Synergie in HR-beheer: het samenspel van SAP Fieldglass en SAP SuccessFactors
Herkenbaar? Je huurt een externe medewerker in om de grote hoeveelheid werk aan te kunnen, maar de integratie tussen de externe medewerker en het interne personeel brengt zowel organisatorisch als technisch soms grote uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je er als organisatie voor dat je je vaste personeelsbestand goed integreert met een flexibele schil?
In Nederland hebben we nog altijd te maken met krapte op de arbeidsmarkt. In het derde kwartaal van 2023 stonden tegenover 100 werklozen nog altijd 114 vacatures open. Het vinden en behouden van het beste talent blijft voor organisaties moeilijk, waardoor bedrijven zich nog altijd tot externe arbeidskrachten wenden. Deze trend, ook wel Total Workforce Management genoemd, richt zich op een kern van vaste medewerkers aangevuld door externe inhuur.
Samenwerken? Hoe dan?
Om de belangen van de afdelingen Inkoop en HR goed op elkaar af te stemmen is een Total Workforce Management strategie essentieel. Een successvolle Total Workforce Management strategie focust zich op de integratie tussen Human Experience Management (HXM) en Vendor Management System (VMS). In veel organisaties werken Inkoop en HR vaak nog in losse, gescheiden systemen. Dit kan leiden tot dubbele invoer of zelfs het verlies van gegevens. Een ander gevolg is dat het langer duurt om gegevens te verzamelen en te analyseren wat leidt tot vertraagde besluitvorming. Waar HR zich overwegend richt op de vaste medewerkers, richt Inkoop zich vaak op externe inhuur. Om een Total Workforce Management strategie vast te stellen, is een HXM oplossing, zoals SAP SuccessFactors, in combinatie met een VMS zoals SAP Fieldglass dé key to success.
Verschillende belangen, maar gezamenlijke doelstellingen
Beide afdelingen hebben vaak gedeelde doelstellingen waardoor samenwerking veel voordelen kan bieden voor een organisatie zoals:
Een verbeterde efficiëntie door processen te stroomlijnen
Verbeterd leveranciersbeheer door het volgen en evalueren van leveranciersprestaties
Betere naleving van Wet- en Regelgeving door beide systemen te integreren
Verhoogde flexibiliteit in personeelsbeheer waardoor beter ingespeeld kan worden op veranderende personeelsbehoeften in de organisatie
Er zijn diverse gedeelde doelstellingen voor Inkoop en HR om zich op Total Workforce Management te richten. Een aantal van deze doelstellingen zijn:
Integrated Total Workforce Management
Risico-, kostenbeheersing en compliancy
Data gedreven besluitvorming
Afstand verkleinen tussen afdelingen met Total Workforce Management
Ik hoor je denken, een geïntegreerd Total Workforce Management klinkt heel interessant, maar wat kan ik er concreet mee en welke resultaten geeft het? De kern van een organisatie bestaat meestal uit medewerkers met een full- of parttime contract. Deze vaste medewerkers hebben de aandacht van HR nodig. Hier zijn het HR-beleid en de HR-processen op ingericht. Buiten deze kern zit een flexibele schil van externe inhuur. Afhankelijk het type medewerker wordt de afstand van de kern groter . Hoe verder je van de kern gaat, hoe losser de relatie met HR wordt en hoe minder deze aandacht krijgt van HR.
Overwegend speelt Inkoop in deze flexibele schil een grotere rol. Op deze groep medewerkers zijn meestal ander beleid en andere processen van toepassing. Vanuit beide afdelingen zal het doel moeten zijn om aan de juiste talenten en vaardigheden te voldoen waar de organisatie behoefte aan heeft.
Door beide beleidstypen en processen goed op elkaar af te stemmen en te integreren, krijgt een organisatie volledig overzicht van de totale werknemerspopulatie. Zowel intern en extern.
Risico’s verlagen met Total Workforce Management
Het uitsluiten of minimaliseren van risico’s rondom inhuur van personeel is voor een organisatie erg belangrijk. Organisaties zijn erop gefocust om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan arbeidswetten, regelgeving op het gebied van diversiteit en inclusie, regels voor gegevensbescherming en andere juridische vereisten met betrekking tot HR.
Voor de groep externe medewerkers zal de focus vaak liggen op het vinden van de juiste persoon voor klus tegen de juiste prijs. Zeker aan de prijs kant speelt Inkoop een belangrijke rol. Het gaat dan ook niet altijd om de laagste prijs, maar om de combinatie van een goed en scherp tarief in combinatie met de benodigde kennis en ervaring. Daarnaast is het ook van belang dat er rekening wordt gehouden met regelgeving rondom de inhuur van externe inhuur.
Analytics
Total Workforce Management betekent ook dat een organisatie de juiste dashboards moeten hebben om een volledig overzicht van de volledige medewerkerspopulatie te geven.
Op basis van deze dashboards kunnen strategische besluiten worden genomen en kansen worden geïdentificeerd voor verbetering. Voor een HR-medewerker zal het bijvoorbeeld van belang zijn om de juiste inzichten te hebben in personeel gerelateerde gegevens en trends, waarbij een Inkoop medewerker zich meer zal richten op de evaluatie van leveranciers en onderhandeling van contracten.
Synergie om te groeien
Nog te vaak zien we in projecten dat Inkoop en HR elkaar onvoldoende weten te vinden als het gaat om Total Workforce Management en nog in losse en niet gekoppelde systemen werken die niet geïntegreerd zijn en hierdoor synergie missen.
Dit is zonde, want organisaties die zich wel op Total Workforce Management richten, kunnen fundamentele informatie tot zich nemen voor strategische planning om hiermee als organisatie te kunnen groeien.
Omarm de kracht van Total Workforce Management. Wil jij weten hoe SAP Fieldglass in combinatie met SAP SuccessFactors jouw organisatie de volgende stap kan laten maken? Neem dan contact op met Timo Scholten of met Iljo van Gogh.