Business Partner in SAP S/4HANA: De basis voor bijna ál je bedrijfsprocessen

Stel je voor: je beheert de klant- en leveranciersgegevens van je organisatie. Hoe zorg je ervoor dat alles up-to-date blijft, zonder eindeloos te schakelen tussen verschillende systemen? Met de overstap van SAP R/3 naar SAP S/4HANA wordt de Business Partner in SAP steeds relevanter. Het is dé sleutel tot eenvoudiger beheer van je klant- en leveranciersinformatie.

Waar je vroeger aparte stamgegevens voor klanten, leveranciers en contactpersonen moest bijhouden, biedt SAP S/4HANA nu één centraal object. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, maar ook voor een flinke vereenvoudiging van je datamanagement. Maar wat betekent deze verandering voor jouw organisatie? In dit blog ontdek je hoe de Business Partner in SAP S/4HANA cruciaal is voor jouw werk in S/4HANA.

Wat is de SAP S/4HANA Business Partner?

De Business Partner in SAP S/4HANA is het centrale object voor het beheer van zowel klanten als leveranciers. Waar je voorheen aparte stamgegevens voor klanten, leveranciers en contactpersonen moest beheren, consolideert de Business Partner deze gegevens tot één enkel object. Door met rollen te werken, kun je eenvoudig aangeven of het om een klant, leverancier of andere entiteit gaat. Dit zorgt voor overzicht en vereenvoudigt het onderhoud van stamgegevens.

Wat levert de SAP Business Partner jou op?

Er zijn een aantal onderdelen in de SAP Business Partner die jouw datamanagement ongetwijfeld gaan vereenvoudigen:

1. Multiple Address Handling

In de release van SAP S/4HANA 2021 kwam de functie Multiple Address Handling beschikbaar. Hiermee beheer je meerdere adressen voor één klant, zoals lever- en factuuradressen. Je hebt dus geen meerdere klantnummers meer nodig voor dezelfde klant (bijv. apart klantnummer voor ander facturatieadres). Dit vermindert het aantal stamgegevens en maakt beheer eenvoudiger.

2. Creëren met referentie

Moet je een nieuwe klant aanmaken, maar zijn veel gegevens al bekend van een andere klant? Met 'creëren met referentie' kopieer je bestaande klantgegevens, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Let op: dit is een standaard optie maar wordt pas zichtbaar zodra je bijv. de klant specifieke rol selecteert.

3. Business Partner Role Groups

Business Partner-rollen maken het mogelijk om verschillende rollen, zoals 'klant' of 'leverancier', aan één entiteit toe te wijzen. Met Role Groups kun je deze rollen groeperen, wat het beheer vereenvoudigt en sneller maakt. Let op: deze optie werkt nog niet in de Fiori App voor Business Partner beheer, maar wél met de tegel versie van transactie BP.  

4. Standaardwaarden

Stel standaardwaarden in voor velden, zoals voertaal of landcode. Dit bespaart tijd en vermindert fouten bij het aanmaken van stamgegevens.

5. Duplicate checks

Dubbele stamgegevens kunnen voor problemen zorgen. Met de duplicatencheck van SAP controleer je automatisch op bestaande gegevens bij het aanmaken van een nieuwe Business Partner. Dit voorkomt dubbele klantnummers en bijbehorende complicaties.

Wil je weten wat SAP S/4HANA naast de Business Partner nog meer te bieden heeft? Lees alles wat je moet weten over SAP S/4HANA.