SAP Central Finance (CFIN) als kompas naar SAP S/4HANA

31 augustus 2020

SAP S/4HANA als stip op de horizon

In mijn kinderjaren vermaakte ik mij vaak met het spelletje overlopertje.  Wij zongen toen ‘schipper mag ik overvaren, ja of nee?
Nu vele jaren later stellen veel klanten mij een soortgelijke vraag. Ik wil graag van SAP ECC naar SAP S/4HANA migreren, maar wat is in mijn situatie de beste manier? 
Om in schipperstermen te blijven zijn er grofweg drie transitiemethoden, te weten:

  • Stuurboord: systeem migratie
  • Bakboord: nieuwe implementatie
  • Rechtdoorzee: McCoy SMART Re-use™

Oh ja, en op welke manier wil en kun je de bestemming bereiken; in één keer of stap voor stap?

Een gefaseerde aanpak vereist een heldere koers uitstippelen, inclusief een stormvaste transitiearchitectuur. Een stappenplan over de assen: locatie, proces, afdeling, applicatie of een combinatie hiervan.

Afhankelijk van de klant specifieke situatie past de ene manier beter dan de andere. Hiervoor hebben wij de McCoy S/4HANA Scan ontwikkeld.

Het landschap in beweging krijgen, waarbij de Finance afdeling als eerste de oversteek maakt

In veel situaties is SAP ECC één van de vele applicaties in een web van aanpalende systemen. Over tijd zijn de applicaties zo vergaand met elkaar verbonden dat vrijwel niemand het durft om er een behapbaar stuk uit te knippen. ‘Dan maar via een oerknal’ wordt vaak als te groot risico gezien.

In deze situatie kan Central Finance (CFIN) een uitweg bieden. Deze transitiemethodiek is een nieuwe implementatie, waarbij de Finance afdeling en een (gedeelte) van de processen als eerste aanmeren op SAP S/4HANA.

Met CFIN worden de financiële data (stamgegevens en journaalposten) rechtstreeks gerepliceerd van het bronsysteem naar SAP S/4HANA. De oplossing biedt conversieregels om de data van het ‘oude’ datamodel naar het ‘nieuwe’ datamodel om te zetten. Daarnaast is er een controlespoor beschikbaar om in S/4HANA naar de onderliggende boeking in SAP ECC te springen.

CFIN is pas de 1e van de vier stappen om echt toegevoegde waarde te leveren voor de Finance afdeling

Vanuit IT-perspectief is het realiseren van de data replicatie via CFIN een behoorlijke scope. Echter, voor de gebruikersorganisatie is het te summier. Hoewel de financiële boekingen in het nieuwe datamodel beschikbaar zijn voor rapportage doeleinden, introduceert het ook afstemmingproblematiek. Zo is er vaak een consolidatie & financiële planning oplossing in gebruik (vaak op basis van het ‘oude’ datamodel), welk tijdelijk gevoed moet worden door de S/4HANA Finance applicatie. Daarom zien wij een eerste versie pas als echt succesvol als de scope ook fundamentele verbeteringen meebrengt voor de Finance afdeling. De scope is een combinatie van onderdelen vanuit ons SMART Close concept.

Record to Report gebaseerd op de 4 C’s van SMART Close concept

Collect (verzamelen van de financiële data):

  • Data replicatie vanuit SAP ECC applicaties naar SAP S/4HANA via CFIN
  • Platte bestanden vanuit niet SAP applicaties via MS Excel upload rechtstreeks in Group Reporting 

Correct (corrigeren van de financiële data):

  • Het afstemmen van intercompany posities via Intercompany Matching & Reconciliation
  • Het boeken van voorzieningen via Suspense Accounting
  • Het doorbelasten van kosten via Universal Allocation
  • Het boeken van correctiejournaalposten, inclusief goedkeuring via Upload General Journal Entries

Comply (lokale afsluiting):

  • Gecontroleerde periode einde stappen via Closing Cockpit
  • Communicatie met lokale overheden via Advanced Compliance Reporting

Consolidate (groep afsluiting):

  • Financiële consolidatie via Group Reporting
  • Financiële groepsrapportage via SAP Analytics Cloud (SAC) Dashboards

Heb je interesse in meer informatie, neem simpelweg contact op met onze stuurlui (en ja, die varen op het schip).

Think Central Finance, Think McCoy