SAP goed ingericht. Maar werkt het ook voor je medewerkers?

Hoe WalkMe het verschil kan maken in je Procure-to-Pay-proces

Een goed ingericht SAP-proces is één ding. Zorgen dat medewerkers er in de praktijk goed mee werken, is een tweede.

Binnen het Procure-to-Pay (P2P)-proces kan een onvolledige inkoopaanvraag of ontbrekende registratie van goederen of diensten al snel leiden tot vertraging, extra controles en herstelwerk. En dat terwijl het proces op papier prima is ingericht.

Hoe zorg je dat medewerkers ook in de dagelijkse praktijk de juiste stappen zetten? WalkMe helpt de kloof tussen procesontwerp en uitvoering te verkleinen, door gebruikers direct in SAP te begeleiden.

Eén inkoopproces, verschillende gebruikers. Waar gaat het mis?

Van de eerste inkoopbehoefte tot de uiteindelijke betaling van een factuur: binnen Procure-to-Pay zijn verschillende medewerkers betrokken. Aanvragers, inkopers, goedkeurders en de financiële administratie hebben ieder hun eigen rol.

En juist op de momenten waarop het proces van de ene naar de andere gebruiker overgaat, kunnen onduidelijkheden ontstaan. Een ontbrekend gegeven bij een inkoopaanvraag lijkt misschien klein, maar kan later bij de bestelling of factuurverwerking alsnog voor problemen zorgen.

Een goed ingericht SAP-systeem alleen is dus niet genoeg. Medewerkers moeten ook weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze de afgesproken werkwijze toepassen.

Hoe kan WalkMe daarbij ondersteunen? We laten het zien aan de hand van drie herkenbare momenten in het P2P-proces.

1. Een goede inkoopaanvraag voorkomt gedoe achteraf

Het begint bij de aanvraag. Een medewerker wil een product of dienst inkopen en maakt hiervoor een inkoopaanvraag (ATB) aan in SAP. Daarbij zijn het juiste inkoopkanaal en de juiste (financiële) gegevens belangrijk om de aanvraag soepel door het proces te laten lopen.

Maar niet iedereen werkt dagelijks met inkoopaanvragen. Welk inkoopkanaal moet je gebruiken? Welke velden zijn verplicht? En welke interne inkoopafspraken gelden er?

Als dat niet duidelijk is, ontstaan onvolledige of onjuiste aanvragen. Met extra correcties en vertraging als gevolg.

Hoe helpt WalkMe?

Met een Smart Walkthru kan WalkMe medewerkers stap voor stap begeleiden bij het aanmaken van een aanvraag. Een Smart Tip geeft direct bij een veld een korte toelichting wanneer dat nodig is.

Zo weten gebruikers welke informatie ze moeten invullen en waar ze op moeten letten, zonder eerst een aparte werkinstructie te hoeven opzoeken.

Het resultaat? Wanneer fouten ontstaan door onduidelijkheid, kan deze begeleiding helpen om correcties en herstelwerk te beperken.

2. Goedkeuren is meer dan op een knop klikken

Een inkoopaanvraag goedkeuren klinkt eenvoudig. Maar hoe weet je als goedkeurder of je over de juiste informatie beschikt om een goede beslissing te nemen?

Goedkeurders ontvangen regelmatig aanvragen in hun SAP-inbox. Ze moeten deze zorgvuldig beoordelen, zonder onnodig veel tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar relevante gegevens.

Want welke velden verdienen extra aandacht? En waar moet je precies op letten voordat je goedkeurt?

Hoe helpt WalkMe?

WalkMe kan relevante velden direct in SAP uitlichten en toelichten wat de goedkeurder moet controleren.

Zo krijgt de gebruiker praktische ondersteuning bij het volgen van de afgesproken werkwijze. Niet via een losse instructie, maar precies op het moment dat de goedkeuring plaatsvindt.

3. Wel geleverd, maar niet geregistreerd? Dan loopt het proces alsnog vast

De goederen zijn geleverd of de dienst is uitgevoerd. Dan is het proces toch bijna afgerond?

Niet helemaal. Een bevoegde medewerker moet de ontvangst ook correct registreren in SAP. Die registratie is namelijk belangrijke input voor de verdere factuurverwerking.

En dat is niet in iedere situatie even eenvoudig. Wat als maar een deel van de goederen is geleverd? Of als de geleverde hoeveelheid afwijkt van de bestelling? Bij diensten moet bovendien worden vastgesteld of de afgesproken werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Wanneer een ontvangst onjuist of helemaal niet wordt geregistreerd, kan dat leiden tot vertraging en extra controles bij de factuurverwerking.

Hoe helpt WalkMe?

WalkMe kan medewerkers stap voor stap begeleiden bij het registreren van goederen- en dienstenontvangsten.

Door relevante velden uit te lichten en kort toe te lichten welke gegevens nodig zijn, krijgen gebruikers direct ondersteuning bij hun registratie. Ook bij specifieke situaties, zoals een gedeeltelijke levering of het bevestigen van uitgevoerde diensten.

Zo helpt WalkMe medewerkers om de juiste informatie op het juiste moment vast te leggen.

Slimme processen beginnen bij de mensen die ermee werken

Een soepel Procure-to-Pay-proces draait om meer dan een goed ingericht SAP-systeem. Duidelijke procesafspraken, passende controles en medewerkers die weten wat ze moeten doen, zijn minstens zo belangrijk.

WalkMe helpt daarbij door gebruikers precies op het juiste moment te ondersteunen. Combineer die digitale begeleiding met SAP-proceskennis en Change Management, en je hebt een gerichte aanpak om zowel de procesuitvoering als de systeemadoptie te ondersteunen.

Bij McCoy kijken we daarom niet alleen naar de techniek, maar vooral naar de praktijk. Waar loopt het proces vast? Wat is daarvan de oorzaak? En welke ondersteuning hebben medewerkers nodig om hun werk goed te kunnen doen?

Vanuit die vragen bepalen we waar digitale begeleiding daadwerkelijk waarde toevoegt.

Benieuwd wat WalkMe voor jouw Procure-to-Pay-proces kan betekenen? Ontdek de mogelijkheden op onze website of neem contact op met Jacques Scheutjens.