Wat zit er in de verhuisdoos voor S/4 Sourcing en Procurement

‘McCoy Moves you’: zoals je ongetwijfeld al hebt gezien heeft McCoy een unieke aanpak ontwikkeld voor een succesvolle overstap naar S/4HANA. Daarbij trekken we de parallel met een verhuizing, waarbij de huizen symbool staan voor het oude ECC en nieuwe S/4 systeem. Wanneer we deze parallel doortrekken kun je veronderstellen dat je als bewoner wilt weten dat je er in je nieuwe huis op vooruit gaat in bruikbaarheid, comfort en gemak. Dus wanneer S/4HANA je nieuwe huis wordt, wat krijg je dan aan bruikbaarheid, comfort en gemak voor inkoopprocessen.

In deze blog geven we een overzicht van beschikbare processen en functionaliteit in S/4HANA Sourcing & Procurement. SAP heeft de afgelopen jaren sterk ingezet om de functionaliteit in S/4 te verrijken. In hoofdlijnen is er functionaliteit beschikbaar ter ondersteuning van het operationele, tactische & strategische inkoopproces. Hierin maken we een onderverdeling naar Category Management, Supplier Management, Sourcing, Contract Management en het Operationele inkoop proces. Voor veel processen zijn er hybride scenario’s beschikbaar, combinaties van S/4 Sourcing & Procurement met SAP Ariba modules. Sinds  een aantal weken is de nieuwste S/4HANA release beschikbaar namelijk 1909. In deze blog kijken naar deze versie, maar werpen we ook een korte blik op de roadmap.

Category Management

Category Management is een term die is komen overwaaien vanuit het Sales en Marketing domein en gaat over segmentatie. Net zoals bij sales en marketing gaat het over de behoefte om een grote groep verder onder te verdelen. Door het verdelen  van inkoop naar segmenten ontstaat er per segment inzicht en kan er een inkoopstrategie bepaald worden. Spend wordt gecategoriseerd en leveranciers worden aan categorieën toegekend en geclassificeerd naar bijvoorbeeld strategisch belang een ABC classificatie voor directe inkoop.

S/4HANA bied de mogelijkheid om categorieën toe te kennen aan category buyers en met activity management kunnen activiteiten en taken aan teams worden toegewezen. Dit is met name een hulpmiddel voor het ondersteunen en aansturen vanuit het perspectief van category manager of strategic buyer. Het geeft inzicht in welke segmenten er potentieel ligt of juist actie benodigd is. Dit inzicht geeft input voor sourcing events en het verder uitonderhandelen van contracten met leveranciers.     

Supplier Management

Supplier management bestaat uit 2 onderdelen, supplier classification en supplier evaluation. Met supplier classification kun je leveranciers classificeren naar bijvoorbeeld qualification level en strategische partnerships, ook kun je scorecards opbouwen die inzicht geven in zaken zoals leveranciers risico’s en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Met supplier evaluatie biedt S/4HANA functionaliteit om categorie gebaseerde vragenlijsten en evaluatie templates te maken over verschillende aspecten die relevant zijn voor een leverancier. Een evaluatie kan event gebaseerd of periodiek worden uitgestuurd en is een interne uitvraag over bijvoorbeeld aspecten zoals innovatie kracht, duurzaamheid, perceptie van betrouwbaarheid etc. Het goed opzetten van categorie management en supplier classificatie legt de basis voor supplier evaluatie processen.

Kijkend naar de roadmap voor Supplier Management zien we verdere integratie van Supplier Management in S/4HANA met Ariba Supplier Lifecycle & Performance op de planning staan. Nog niet concreet gemaakt door SAP maar wat ons betreft zeker een onderwerp om in de gaten te houden.

Sourcing

In S/4HANA is de sourcing functionaliteit an sich vrij beperkt. Echter, de kracht zit ‘m in het koppelen met het Ariba Netwerk of Ariba Sourcing. Hoe ziet er dit in de praktijk dan uit? Wanneer er vanuit Plant Maintenance of Procurement een sourcing behoefte ontstaat wordt er in S/4HANA een RFQ aangemaakt. Deze RFQ is  de koppeling naar het Ariba Netwerk of Ariba Sourcing. Als de leveranciers bekend zijn en er alleen een prijsuitvraag wordt gedaan volstaat het netwerk. Het toekennen en verdere operationele afhandeling vindt in S/4HANA plaats. Wanneer de source of supply nog onbekend is of de behoefte niet duidelijk gespecificeerd is, kunnen volledige sourcing trajecten opgestart worden in Ariba Sourcing.

