De uitdaging voor optimaliseren inkoop
Oorzaak aanpakken of symptomen bestrijden
De losse ‘eilandjes’ waaruit universiteiten ogenschijnlijk lijken te bestaan, spelen hen (ook) parten bij inkoop. Want wat als elke faculteit zelf leveranciers selecteert of orders plaatst? Wat als die leveranciers vervolgens facturen sturen die het systeem niet herkent? Hoeveel tijd en geld zou het schelen als dit centraal geregeld was?
De uiteindelijke uitdaging is de oorzaak aan te pakken en geen symptomen te bestrijden. het hele inkoopproces te stroomlijnen. Inefficiënte facturatieafhandeling komt bijvoorbeeld meestal voort uit een ‘systeemfout’ in een andere fase van het inkoopproces.
De beste kwaliteit voor de beste prijs inkopen
Los van de tijd die een centraal inkoopproces oplevert, is ook de kwaliteit van inkoop een uitdaging. Wij zien in het hoger onderwijs regelmatig dat faculteiten zelf inkopen bij door henzelf geselecteerde leveranciers. Duidelijk beleid op inkoopcriteria ontbreken. Bovendien zijn leveranciersselectie en onderhandelen een vak apart en vraagt goed relatiemanagement met leveranciers tijd en aandacht. Daardoor laten universiteiten kansen liggen om de beste kwaliteit in te kopen en de relatie met leveranciers optimaal te benutten.
De oplossing voor optimaliseren inkoop
Centraal inkopen met Ariba Guided Buying
Alle faculteiten via één centrale tool laten inkopen, doe je met SAP Ariba Guided Buying. Daarmee houdt inkoop grip op het proces en daarmee op de kwaliteit van inkoop. Collega’s overtuigen de tool te gebruiken is niet moeilijk: de gebruiksvriendelijkheid verlaagt de drempel om leveranciersbehoefte centraal door te geven.
‘Touch less invoicing’ door betere facturen
Wij zien in de praktijk dat zowel inkooporganisatie als leveranciers voordeel hebben bij Ariba Guided Buying. Leveranciers hebben via het Ariba Netwerk de optie om inkoopopdrachten om te zetten in een factuur die aan alle regels voldoet. Die wordt gevalideerd voordat de factuur bij de universiteit belandt. Resultaat: minder fouten, snellere afhandeling en betaling en daarmee versterking van de leveranciersrelatie.
Factuurafhandeling optimaliseren met Vendor Invoice Management (VIM)
Niet alle leveranciers werken vanuit het Ariba Netwerk. Voor deze groep is VIM een aanvullende oplossing. Hiermee optimaliseer je de factuurafhandeling verder en maak je het inkoopproces nog efficiënter. VIM is een add-on die volledig geïntegreerd is met S/4HANA en waarmee je aanmaak, controles en betaaltermijnen strak organiseert. Handmatig werk behoort hiermee grotendeels tot het verleden.
Intelligente inkoop: AI inzetten om toekomstige inkoop te bepalen
Met SAP S/4HANA leg je de basis voor een intelligente universiteit, met Ariba Guided Buying en VIM stroomlijn je het inkoopproces. Daarna is het interessant door te bouwen naar een intelligente inkoopfunctie die anticipeert op de toekomst. Met een AI (artificial intelligence) algoritme voor inkoopdata bepaal je de toekomstige inkoop. Dit maakt budgetteren eenvoudiger.