Van key users naar veranderaars

Zo benut je hun kracht in elke fase van je SAP-project

Waarom loopt adoptie zo vaak achter bij een nieuwe SAP-implementatie? Het systeem staat. De processen zijn ingericht. En toch stokt het op de werkvloer.

De sleutel ligt vaak bij de key users. Zij zijn de schakel tussen IT en business, maar te vaak worden ze vooral ingezet voor testwerk of training. Terwijl ze juist enorme impact kunnen maken op het succes van je project.

Mits je ze serieus neemt. En begeleidt.

Dit is hoe je van key users echte veranderaars maakt.

Key users: meer dan testers

Key users kennen de praktijk. Ze weten wat er speelt op de afdelingen, begrijpen hoe processen in het echt verlopen en zien waar weerstand ontstaat.

Door hen al vroeg te betrekken en goed te begeleiden, maak je van key users de drijvende kracht achter verandering. Niet alleen in de voorbereiding, maar tijdens het hele project.

Wat hebben ze nodig?

1. Vroegtijdige betrokkenheid

Laat key users vanaf de start meedenken over wat er verandert en waarom. Geef ze context, geen instructies. Als zij het verhaal snappen, kunnen ze het ook zelf gaan vertellen. In hun eigen woorden, op hun eigen afdeling.

2. Training in communicatie

Niet elke key user is vanzelf een communicator. Help ze met praktische tools: hoe voer je gesprekken over verandering? Hoe herken je weerstand? Hoe leg je het ‘waarom’ uit aan collega’s?

Een korte workshop of begeleidingstraject kan al een groot verschil maken.

3. Actieve support tijdens de Gebruikers Acceptatie Test

De GAT is spannend. Voor het projectteam, maar zeker ook voor key users. Hier zien ze het systeem voor het eerst echt in actie.

Zorg dat er iemand naast ze zit. Letterlijk. Een change consultant die vragen beantwoordt, frustraties opvangt en laat zien dat feedback serieus wordt genomen.

Faciliteer korte check-ins en laat zien wat er gebeurt met hun input. Zo voelen ze zich gehoord en blijven ze gemotiveerd.

4. Ondersteuning tijdens en na go-live

Tijdens de go-live zijn key users de ogen en oren op de vloer. Maak het ze makkelijk: geef ze een FAQ, organiseer dagstarts en stel escalatielijnen in.

En misschien nog wel belangrijker: geef erkenning. Benoem hun bijdrage. Zet ze in het zonnetje. Zorg dat hun inzet ook ná het project zichtbaar gewaardeerd wordt.

Meer dan gebruikers

Key users zijn geen extra projecttaak. Het zijn de gezichten van de verandering. Als je ze serieus neemt, ontwikkelt en ondersteunt, krijg je er ambassadeurs voor terug.

Mensen die het verhaal van de verandering kunnen vertellen. In de taal van de business.

Dat is het verschil tussen een systeem dat live staat en een organisatie die er echt mee werkt.

Dat is Work Smart. Be Happy.

Meer weten over change management in SAP-projecten of hoe je key users écht in beweging krijgt? Neem dan contact op met Cindy van den Elzen (cindy.van.den.elzen@mccoy-partners.com)