Spend Analysis in SAC

12 oktober 2020

Stel je voor; je werkt op de inkoopafdeling van een groot bedrijf waar dagelijks veel inkooporders binnenkomen. Nu vraagt het management hoeveel er deze maand is uitgegeven t.o.v. vorig jaar aan een bepaald soort materiaal. Je schiet lichtelijk in de stress en de eerste vragen komen in je op; waar is de Excel met het overzicht van vorig jaar, hoe zit het met die nieuwe kostenplaats hiërarchie en was de grootboekrekening structuur nog up-to-date?

Dit is een recente case bij de inkoopafdeling van onze klant. Om dit soort vragen eenvoudiger en efficiënter te kunnen beantwoorden was er behoefte binnen deze afdeling om hun digitale volwassenheid naar een hoger niveau te tillen. Hierbij stonden ze voor het vraagstuk of hun huidige BI architectuur in staat is om deze informatie behoefte te faciliteren. In samenwerking met interne medewerkers was het aan ons om een Proof of Concept te ontwerpen en te ontwikkelen voor een Spend Analysis Dashboard in een uitdagende periode van één maand.

Spend Analysis

Een goed startpunt is om te begrijpen wat er precies bedoeld wordt met Spend Analysis en wat hiervan de meerwaarde is. Spend Analysis, ook wel uitgavenanalyse, is een verzamelnaam voor het proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van uitgavengegevens. Het doel van een uitgavenanalyse is de inkoopkosten verlagen, efficiënter doorlopen van het en creëren van inzichten om inkoopdata en compliance te controleren.

Spend KPI’s

Vanuit de afdeling Inkoop was er, naast het verkrijgen van inzicht in Spend data uit SAP ECC, ook de behoefte om te worden voorzien van (markt) standaard KPI’s die hen voorzien in hun rapportage behoefte. Na het in kaart brengen van de wensen en eisen van verschillende stakeholders binnen dit project, zijn we gaan kijken of McCoy’s Best Practice voor Procurement KPI’s een antwoord zou kunnen bieden op de Inkoop KPI behoeften. Met McCoy’s Best Practice for Procurment KPI’s kunnen we vragen beantwoorden zoals:

  • Wat kopen we in?
  • Bij wie kopen we in?
  • Wie koopt het in?
  • Hoe vaak kopen we in?
  • Hoeveel betalen we voor onze inkopen?
  • Krijgen we ook wat we hebben afgesproken in contracten?
  • Kopen we meer of minder in dan voorgaande periodes?

Dit bleek een sterk fundament voor de eerste opzet van deze Spend Analysis Proof of Concept.

Uitgavenanalyse in SAP Analytics Cloud

Voorafgaand aan dit project was er al besloten namens de IT afdeling binnen de organisatie om zo veel mogelijk BI gerelateerde vraagstukken af te vangen met hun SAP HANA Platform in combinatie met SAP Analytics Cloud (SAC). IT had dus als doel om met deze PoC aan te tonen dat zij in staat zijn om minimaal dezelfde Spend inzichten te kunnen bieden met deze opzet als een externe tool.

Gezien de korte tijdslijnen van het project is het team op een scrum-achtige wijze te werk gegaan met een wekelijkse demo om de stakeholders te betrekken bij de design keuzes en ontwikkelingen. Door de goede samenwerking binnen het team kwamen we, na het ophalen van de eisen en wensen, al snel tot resultaten. Door gebruik te maken van Entiteiten Relatie Diagram (ERD) software, welke als standaard diende voor de HANA opzet, stond er in de tweede week van het project al een data model gebaseerd op ECC en SRM data. Dit resulteerde in de eerste demo al tot een dashboard met standaard Spend Analysis KPI’s en inzicht in productieve inkoop data.

Na deze sterke eerste indruk bij de stakeholders en de inkoop afdeling, zijn we overgegaan op het inzichtelijk maken van de mogelijkheden en kansen die dit dashboard kan bieden. Denk aan het uitbreiden van het data model met:

  • Leverancierscontracten
  • Geografische kenmerken
  • Grootboekrekening-/kostenplaatshiërarchieën
  • Data validatie checks om data cleansing mogelijk te maken

Daarnaast gingen we natuurlijk verder met uitbreidingen van het dashboard met verschillende SAP Analytics Cloud (SAC) functionaliteiten zoals:

  • Doorklikken naar detailpagina’s
  • Voorspellen van toekomstige uitgaven
  • Interactief kunnen analyseren op verschillende dimensies en calculaties
  • Opzetten van generieke dimensies met hiërarchieën
  • Real-time inzichten o.b.v. een SAP HANA Live connectie

Tijdens de verschillende demo’s bleek dat het dashboard steeds meer begon te leven bij de afdeling Inkoop. De uitnodiging van de demo werd veelvuldig doorgestuurd naar andere (mogelijke) stakeholders. Er ontstond herkenning van kansen en verbeterpunten o.b.v. de eerste inzichten uit het dashboard, wat tevens resulteerde in nieuwe ideeën voor KPI’s en mogelijke functionaliteiten van het dashboard.

Spend Analysis in SAC in één maand

SAP Spend Analysis dashboard SAP Analytics Cloud McCoy & Partners

In een periode van een maand hebben we met deze Proof of Concept aangetoond dat met een combinatie van een goede BI architectuur, een enthousiast projectteam en onze Procurement Best Practice KPI’s je tot een uitstekende eerste versie van een Spend Analysis Dashboard in SAP Analytics Cloud kunt komen. We hebben hiermee laten zien dat het zeker niet altijd nodig is om in een externe tool te investeren en dat je met de juiste KPI’s, kennis van data en dashboard functionaliteiten tot een minimaal zo goed resultaat kunt komen.

Wanneer het management weer vragen heeft rondom het inkoopproces van de organisatie, kunnen zij dit nu zelf waarnemen in het Spend Analysis Dashboard in SAC.

Ook geïnteresseerd?

Dit is nou een typisch voorbeeld van Intelligent Analytics, McCoy’s visie op SAP BI. Heeft uw organisatie nu ook de behoefte om binnen een korte periode nieuwe inzichten te verkrijgen? Neem contact met op met Roel van Bommel. Roel.Van.Bommel@mccoy-partners.com of 06 22 69 83 92.