Contract Management

Contract Management in S/4HANA is vooral gericht op het operationele proces. Vooralsnog dus geen zaken zoals clause libraries en workspaces waarbij je juridische contracten vanuit de procurement, interne en sales functies beschikbaar kunt krijgen. Het is geen repository; hiervoor ga je nu nog naar Ariba. Waneer we echter kijken naar de roadmap van S/4HANA lijkt dit wel functionaliteit die we later nog beschikbaar krijgen in S/4HANA. Contract management functionaliteit in S/4HANA bestaat uit het aanmaken and managen van contracten zoals we dat kennen vanuit eerder SAP ECC en SRM systemen: Value and quantity contracts, scheduling agreements ondersteund met approval flows. Ook source assignment functionaliteit zoals source lists, info records en quota arrangements zien we weer terug. Wel is er functionaliteit toegevoegd voor sanctioned party-  en embargo screening tegen SAP Global Trade Services.

Central Contract management is functionaliteit die vanaf 1909 beschikbaar is. Met Central contract management kan S/4HANA als hub worden gebruikt om contract management in meerdere satelliet systemen, SAP ECC of S/4HANA, uit te voeren.

Operationele Inkoop Proces

In het operationele proces is het  goed om een duidelijk onderscheid te maken tussen directe en indirecte inkoop. Voor directe inkoop wordt een behoefte doorgaans gestart door MRP of Reorder Points en zijn het dependend requirements vanuit een productie – onderhouds- of planning proces. Hiervoor bood ECC al een goede oplossing. Voor indirecte inkoop bood ECC echter geen volwassen oplossing, maar met Self Service Requisitioning (SSR) in S/4HANA Sourcing & Procurement is er naast Ariba Buying nu een goed alternatief voor SRM, wat vanaf 2025 end-of-life is.

S/4HANA Self Service Requisitioning kent in feite hetzelfde proces als SRM Self Service Procurement waarbij S/4HANA absoluut uitgebreider is dan SRM. Een van de zaken die hierbij meteen in het oog springt is de verbetering van de User Interface en de hoeveelheid aan Fiori apps die voor het operationele inkoopproces beschikbaar is.

Ook voor operationele inkoop zijn er verschillende hybride scenario’s met SAP Ariba beschikbaar. Bijvoorbeeld integratie met SAP Ariba Guided Buying of SAP Ariba Netwerk. Een voorbeeld: Een gebruiker kan een purchase requisition aanmaken in S/4HANA en vanuit die purchase requisition gebruik maken van Ariba Guided Buying of naar het Ariba netwerk gaan om artikelen uit beschikbaar gestelde leverancierscatalogi in te kopen. Ook voor het versturen van inkooporders naar leveranciers, order confirmations en service entry sheets is integratie met het Ariba Netwerk beschikbaar.

Analytics

Voor bovenstaande processen is er in S/4HANA embeddedy analytics voor procurement een groot aantal  rapportages out of the box beschikbaar. Deze functionaliteit is zeer uitgebreid en biedt een enorme vooruitgang ten opzichte van bijvoorbeeld SRM. Hieronder een kleine greep uit de beschikbare analytics functionaliteit.

Voor category en supplier management zijn er apps om te rapporteren over gecombineerde scoring voor supplier evaluation vragenlijsten en proces kpi’s zoals levertijden of hoeveelheidsvarianties.

Erg waardevol is de standaard embedded analytics functionaliteit voor contract management. Rapportages en werklijsten/apps die ‘out of the box’ meekomen waarmee de gebruikers kunnen sturen op zaken zoals bijvoorbeeld contract uitnutting, leakage, aflopende contracten, (off) contract spend en ongebruikte contracten.

Voor het operationele inkoopproces zijn er standaard rapportages voor gemiddelde goedkeurtijden en purchase requistion-to-order cycle times. Daarnaast bestaan er ook veel operationele rapportages zoals purchase requisitions zonder toegewezen leverancier of bestellingen waarvoor leveringen nog niet hebben plaats gevonden. 

Tot zover de update van waar we op het moment staan met S/4 Sourcing & Procurement. We blijven het in de gaten houden en zoals al aangegeven volgen er nog blogs over dit onderwerp die zullen inzoomen op specifieke stukken en ook over de migratie aanpak.

Wil je meer weten over S/4HANA Sourcing & Procurement of de mogelijkheden over integratie met Ariba, bel dan gerust met Jan Laros op 06 23195153 .

Think Sourcing & Procurement, Think McCoy