Waarom strandt je SAP-adoptie ondanks een perfecte go-live? 

De dashboards werken. De processen zijn getest. De go-live is op tijd. 
En toch… blijft de organisatie hangen in oude werkwijzen. 

Herkenbaar? Dan ligt het probleem niet in de techniek, maar in de verandering. Succesvolle SAP-implementaties falen zelden op inhoud. Ze stranden omdat de mensen die ermee moeten werken niet écht zijn meegenomen. De sleutel ligt dus niet bij een foutloze oplevering, maar bij vroegtijdige betrokkenheid van de juiste stakeholders. 

Het draait niet om álle stakeholders, maar om een kleine groep die het verschil maakt: 

• De opdrachtgever: levert richting, mandaat en middelen. 

• Proceseigenaren of –managers: vertalen strategie naar dagelijkse praktijk. 

• Senior users: bruggenbouwers tussen beleid en uitvoering. 

Zij vormen de basis voor succes. Pas daarna betrek je de bredere groep stakeholders, zoals key users, bij de projectstart. 

De misvatting: “We starten met change management bij de kick-off” 

In veel organisaties komt change management pas in beeld als het project echt gaat starten, maar dan is het eigenlijk al te laat. 

Volgens de Prosci ADKAR®-methodologie, die McCoy standaard toepast bij SAP-veranderingen, begint succesvolle adoptie bij de eerste twee stappen: 

• Awareness: mensen begrijpen waarom er iets moet veranderen. 

• Desire: ze wíllen ook daadwerkelijk bijdragen aan die verandering. 

Die twee stappen ontstaan niet vanzelf tijdens de implementatie. Ze ontstaan al vóór de projectstart, in de voorbereidingsfase.

Bouw de fundering vóór je begint 

Een SAP-project zonder vroege betrokkenheid is als een huis zonder fundering: het lijkt stabiel, tot het gaat schuiven. 
Door sleutelstakeholders al in de voorbereidingsfase te betrekken, leg je de basis voor: 

• Awareness van de noodzaak tot verandering 

• Desire om actief bij te dragen 

• Eigenaarschap over richting en aanpak 

• Vertrouwen in het proces en de projectorganisatie 

Zo wordt change management geen losstaande activiteit, maar een integraal onderdeel van je voorbereiding. 

Zo pak je het aan: concreet stappenplan 

Een vroege betrokkenheid vraagt meer dan een overleg of update. Het gaat om échte samenwerking. Bijvoorbeeld door: 

• 1-op-1 gesprekken met de opdrachtgever en proceseigenaren 
  Begrijp hun visie, belangen en zorgen. Bespreek hoe succes eruitziet, niet alleen in KPI’s, maar in gedrag. 

• Gezamenlijke probleemanalyse 
  Formuleer samen het ‘waarom’ van de verandering. Waar wringt het huidige proces? Wat levert de nieuwe manier van werken op? 

• Co-creatie van de veranderaanpak 
  Laat sleutelstakeholders meedenken over doelen, aanpak en communicatiestrategie. Dit vergroot eigenaarschap en voorkomt weerstand later. 

• Capaciteit vrijmaken 
  Reserveer tijd in agenda’s. Betrokkenheid kan niet ‘erbij’. 

• Duidelijke rolverdeling 
  Maak expliciet wat je van elke rol verwacht in elke fase. Zo voorkom je stiltes of dubbel werk. 

Van overdracht naar doorlopende samenwerking 

Door deze sleutelspelers vanaf het begin te betrekken, vervaagt de grens tussen voorbereiding en uitvoering. 
Je krijgt: 

• Snellere besluitvorming, omdat verwachtingen vooraf helder zijn. 

• Consistente visie, doordat sponsor en proceseigenaren actief betrokken blijven. 

• Meer vertrouwen, omdat senior users als brug fungeren tussen projectteam en organisatie. 

Zo verandert je SAP-project van een IT-traject in een organisatie brede beweging. 

Ga jij een SAP traject starten of ben die al gestart? 

Vraag jezelf dan af: Wie zijn mijn sleutelspelers, en zijn ze al écht aangehaakt? Wil je sparren over hoe je dat aanpakt? Neem gerust contact op met Jacobien de Lange.  

Lees ook: Van key users naar veranderaars: zo versterk je SAP-adoptie met change management