Succesvol SAP Implementeren in een Agile Omgeving met Project Management

Stel je voor, je gaat een huis bouwen. Het is een flinke klus om een bouwproject geheel zelf te beheren. Er zijn veel verschillende mensen nodig voor een variëteit aan verschillende taken. Hiervoor moeten afspraken gemaakt worden met verschillende bedrijven en ondernemers, en dit moet op zo’n manier ingepland worden dat alles spoedig verloopt. Je kunt je voorstellen dat je na een tijdje door de bomen het bos niet meer kunt zien. Een aannemer coördineert het project als het ware tot en met de oplevering van het huis. Maar waar ben je zonder aannemer die alles coördineert?

Wie behoedt jou voor dreigende missers en zorgt dat jouw droomhuis wordt opgeleverd?

Zonder project SAP implementeren?

Vergelijkbaar met het bouwen van een huis is het implementeren van SAP S/4HANA binnen een organisatie. Maar hoe verloopt dit traject wanneer de organisatie de Agile way-of-working heeft geadopteerd (door bijvoorbeeld het SAFe framework) en er geen projecten of projectmanagers meer zijn? Wie verzorgt de integrale afstemming voor kwaliteit, risico’s en transitie naar de gebruikersorganisatie? Wie bewaakt dat de voordelen behaald worden met de SAP-implementatie? Wie managet de stakeholders en verzorgt de communicatie?

Een succesvolle SAP-implementatie is nog steeds mogelijk, ook in een agile omgeving. Het vraagt wel om een speciale aanpak.

De essentie van Simply PM

Er is nadrukkelijk behoefte om een klant te leiden naar succes in het behalen van het resultaat. Een resultaat dat breder is dan het opleveren van een SAP-systeem. De klant heeft een doel voor ogen om te behalen met het project. De vraag achter die klantvraag is daarmee het hogere doel en vormt het project. McCoy heeft een framework ontwikkeld om gezamenlijk het hogere doel te bereiken en succes te behalen. Het Simply PM framework is ontwikkeld met de kennis en ervaring met SAP-implementaties. Naast kennis van SAP is in het framework de kennis er ervaring samengebracht van projectmanagement en van diverse agile methodes.

Met het Simply PM framework wordt een SAP-implementatie in een agile omgeving een succes.

Succes vanuit de klant bezien

Vanuit de klant context en klant doel wordt vastgesteld hoe de SAP-implementatie succesvol wordt. Hiervoor is een focus nodig op een viertal punten:

• De uitvoering: wat is de kwaliteit van de projectuitvoering? Projectresultaat moet gerealiseerd worden binnen de beschikbare kaders (tijd, geld, scope), want die middelen zijn schaars.

• De producten: voldoet het product aan de eisen? De nieuwe oplossing moet toegevoegde waarde hebben, moet beantwoorden aan een concrete (strategische) bedrijfsbehoefte.

• De acceptatie en adoptie: kunnen de gebruikers er mee werken? De nieuwe oplossing moet worden geaccepteerd en geadopteerd door de gebruikers en andere betrokken partijen. Als mensen niet betrokken raken bij de verandering of zich ertegen verzetten, dan is het risico groot dat de doelstellingen van een project niet gehaald worden.

• De business waarde: draagt het bij aan de doelstelling van de business? Toegevoegde waarde van het operationeel gebruik van de projectresultaten voor de business.

De aandachtsgebieden van management

Vervolgens wordt met de klant bepaald welke aandachtsgebieden cruciaal zijn om het succes te behalen. In het Simply PM framework is een palet van management competenties opgenomen die belangrijk zijn, afhankelijk van de klantsituatie. Zoals bijvoorbeeld het managen van de business case, de benefits, de transitie, de stakeholders, de risico's en scope voor 'het geheel' etc. Onze ervaring is dat een aantal van deze competenties onvoldoende belegd is in hedendaagse agile rollen zoals Product Owner, Epic Owner of Release Train Engineer (rollen die binnen het SAFe framework voorkomen).

Blijf in control

Gezamenlijk stellen we vast hoe we de gehele SAP-implementatie monitoren. In het Simply PM framework zijn controles en health checks opgenomen die tijdens de implementatie worden uitgevoerd. Ook zijn KPI’s voorhanden om resultaten te monitoren. Op deze manier blijft het succes verzekerd.

De Best practices en implementatie lifecycle

De ‘Best practices’ van McCoy zijn vastgelegd in het Simply PM framework en geven een gestandaardiseerde aanpak voor werkgebieden tijdens de implementatie. De volgende werkgebieden zijn benodigd bij een SAP-implementatie:

• Datamanagement en migratie

• Testen

• Architectuur en infrastructuur

• Ontwikkeling en configuratie

• Systeemintegratie

• Privacy en beveiliging

• Change management

• Support en ondersteuning

Als laatste bepalen we de implementatie lifecycle. Het is belangrijk dat deze volledig aansluit bij de werkwijze van de klant. In het Simply PM framework is een aanpak opgenomen die volledig integreert binnen een agile omgeving zoals bijvoorbeeld Scrum of SAFe. Het framework is flexibel aan te passen aan de specifieke wensen van de klant.

Zo simpel kan het zijn

McCoy gelooft dat elke organisatie en elk project specifieke aandachtsgebieden nodig heeft om binnen een agile omgeving een SAP S/4 implementatie te doen. Met Simply PM biedt McCoy een framework om dit met de klant op een succesvolle wijze te doen. Dit past binnen een agile methode of het SAFe framework.