Vijf stappen voor SAC Planning Currency conversion in één overzicht

Bert is algemeen controller en verantwoordelijk voor het samenvoegen van de planningen van de verschillende afdelingen. Maandelijks kost het hem veel tijd om de planningen die aangeleverd zijn in lokale valuta om te zetten in euro’s, de valuta waarin het management de rapportages en prognoses wil zien. “Wat zonde van mijn tijd”, denkt hij elke maand weer. “Wat zou het heerlijk zijn als een systeem deze taak van me overneemt.” Is dit een utopie als je internationaal werkt met meerdere valuta? Nee. Het is een kwestie van vijf stappen. Je leest ze in dit artikel.

Valuta conversie een noodzakelijke kwaad binnen het planningsproces

Valuta conversie is bij de meeste organisaties essentieel in het planningsproces. Invoer geschiedt in lokale valuta, rapportages dienen een geaggregeerd beeld te laten zien. Wisselkoersen verschillen per maand, verwachte wisselingen in wisselkoersen dienen meegenomen te worden. Daarnaast zijn er separate wisselkoersen voor de verlies-en winstrekening en de balans. Hoe gaat jouw organisatie hier mee om?

SAC Planning biedt de oplossing

SAC planning biedt de oplossing met haar structuur en flexibiliteit. Per proces kan er wel, of niet, met FX conversie gewerkt worden. Per organisatie wordt een valuta gekoppeld. Per account een koers type (bijv. gemiddelde of eind koers). SAC biedt flexibiliteit in de rapportage valuta. Vanuit een bron systeem kunnen officiële gepubliceerde koersen geladen worden.

Omgaan met FX conversie in SAC Planning, stap voor stap

SAC Planning  is flexibel. Dit betekent dat je meerdere keuzes moet maken bij het opzetten van het  plan model. Deze blog en de bijbehorende ‘how to’ nemen je stap voor stap mee bij de inrichting van de currency conversion in SAP Analytical Cloud Planning.

Stap 1: Maak wisselkoersen beschikbaar maken

Wisselkoersen kunnen beschikbaar gemaakt worden door deze handmatig in te voeren of te laden vanuit een bronsysteem.

Hoofdstuk 1 in bijgevoegde PowerPoint laat zien hoe je een wisselkoersen model maakt en laadt in SAC planning.

Stap 2: Deel je planproces op in sub processen

Het planproces bestaat uit kleinere deel processen, bijvoorbeeld het plannen van de omzet, de vaste kosten, de kosten van de inkoop of het produceren van goederen. Per sub proces:

• Denk na of het zinvol is de valuta conversie aan te zetten

• Kies een organisatiedimensie

• Koppel een (default) rapportage valuta

Ons fictieve bedrijf LTOP heeft een verkoop kantoor in Nederland en een verkoopkantoor in Groot-Brittannië. In het sales planproces is het zinvol om de currency conversie aan te zetten omdat we de omzet en prijzen in lokale valuta willen plannen. De organisatie dimensie binnen ons sales plan proces (model) is het verkoopkantoor. Het kantoor in Nederland zal in Euro plannen, het kantoor in Groot-Brittannië in GBP.

Hoofdstuk 2 in bijgevoegde PowerPoint beschrijft het opzetten van een organisatie dimensie. Hoofdstuk 3 beschrijft de technische stappen van het aanzetten van de currency conversion in het planningsmodel.

Stap 3: Werk de (sub) plan processen in detail uit

Werk de sub processen uit. Per sub proces:

• Bepaal welke accounts zinvol zijn

• Bepaal welke accounts relevant zijn voor FX conversie

• Bepaal welke type koersen gebruikt moeten worden per account

Bij het planproces van LTOP plannen we de prijzen, hoeveelheden en omzet. Zinvolle accounts zijn: sales price, sales quantity, gross sales. Sales price & gross sales zijn relevant voor FX conversion. De monthly average FX rate moet gebruikt worden.

Hoofdstuk 4 in bijgevoegde PowerPoint beschrijft de technische stappen van het opzetten van de account dimensie.

Stap 4: Plan

Het plan model is ingericht. De plan data kan nu in lokale valuta worden ingevoerd in de SAC story.

Stap 5: Rapporteer

In tabellen kan data in diverse valuta kan naast elkaar gepresenteerd worden:

In grafieken kan flexibel gewisseld worden tussen diverse valuta.

Hoofdstuk 5 in bijgevoegde PowerPoint bevat de technische details in een SAC story die relevant zijn bij valuta conversie.

Bijlage

Download hier de PowerPoint tutorial.

Conclusie

SAC planning biedt een goede oplossing voor het structuren en vereenvoudigen van het plan proces binnen een organisatie. Wil je meer weten over SAC planning, of over currency conversion in SAC planning neem dan contact op met Roel van Bommel (roel.van.bommel@mccoy-partners.com | 0622698382)