SAP en de Brexit: What to do???
Komt de Brexit er op 29 maart? Wordt het een harde Brexit? Het is nog steeds koffiedik kijken.
Wat wel vaststaat is dat de relatie tussen Groot-Brittannië en de Europese Unie gaat veranderen, waardoor er aanpassingen nodig zullen zijn in uw ERP-systeem.
Voor al uw zakelijke transacties met relaties in Groot-Brittannië, zult u dus uw systeem moeten aanpassen. Het is daarom beter om nu al voor de mogelijke Brexit scenario’s een plan te maken en te testen, zodat verrassingen achteraf vermeden worden.
Aanpassingen in uw systeem
Bij alle aanpassingen in configuratie instellingen, conditie records en stamdata moet bedacht worden dat deze niet alleen van toepassing moeten zijn op toekomstige transacties, maar ook op alle openstaande transacties op de datum van de Brexit.
O.a. de volgende aanpassingen zullen moeten gebeuren:
Classificatie van GB als EU-land vervalt
Bepalen van de geldige btw-codes voor transacties met Groot- Brittannië voor alle landen die met dat land zaken doen (non-EU btw codes zullen opgezet moeten zijn en btw afleiding moet opgezet zijn). Vergeet hierbij ook niet de tabellen voor taks code afleiding bij EDI!
Intrastat, van toepassing op alle leveringen richting GB tot 29 maart 24.00h CET, daarna niet meer.
De EU sales rapportage richting GB is alleen van toepassing t/m 29 maart 2019.
Extrastat opzetten voor alle leveringen richting / vanuit Groot-Brittannië m.i.v. 30 maart 2019
Teksten die op verkooporders, leveringen, facturen en inkooporders afgedrukt worden (bijv. EU driehoek facturering Art. 141)
Stamdata klanten en leveranciers voor btw afleiding
Grootboekrekening sturing aanpassen als daarin EU/niet EU onderscheiden wordt
Inkoop en verkooporders:
Wat er gedaan moet worden met de openstaande inkooporders en verkooporders, hangt af van hoe uw systeem vandaag opgezet is.
Met betrekking tot inkopen: als u de btw-code in de inkooporder afleidt, zal die afleiding aangepast moeten worden. U zou nu reeds kunnen testen of een aangepast btw-afleiding record al voldoende is voor een correcte verwerking van binnenkomende goederen en facturen en rapportage hierover na de Brexit. Het zou kunnen zijn dat u de btw code direct moet aanpassen in openstaande inkooporders. Daarnaast moet u ook kijken naar de import schermen van de inkooporder voor de Intrastat kenmerken.
Voor de verkooporders is het meest eenvoudige, om alle openstaande orders nog voor de Brexit te leveren en factureren. Maar dit zal niet altijd mogelijk zijn. Daarom moet u testen of in de factuur de btw opnieuw wordt bepaald per factuurdatum of dat deze uit de order wordt overgenomen. Als er opnieuw afgeleid wordt heeft u waarschijnlijk geen probleem met btw, want een order van 26/3 (EU) die op 1-4 wordt geleverd en gefactureerd, leidt dan Non-EU BTW af op basis van btw records die u heeft aangepast op 29/3. Let hier ook op de verschillende factuur types (debet/credit nota’s e.d.), deze kunnen verschillend opgezet zijn.
Kijk ook naar eigen gebouwde aanpassingen in SAP of die nog allemaal goed functioneren na de Brexit.
Als laatste is het raadzaam om te kijken of alle rapportages nog werken over de rapportage periode maart 2019 (de laatste 2 dagen van de maand zijn leveringen en facturen richting GB onderhavig aan andere rapportage eisen).
Het is dus belangrijk om na te denken over uw zakelijke scenario’s met Groot-Brittannië en deze te testen voor de mogelijke Brexit scenario’s (soft, hard,…) in uw test omgeving. SAP heeft momenteel al enige notes uitgebracht m.b.t. de Brexit, maar gezien alle onduidelijkheid zijn die nog weinig concreet. Check daarom zelf regelmatig op launchpad.support.sap.com (zie ook OSS note 2749671).
Ook wij hopen dat de Brexit (nu) niet komt. Mocht het toch zo gebeuren, dan helpen we u uiteraard graag bij het voorbereiden van uw SAP systeem op een eventuele Brexit.
Meer weten? Neem contact op met Jan Laros op 06-23195153. Of lees meer over onze Simply SAP Ariba oplossing.
Think SAP, Think McCoy