Grip op jouw service order proces

24 juni 2020

Is het een uitdaging om inzicht te krijgen hoe het service order proces binnen jouw organisatie verloopt en waar pijnpunten zitten? Vaak staan service orders te lang open, waardoor voorraden niet worden bijgewerkt en er niet tijdig gefactureerd wordt. In deze blog bespreken we een aantal van deze uitdagingen en gewenste inzichten aan de hand van verschillende rollen die een belang hebben in het service order proces.   

De service engineer

We starten met Rik de service engineer. Hij wil zich graag optimaal bezighouden met service events voor klanten. De administratie wordt vaak later gedaan. Indien Rik tijdens het terugmelden van uren en parts een verplicht veld niet kan invullen, omdat informatie ontbreekt, blijft de order openstaan. Rik richt zich alweer op de volgende service actie. Inzicht geven in de status van het werk geeft mogelijkheid tot sturing in proces en medewerkers. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en minder fouten gemaakt. 

De servicemanager

Lieke de servicemanager wil graag de doorlooptijd van de serviceorders verminderen om de groeiende service-activiteiten te kunnen blijven ondersteunen met het huidige team. Een optimale inrichting van je serviceproces kan veel impact hebben op de doorlooptijd. Ze wil graag inzicht en overzicht in de doorlooptijd en status van service order types. Deze kan Lieke optimaliseren wat resulteert in kortere doorlooptijden.

De financial controller

Amanda is werkzaam als financial controller. In haar rol is Amanda geïnteresseerd in welke kosten dragende service orders nog gefactureerd moeten worden om voor maandeinde de omzet te realiseren. Het bedrijf loopt facturen mis, omdat er niet tijdig gefactureerd kan worden. Het is haar niet altijd duidelijk hoe structureel de problemen zijn met orders die blijven liggen. Inzicht in dit onderwerp verbetert het facturatieproces en financiële positie van haar bedrijf.  

Accountmanager

Hans de accountmanager wil graag een goede relatie met de klant behouden. Doordat er soms niet tijdig gefactureerd wordt, moet hij uitleg geven waarom er te laat gefactureerd is. Dit kan een keer voorkomen, maar het wordt vervelend als het structureel plaatsvindt. Hierdoor besluit Hans soms een order maar niet te factureren. Tijdig inzicht en optimalisatie van facturabele orders verbetert de financiële positie van zijn bedrijf. Voorbeeld: 0,5% gemiste facturen op 10mln Euro is een afschrijving van 50.000 Euro.

Backoffice medewerker

Jeroen, werkzaam in het service backoffice team, wil graag zo veel mogelijk service orders voor maandeinde afsluiten. Waar hij tegenaan loopt, is dat hij niet zeker weet of hij de juiste service orders heeft afgesloten! Daarnaast wordt er veel tijd besteed aan ad hoc uitzoek acties. Inzicht en overzicht van dit proces resulteert in dat hij sneller de klant kan bedienen en minder fouten worden gemaakt. 

Krijg weer grip op het service order proces

Een optimaal service order proces heeft uitwerking op alle functieniveaus binnen de organisatie, van de servicemedewerkers tot aan de financiële afdeling. Vertraging binnen het dit proces kan door diverse redenen optreden en resulteert vrijwel altijd in inefficiëntie én extra kosten. Krijg zoveel mogelijk grip op het service order proces door inzicht. Het Service Order Dashboard op SAP Analytics Cloud garandeert inzicht op het verloop en geeft aan waar de pijnpunten zitten. 

 

Meer weten?

Bekijk de recording van onze McAdemy @ Home sessie over het Service Order Dashboard. In deze sessie laten we zien hoe het Service Order Dashboard kan ondersteunen bij het optimaliseren van service processen. Bekijk de recording.