het juiste heeft uitgevoerd.

Een automatisering kan op verschillende manieren worden gestart. Dit kan handmatig, maar ook automatisch doordat er bijvoorbeeld ergens een e-mail binnenkomt of ergens een bestand wordt neergezet.

Een desktop agent wordt gebruikt om een automatisering uit te voeren op een beeldscherm. De cloud factory kan worden gebruikt om gebruikers te beheren om automatiseringen te controleren.

Samenvattend biedt RPA een passend antwoord op handmatige en/of repetitieve handelingen, die in een relatief hoog volume voorkomen in een of meerdere bronsystemen. RPA brengt de verhouding tussen efficiëntie, compliance en inzicht beter in balans en draagt daarmee bij aan Finance ‘In Control’.

Heb je interesse in meer informatie, neem contact met ons op.

Think Smart Close, Think McCoy