Te koop: Een ongebruikt e-sourcing platform

Heb je een nieuwe auto gekocht, maar staat hij hele dagen te shinen op de oprit? Op de inkoopafdeling speelt iets vergelijkbaars. Ze hebben eigenlijk de meest optimale auto’s tot hun beschikking in de vorm van een e- sourcing platform, maar ze gebruiken hem niet. In dit blog neem ik je mee door de verschillende stappen om jouw inkoopafdeling klaar te maken voor de volgende fase van digital procurement.

Nieuwe auto, maar hem niet durven rijden

Waarom blijft het gebruik van het e-sourcing platform achter? Het is net alsof je een nieuwe auto op de oprit hebt staan, maar je oude auto blijft gebruiken omdat je het vertrouwde gevoel niet wil verliezen. 

Wij zien de volgende oorzaken:

• Kennis op het gebied van e-sourcing is schaars in de markt, het verloop van de mensen met de juiste kennis is hoog.

• De mogelijkheden van e-sourcing krijgt tijdens en na de implementatie niet genoeg aandacht.

• Inkoopprofessionals zien het voorbereiden van het systeem inclusief data-setup vaak als last. Zij houden zich liever bezig met korte termijn onderhandelingen met leveranciers. 

Het gevolg? Doelstellingen uit de business case worden niet behaald. Op de lange termijn kan dit zelfs leiden tot een afname van de concurrentiekracht. 

Voordelen gebruik E- sourcing

Je koopt een nieuwe auto niet zonder reden. Ze zijn vaak energiezuiniger, heeft de nieuwste tools of is simpelweg fijner in gebruik. Zo is het e-sourcing platform in SAP Ariba ook met een reden opgezet:

• Je kunt meer inkooptrajecten uitvoeren met e-soucing.

• Je vergroot je “adressable spend”. 

• Je verkort de doorlooptijd, waardoor er meer onderhandelingen met meer suppliers tegelijkertijd kunnen plaatsvinden.

De weg naar succes

• Data

Elk platform heeft data nodig om te kunnen functioneren. Voor procurement geldt dat data uit Word en Excel RFQ’s omgezet moet worden voor het gebruik in SAP Ariba. Een tijdrovend proces, waarin een goede opzet van templates essentieel is. Als dit eenmaal staat is 80-90% van de RFQ’s al vastgelegd in het platform.

2. Procurement Business ondersteuning 

Naast (IT) technische ondersteuning is business support en changemanagement enorm belangrijk. Dit versnelt de digitale transformatie en gebruikers adopteren het platform sneller. 

 Inkoopprofessionals kunnen ontzorgt worden op de volgende:

•  Sourcing events: set-up & run

• RFQ template: creation & optimization

• Category manager/buyer: guidance & advise

• Contract management: creation & maintenance

• Supplier: training & support

3.    Digitaal is het nieuwe normaal

Communiceer duidelijk naar je inkoopprofessionals. Het gebruik van de e-sourcing tool is het nieuwe normaal. Laat het management duidelijk communiceren over de mate van de vrijblijvendheid van de tool. 

4.    Klaar voor generative A.I.

Om klaar te zijn voor A.I. ontwikkelingen is het belangrijk om nu te investeren in e-sourcing. De verwachting is namelijk dat A.I. in 2026 hoogwaardige RFQ’s kan opleveren. (onderzoek Gartner). Hiervoor is het wel belangrijk dat inkoopprofessionals de “machines” het vak leren.

Rijden of toch maar weer verkopen?

 Ben jij iemand die zijn of haar nieuwe auto wél direct wil rijden? Voor meer informatie over de voordelen van e-sourcing kun je contact opnemen met David Verberne, david.verberne@mccoy-partners.com