Alles wat jij moet weten over effectieve training voor SAP EWM Eindgebruikers

Hoe zorg je dat magazijnmedewerkers soepel overstappen op SAP Extended Warehouse Management (EWM)? De implementatie van een nieuw systeem kan het werk van je medewerkers drastisch veranderen. Vooral als er jarenlang met dezelfde software is gewerkt. Denk aan het picken van orders, waar handmatig afvinken ineens veranderd in automatisch geoptimaliseerde routes. Positieve verandering zou je denken, toch? Het werk is een stuk efficiënter, maar aan de andere kant vraagt het een mentale omslag van je medewerkers. Ben je benieuwd hoe je medewerkers effectief traint en vertrouwen opbouwt in een nieuw IT-systeem? In dit blog delen aan de hand van enkele best practices, waarbij we je praktische tips geven over het organiseren van effectieve trainingen. 

1. Voorbereiding en Planning

Een sterke basis begint met een gedegen voorbereiding. Door een Training Needs Analysis (TNA) uit te voeren, ontdek je precies welke vaardigheden en EWM-functionaliteiten belangrijk zijn voor je medewerkers. Focus op praktische toepassingen, zoals:

• Navigeren door het EWM-systeem.

• Het gebruik van RF-scanners voor orderpicking.

• Real-time voorraadbeheer en pickroute-optimalisatie.

Zorg ervoor dat de trainingen aansluiten op de werktijden en shifts van je medewerkers. Start met het uitleggen van SAP EWM en RF-scanners en benadruk direct de voordelen: efficiëntere workflows, minder fouten en eenvoudiger voorraadbeheer. Wanneer medewerkers zien hoe het nieuwe systeem hun werkdruk verlaagt, zijn ze sneller gemotiveerd om de verandering te omarmen.

2. Praktische en Realistische Training

 Een training is pas effectief als deze aansluit op de dagelijkse praktijk. Gebruik daarom de Day in the Life Of (DILO)-methode. Simuleer een werkdag met realistische scenario’s die zijn gebaseerd op de User Acceptance Testing (UAT). Laat medewerkers oefenen met echte materialen, zoals labels, dozen en testdata, om de verbinding met hun dagelijkse werkzaamheden te versterken.

Met deze aanpak geef je medewerkers hands-on ervaring en zorg je dat zij de nieuwe processen sneller onder de knie krijgen.

3. Quick Reference Cards en DILO-script

Zorg voor praktische hulpmiddelen die medewerkers ondersteunen tijdens en na de training:

• Quick Reference Cards (QRC): Biedt stapsgewijze instructies met duidelijke screenshots van de RF-scanners. Deze kaarten helpen fouten te voorkomen en verhogen de efficiëntie.

• DILO-scripts: Deze scripts geven trainers een helder overzicht van de end-to-end processen, zoals inbound, internal en outbound processen. Hiermee schets je een compleet beeld van de dagelijkse taken van de medewerkers.

 Met deze hulpmiddelen geef je medewerkers de handvatten om zelfverzekerd aan de slag te gaan.

4. Continue Ondersteuning

De training stopt niet na de eerste sessie. Voor blijvend succes zijn regelmatige opfrissessies en is doorlopende begeleiding cruciaal. Dit helpt medewerkers te wennen aan de nieuwe routines en worden fouten geminimaliseerd. 

Werk samen met warehouse supervisors om prestaties te monitoren en actief feedback te verzamelen. Tijdens de hypercare-fase, direct na de go-live, kun je specifieke uitdagingen aanpakken die tijdens de training niet volledig zijn behandeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Het aanpassen van instructiemateriaal op basis van praktijkervaringen.

• Het regelmatig bijwerken van Quick Reference Cards.

• Het organiseren van gerichte workshops op basis van feedback.

Met deze aanpak voelen medewerkers zich ondersteund, wat leidt tot een snellere acceptatie en betere prestaties op de werkvloer. 

Ontdek hoe McCoy jou kan ondersteunen

Meer weten over het opzetten van effectieve trainingen? Lees dan ons artikel over changemanagement en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen. Of neem direct contact op met Robin Hazelaar +31(0) 612756845.