Uploaden van MS Excel journaalposten in S/4 HANA - Simply how it works

Het uploaden van journaalposten via een externe applicatie als MS Excel, dat is steevast een RICEF requirement bij een SAP-implementatie.

De baseline setup van de ABAP wordt vrijwel altijd aangepast aan de specifieke wensen van eindgebruiker. Denk aan: welke rubriceringen (kostenplaats, CO-PA segment), meerdere financiële documenten (vanwege afwijkende document valuta of meerdere bedrijfsnummers) en uiteraard afkappen van de boeking met >999 regels. Ook de systeem controles moeten veelal gefinetuned worden.

Met een move naar S/4HANA – en maximaal gebruik maken van de best practices – is ‘fit-to-standard’ de uitgangspositie.

Het is dan ook een verademing dat SAP een Fiori app beschikbaar heeft gesteld, welk het – op een simpele manier – mogelijk maakt voor een eindgebruiker om journaalposten vanuit een MS Excel bronbestand in te laden in S/4 HANA. 

Hoe boek je eenvoudig een journaalpost in S/4HANA?

De Fiori app ‘Upload General Journal Entries’ bevat een template MS Excel file met vooraf gedefinieerde velden in de juiste volgorde voor zowel de header als line items. Ook heeft de MS Excel template de mogelijkheid om meerdere batches aan te leveren; elke batch is gelijk aan een uniek accounting document. Deze template is eenvoudig te downloaden.

De Fiori app biedt de mogelijkheid om het ingevulde Ms Excel bestand in te laden. Tijdens het inladen worden essentiële controle checks uitgevoerd (bijvoorbeeld of de boekingsdatum in het juiste formaat aangeleverd). Bij een positieve controle zal de file status ‘Held’ krijgen en bij een foutmelding zal het bestand aangepast moeten worden om vervolgens nogmaals in te laden.

Om het geparkeerde journaalpost definitief in te boeken, dan kan dit via de ‘POST’ button. Indien de overige controles ook juist zijn dan zal het accounting document definitief geboekt worden. Mocht er een foutmelding optreden (bijvoorbeeld: kostenplaats is niet actief in tijdvak), dan kan de tijdelijke batch nabewerkt worden. De eindgebruiker kan de foutieve velden handmatig herstellen, waarna de boeking gemaakt wordt of de eindgebruiker heeft de mogelijkheid om de tijdelijke batch te verwijderen.

Er zijn echter wel een aantal beperkingen, zoals:

• Boekingen op meeboekrekeningen als debiteuren, crediteuren en vaste activa zijn niet mogelijk

• Niet alle rubriceringen zijn out-of-the-box beschikbaar, als CO-PA segment

• Maximaal 999 regels per accounting document blijft bestaan

Wil je meer weten over hoe je op een eenvoudige manier een journaalpost boekt vanuit een MS Excel bestand, dan adviseer ik je om te kijken naar de bijgevoegde McMovie: S4 HANA 1709 - Upload General Ledger Entries

Think SAP, Think McCoy.