Trespa richt nieuw HR-servicemodel in met SAP SuccessFactors

Hoe haal je het maximale uit je talenten, en zorg je ervoor dat je de beste blijft in de markt? Om een high-performancecultuur te waarborgen, richtte Trespa International samen met McCoy een compleet nieuw HR-servicemodel in. Onderdeel van deze transformatie is een ‘full suite’ implementatie van SAP SuccessFactors.

Trespa International is gespecialiseerd in architectonische plaatmaterialen. De gevelpanelen en -planken van Trespa zijn te vinden op gebouwen over de hele wereld. Het bedrijf uit Weert is dan ook met zevenhonderd medewerkers actief in veertien landen en heeft ‘Design Centers’ in onder andere Barcelona, New York en de Chileense hoofdstad Santiago. Bij alle projecten werkt Trespa nauw samen met architecten, ontwerpers, installateurs, distributeurs en eindgebruikers wereldwijd.

De resultaten van die samenwerking zijn ook dichtbij huis te bewonderen, onder andere aan de Wibautstraat in Amsterdam. Hier drukte Trespa zijn stempel op het markante nieuwe gebouw van grafisch ontwerpbureau Studio Thonik. Trespa Meteon-panelen in de kleuren Athens White en New York Grey zorgen hier voor een opvallende wit-grijs gestreepte gevel. Het ontwerp leverde Studio Thonik onder andere een Beste Iconische Gebouw Award 2021 op.

High-performancecultuur

Het winnen van prijzen past binnen de bedrijfscultuur van Trespa, die wordt gekenmerkt door innovatie en hoge prestaties. Dewi Franken, Teamleader HR Service Center bij Trespa, omschrijft het als een ‘high-performancecultuur’. “Elke medewerker stelt zichzelf iedere dag weer de vraag: hoe kan ik morgen beter presteren? Managers hebben daarbij de taak om zo goed mogelijk leiding te geven aan een team en te sturen op de ontwikkeling van de individuele medewerkers.”

Goed ‘sturen’ was in het verleden echter niet altijd even goed mogelijk. Franken: “We werkten in de veertien landen waar we actief zijn met heel veel HR-systemen naast elkaar, waarbij processen niet eenduidig waren gedefinieerd. Dan was het voor medewerkers niet altijd duidelijk waar ze welke data terug konden vinden. En als we bijvoorbeeld een nieuwe medewerker opvoerden in een systeem, dan kon het wel vijf dagen duren voordat de controles van de data waren uitgevoerd. We verloren daarmee ontzettend veel tijd.”

Nieuw HR-servicemodel

“Om weer de controle te krijgen over onze data hebben we een volledig nieuw HR-servicemodel ingericht”, vervolgt Franken. Trespa nam het besluit om de bedrijfsprocessen rondom personeelsbeleid die waren uitbesteed aan een externe partner weer volledig te insourcen. “Zo werden we weer eigenaar van onze HR-data, en zijn we beter in staat om te sturen op zaken als strategische personeelsplanning.”

De verschillende losse systemen werden vervangen door één internationaal HR-systeem. Franken: “We wilden een systeem hebben dat geschikt is voor alle landen waar we actief zijn, dat modulair is opgebouwd en een geïntegreerd geheel vormt en zo eenvoudig mogelijk is in te richten met selfservicemogelijkheden voor managers en medewerkers. SAP SuccessFactors bleek al snel het beste bij ons te passen. Hiermee konden we bovendien onze processen simplificeren, herzien, herschrijven en implementeren. SAP SuccessFactors biedt precies de best practice die wij hiervoor nodig hadden.”

Van hire to retire

Changemanagement was een belangrijk aandachtspunt tijdens de implementatie van het nieuwe systeem. Thomas Hendrickx, Business Unit & Sales Manager HR-Xperience bij implementatiepartner McCoy & Partners: “Je kunt pas gaan sturen op data en strategische personeelsplanning als je echt alle processen van ‘hire to retire’ in één suite onderbrengt. Trespa heeft er meteen vanaf de start voor gekozen om de SAP SuccessFactors-suite volledig af te nemen, en dus in te zetten voor bijvoorbeeld recruitment, onboarding en learning. Dat is een transformatie die je niet vaak ziet in het middensegment. Maar dat betekent wel dat de implementatie echt alle medewerkers raakt, op alle facetten.”

“Op het gebied van changemanagement hebben we veel steun gehad aan McCoy dat veel ervaring heeft op dit gebied”, merkt Franken op. “McCoy is een goede sparringpartner gebleken, door bijvoorbeeld mee te denken over hoe je een proces omschrijft en implementeert zodat het ook wordt geadopteerd.”

Rijdende trein

Trespa heeft nu SAP SuccessFactors Employee Central, Onboarding 2.0, Recruitment Management, Recruitment Marketing, Performance & Goals en Succession & Development geïmplementeerd. De modules Compensation en Learning volgen. “Het was soms best hard werken”, merkt Franken op. “Er zat veel kennis in hoofden, waardoor iedereen van het HR-team eigenlijk ook nodig was bij het projectteam. Dat kwam bovenop de al bestaande werklast. Het voelde soms aan als een trein op volle snelheid waarvan de wielen worden vervangen. Maar er was een breed gedragen commitment om er een succes van te maken.”

Volgens Franken is dat succes nu al merkbaar in de praktijk. “Recruiters kunnen nu bijvoorbeeld allemaal op dezelfde manier werken, hebben één dashboard waarin alle sollicitanten staan en waar het servicecenter toegang toe heeft om te kijken wat er allemaal in de pijplijn zit. De informatie is nu veel gestructureerder beschikbaar en het is voor iedereen duidelijk welke stappen moeten worden doorlopen. En managers hebben een dashboard waarin bijvoorbeeld de verlofoverzichten staan van alle medewerkers, ook als die werkzaam zijn op veertien verschillende locaties. Dat is echt een verademing.”