De Menselijke Factor: Succesvol Business Process Management

In alle krantenberichten zet AI de toon. En dat is niet gek. Want deze tools zijn slim, snel en zorgen voor veelbelovende ontwikkelingen in diverse sectoren. We zijn natuurlijk al langer gewend dat handige tools ons in onze werkzaamheden ondersteunen. Denk maar aan BPM-tools zoals SAP Signavio en ARIS. Maar in de hoogtijdagen van AI en overige softwaretools, vergeten we vaak de andere kant te belichten: de menselijke kant. Ondanks dat we heel blij zijn met onze slimme assistenten, zorgt juist de samenwerking en de betrokkenheid tussen de teams ervoor dat elke implementatie een succes is. Met andere woorden, zonder de mens geen succesverhaal.

De zachte kant van BPM

Om inzicht te krijgen in je processen maken we bij BPM vaak gebruik van harde data. Wil je meer helderheid? Of meer structuur in je proces? Dan gebruiken we diverse tools. Maar wat hierin vergeten wordt is dat deze tools ondersteunend zijn aan het BPM-proces. Want elk initiatief is sterk afhankelijk van de kennis en betrokkenheid van de teams.

Elke medewerker beschikt over waardevolle kennis van de activiteiten en knelpunten. Daarnaast hebben ze vast ook al nagedacht over verbeteringen. Door regelmatig feedbacksessies te organiseren en de resultaten te evalueren, vergroot je de betrokkenheid van je werknemers. En dat zorgt weer voor effectieve procesoptimalisaties, waar de organisatie van profiteert.

Blijf bouwen aan kennis en vaardigheden

Klinkt goed, maar om dit goed te kunnen doen moeten de medewerkers wel beschikken over de juiste kennis en vaardigheden. Het is daarom belangrijk om te investeren in trainingen en opleidingen. De trainingen helpen bij het analyseren van de bedrijfsprocessen en met het identificeren van de knelpunten. Daarnaast is het belangrijk om ze bewust te maken van het belang van BPM en hen aan te moedigen om hun vaardigheden voortdurend te ontwikkelen.

Leading the way

Het management speelt hierin een cruciale rol. Net als een bekwame kapitein die de juiste koers bepaalt, kan het managementteam ervoor zorgen dat het team kansen benut en flexibel is. Zij zorgen ervoor de visie en doelstellingen juist worden gecommuniceerd. Teamleiders horen het belang van BPM te benadrukken, voordelen uit te leggen en het project steunen door voldoende middelen beschikbaar te stellen. Kortom: het succes valt of staat met de betrokkenheid van het management. Niet gek dus dat het management ook een plek heeft gekregen in onze checklist voor een succesvolle BPM-reis.

Alles draait om acceptatie

BPM-projecten brengen vaak veranderingen met zich mee, niet alleen op procesniveau maar ook op organisatorisch vlak. Mensen houden vaak vast aan de - voor hen – bekende manier van werken en vinden verandering soms eng. Het is dus belangrijk om verandermanagement juist toe te passen, zodat de veranderingen ook daadwerkelijk worden geaccepteerd. Dat kun je op verschillende manieren doen:

• Informeer medewerkers tijdig van het veranderproces

• Geef aan wat de voordelen van de verandering zijn

• Betrek hen bij het procesontwerp

• Bied tijdens het gehele proces trainingen aan

• Betrek hen bij de implementatie

• Houd feedbacksessies (ook na de implementatie)

Kortom: het is essentieel om een cultuur van samenwerking en open communicatie te bevorderen. Door samen te werken krijgen medewerkers de kans om verschillende perspectieven en expertises te delen. En dat zorgt voor betere procesanalyses en -verbeteringen.

Een sterk BPM-team vormt de basis

Betrokkenheid, expertise, communicatie, leiderschap en verandermanagement. Allemaal menselijke factoren die ontzettend belangrijk zijn bij elk BPM-project. Zonder deze vaardigheden, geen succesvolle implementatie. Ook een succesvol BPM-project starten? Dan heb je de volgende expertises nodig:

• BPM-lead: overziet en coördineert het project en alle betrokkenen.

• Proceseigenaar: verantwoordelijk voor specifieke bedrijfsprocessen.

• Procesexperts: brengen domeinkennis, operationele expertise en feedback samen.

• Business-analist: analyseert processen, identificeert knelpunten en ontwerpt oplossingen.

• IT-specialist: verantwoordelijk voor de technische aspecten van BPM.

• Verandermanager: ondersteunt bij het veranderproces en zorgt voor acceptatie.

Elke rol draagt bij aan het succes van het project. De samenstelling van het team kan natuurlijk variëren en is afhankelijk van de projectomvang en de behoeften van de organisatie.

Nog een laatste tip

Wees niet bang om te leren en te groeien. Een bedrijfstransformatie biedt kansen voor persoonlijke en professionele groei. Grijp deze kans en leer nieuwe vaardigheden. Een nieuw proces of een nieuw stukje technologie is altijd even wennen. Maar met een positieve houding en de wens om te blijven leren, ga je al vooruit.