De overstap naar S/4HANA – verhuizen zoals het moet!

Bijna iedereen heeft het wel eens meegemaakt; verhuizen! Verhuizen doe je gemiddeld eens in de zeven jaar. Toch is het altijd weer een hele gebeurtenis. Hoe kan het toch dat voor de een de verhuizing iets is om handenvrijwend naar uit te kijken, maar voor de ander doffe ellende is? Herkenbaar? Bij verhuizen gaat een groot gedeelte zitten in de voorbereiding. Maar misschien het belangrijkste is het opknappen en inrichten van het nieuwe huis. En wanneer gaan we nu precies verhuizen? Want wie na de verhuizing nog veel moet verbouwen, roept vaak een hoop ellende over zich af. Achteraf blijken zulke momenten zich in je geheugen te printen, vooral als het negatieve ervaringen zijn. En toch... hoe vaak zijn we niet hardleers en lopen we weer in dezelfde valkuilen? Gemiddeld negen keer zullen we nadien verzuchten: dat doen we dus nooit weer (bron: Trouw).

Binnen IT-afdelingen heeft bijna iedereen ook wel een of meerdere ervaringen met het ‘verhuizen’ van ERP-systemen. De ontwikkeling van S/4 HANA roept bij veel organisaties de vraag op: “Hoe kan ik snel, simpel, maar vooral veilig overstappen naar SAP S/4HANA, de software van de toekomst?”. Maar ook: hoe neem ik het goede van mijn huidige systemen mee en laat ik alle ballast achter? Met de unieke Re-Use aanpak van McCoy zorgen we ervoor dat al deze wensen vervuld worden!

Bereid je goed voor

Net als bij verhuizen gaat het grootste gedeelte van de overstap naar S/4HANA zitten in een goede voorbereiding. Essentiële vragen wijken niet veel af van de onderwerpen die bij een verhuizing ook ter tafel komen:

Verhuizing Checklist

S/4HANA – Checklist

Welke meubels passen nog wel in mijn nieuwe woning en welke zijn toch echt aan vervanging toe?

Welke onderdelen van uw oude systeem zijn cruciaal en welke zijn niet meer van deze tijd c.q. passen niet meer bij uw huidige situatie/visie?

Zet ik mijn garage of een slaapkamer vol met dozen die ik al 3x mee verhuisd heb of ruim ik de ‘rotzooi’ van tevoren op?

Neem ik alles mee uit mijn oude systeem of maak ik extra ruimte voor innovatie en laat ik achter wat we toch niet meer gebruiken.

Wie schakel ik in voor een verhuizing?

Welke implementatiepartner betrek ik?

Ga ik verhuizen als mijn woning helemaal klaar is, of trek ik er sneller in en werk ik dan stap voor stap aan de kamers die ik eerst toch niet nodig heb?

Kies ik voor een Brownfield, Greenfield of de McCoy Smart Re-Use approach?

Wanneer moet ik beginnen met inpakken?

Hoe ziet het implementatietraject eruit? Welke voorbereidingen kan ik vandaag de dag al starten? Hoe zien de tijdslijnen eruit?

Hoe lang denk ik in de woning te blijven wonen?

Is SAP S/4HANA het systeem van de toekomst om uw innovatie te enablen of....?

Pak het slim aan

Met de vergelijking van verhuizing in het achterhoofd maken we de stap naar een verdere toelichting van de unieke ‘Smart Re-Use’ aanpak van McCoy. 

De Smart Re-Use aanpak is een door McCoy ontwikkelde benadering die antwoord geeft op de eerder geadresseerde onderwerpen. In plaats van een 1:1 conversie (Brownfield) of een compleet nieuwe implementatie (Greenfield), is de focus erop gericht om datgene wat echt waarde toevoegt en past bij de huidige situatie, strategie en visie (Smart Re-Use) mee te nemen. 

Het onderstaande overzicht geeft de onderwerpen weer die onder de loep worden genomen om gezamenlijk de beste ‘verhuisstrategie’ te kunnen bepalen. Ieder onderwerp kenmerkt zich natuurlijk door andere cruciale zaken die we met behulp van onze toolkit en ervaring stap voor stap met u zullen doorlopen. 

De analyse van de ‘Current Mode of Operations’ en de ‘Future Mode of Operations’ is input voor het bepalen van de inhoud van Proof of Concepts (POCs), the Digital Core (Foundation), Go-Live en Improvement Cycles. 

Proof of Concepts (POCs): afhankelijk van de complexiteit, een of twee cycles, waarin we op een simpele manier (MVP) bewijzen dat uw systeem stabiel is, de belangrijke innovaties brengen wat u van ze verwacht, en belangrijke legacy oplossingen en interfaces uw business nog steeds blijven ondersteunen. Natuurlijk bepalen we samen de criteria, want net als bij de afname van een nieuwbouwwoning wilt u toch vooraf weten hoe uw nieuwe keuken en badkamer eruit komen te zien en dat er water uit de kraan komt! 

Digital Core (Foundation): cruciaal in deze fase is de wederopbouw van uw nieuwe systeem op S/4HANA. De vernieuwing focust zich op het fundament van het systeem, uw organisatie opzet (Enterprise Structure), toekomstvisie, mogelijke quick wins door standaardisatie en nieuwe innovaties. De vergelijking met een verhuizing is ook hier snel gemaakt; kan de nieuwe woning zonder aanpassingen met het bestaande meubilair worden betrokken of moet u eerst nog het een en ander verbouwen of aanschaffen voordat de verhuizing plaats kan vinden? Dit samen met u bepalen voor de implementatie van uw S/4HANA-systeem en vervolgens uitvoeren is het doel van deze fase.

Go-Live & Improvement Cycles: natuurlijk valt en staat alles met de succesvolle executie van de verhuizing en de ingebruikname van uw nieuwe en opgeschoonde systeem! Natuurlijk direct gevolgd door improvement cycles waarin uw innovatie roadmap optimaal toch zijn recht komt op een stabiele S/4 basis. 

Uiteindelijk is het doel een simpelere en kleinere IT-footprint. Per onderdeel (infrastructuur, configuratie, maatwerk en data) gebruiken we verschillende tools om van uw huidige manier van werken op een incrementele en gecontroleerde manier over te stappen.  Zodat u zich kunt focussen op de echte innovaties. De ‘Smart Re-Use’ aanpak heeft zich inmiddels in de praktijk bewezen bij verschillende van onze relaties en ook u willen we graag ontzorgen bij uw verhuizing naar de software van de toekomst. 

Wilt u meer weten over onze aanpak en wat McCoy voor u kan betekenen? Neemt u dan gerust contact op met onze verhuisexpert – Jan Laros (E: jan.laros@mccoy-partners.com; M: 06:23195153).

Think SAP, Think McCoy.

Overstappen naar S/4HANA? Hier moet je over nadenken

Heeft migreren naar SAP S/4HANA zin voor jouw bedrijf? Ontdek hoe onze klanten zich onderscheiden, download de S/4 succesverhalen.