Repareren of vervangen: niet alleen een kwestie van geld

Waarom repareren altijd beter is dan vervangen

Je kent het wel: je klant heeft het gewenste product in de juiste hoeveelheid op het juiste moment ontvangen. Er wordt veel tijd en aandacht besteed om dit voor elkaar te krijgen. Toch belt de klant je weer op. Het product voldoet niet aan de specificaties en dient gerepareerd of vervangen te worden. Hier begint het dilemma. Het vervangen van het product is goedkoper dan het laten terugsturen en repareren. De meeste bedrijven zullen dan ook voor deze optie kiezen. Maar is dit wel zo voordelig? In dit blog leggen we uit waarom het beter is om producten te repareren in plaats van vervangen én hoe je het reparatieproces zo efficiënt mogelijk inzet om toch je beoogde financiële doelstellingen te behalen.

Waar komt die uitstoot toch vandaan?

Om te weten waar de uitstoot binnen je bedrijf vandaan komt, zul je eerst data moeten verzamelen en deze gaan analyseren. Hoe je dat doet kun je lezen in het eerste blog uit onze blogserie over circulaire processen. Hierin leggen we uit hoe je met Product Footprint Management je uitstoot kunt meten en hoe je deze inzichten omzet in concrete acties. 

Wanneer je tijdens deze analyse bijvoorbeeld ziet dat meer dan 85% van je uitstoot wordt veroorzaakt door het inkopen van goederen, dan is het belangrijk om dit terug te dringen. Dit kan op een aantal manieren. Hierna leggen we je uit hoe je dit kunt verminderen door producten te repareren in plaats van te vervangen.

Verminderen van inkoop van nieuwe materialen

Hoe ga je de inkoop van nieuwe goederen dan beperken? Dit doe je door defecte of niet goed functionerende producten van je klant terug te nemen en deze te repareren. In plaats van een nieuwe op te sturen, repareer je het huidige product. Je klant ervaart dit ook nog eens als een goede service en ziet jou als een bedrijf wat kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Win-win dus.

Hoe ziet je ideale reparatie proces er dan uit?

Wanneer je producten van je klant gaat repareren, wil je dat proces natuurlijk van begin tot eind monitoren. De goederen moeten via het juiste kanaal, op de juiste plek, op het juiste moment binnenkomen. Ze worden gecontroleerd, de garanties en verzekeringen worden bekeken, en het juiste vervolgproces wordt bepaald. Er bestaan op dat moment meerdere mogelijkheden: je zet het product door naar een reparatieafdeling binnen je organisatie, of je stuurt het product door naar een derde partij die de reparatiewerkzaamheden op zich neemt. Jij, of de derde partij, voert de reparatie uit zodat het product klaar is om terug te sturen naar je klant. Als laatste heb je nog de mogelijkheid om een eventuele factuur te sturen. Klinkt goed toch?

Hoe kan SAP daarin ondersteunen?

Je vraagt je waarschijnlijk af hoe jouw ERP systeem dit proces van begin tot eind kan ondersteunen. Met SAP S/4 HANA voer je dit proces naadloos uit, met een compleet overzicht van het proces. Zo, out of the box, zonder extra ontwikkelingskosten. Door het combineren van een aantal SAP Best Practices ben je in staat om je reparatieproces van retour vanuit je klant tot aan het repareren, verzenden en eventueel factureren van de reparatieorder in beeld te houden. In het overzicht hieronder zie je de volledige documentenstroom van Return Order naar In-House Repair, naar Repair Order, Confirmatie, Outbound levering en uiteindelijk Facturatie. Je ziet ook meteen de status van ieder document, zodat je precies weet of alles vlekkeloos verloopt.

Het reparatieproces begint met het aanmaken van een return sales order. Met dit document ben je in staat om het product van de klant terug te boeken in je systeem en vervolgacties uit te zetten. Een van deze vervolgacties is het product repareren, dus wanneer je hiervoor kiest wordt er een In-House Repair document getriggerd. 

In je warehouse voer je daarna een controle uit om te kijken hoe het product behandeld kan worden. Wanneer blijkt dat het product daadwerkelijk gerepareerd kan worden, wordt er een Repair Order getriggerd. Dit is daarna de basis om het reparatieproces uit te voeren.

De repair order beland bij de reparatieplanner. De planner bepaalt welke afdeling de reparatie gaat oppakken, op welke dag/tijd, hoeveel tijd er ongeveer besteed zal worden, etc. Wanneer de planner de order vrijgeeft mag het reparatieteam aan de slag. De reparatie medewerker pakt de order op, gaat aan de slag en voert vervolgens een bevestiging van zijn werkzaamheden in. Op basis van die bevestiging wordt de reparatie order compleet gemeld en kunnen er weer vervolgacties worden uitgevoerd.

Het gerepareerde product is gereed om terug te sturen naar de klant. Dit wordt gedaan door een uitgaande levering te triggeren en deze verder af te handelen. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de klant te factureren voor de uitgevoerde werkzaamheden wanneer dit van toepassing is. Hierna is het proces volledig afgerond.

Utopisch of realistisch?

Bij het opzetten van zo’n reparatieproces komt natuurlijk meer kijken dan alleen het opzetten van je IT-systeem. Er moeten afspraken gemaakt worden met klanten, leveranciers, werknemers en andere stakeholders. Je zult ook rekening houden met je reparatie capaciteit en je zult eventueel afspraken met externe reparatie partners opzetten. Dan is er nog dat kostenplaatje: kan ik voor dezelfde prijs iets repareren als een nieuw product leveren? Het feit dat je dit proces nu vlekkeloos kunt laten verlopen van begin tot eind is een eerste goede stap om de kosten te drukken. Het opzetten van slimme afspraken met je stakeholders is een tweede. Het outsourcen van de reparatiewerkzaamheden kan de kosten nog verder drukken als je dit slim doet. Dit zal er samen voor zorgen dat je voor een reparatie niet meer geld kwijt bent dan voor het leveren van een nieuw, vervangend artikel. Daarnaast kun je ook de prijs van je producten omhoog doen, omdat ze door deze extra service langer van waarde zullen zijn voor je klant.

Wil jij met deze en andere simpele verbeteringen de CO2 uitstoot van je operaties verlagen? Lees dan onze Intelligent Operations whitepaper voor meer ideeën, of neem contact op met Kylian Swinkels.