SAP SuccessFactors implementaties: Het kan anders

Een veel gehoorde uitspraak binnen ons team: “het moet anders”! Nou ja, moeten? 1 ding is zeker: het KAN anders! Wij als HRx willen het graag anders doen. Benieuwd wat en hoe? Blijf dan lezen.

Onaangenaam verrast

Het is een veel gestelde, maar nog steeds onbeantwoorde vraag: “Waarom mislukken (HR) IT implementaties?”. Het mag duidelijk zijn dat de crux zit in de manier waarop deze implementaties worden aangevlogen, daar is tenminste al veel over geschreven. Waarom blijft het dan zo lastig? Je kent dat plaatje vast wel, de schommel. Het geeft in het kort weer hoe het proces van software ontwikkeling verloopt. Het begint met de klantvraag en hoe deze wordt geïnterpreteerd door, in dit geval, de implementatiepartner. Wat wordt gevolgd door een opgeleverd systeem/product wat niet voldoet aan de wensen en eisen van de klant. Het resultaat? Een ontevreden klant en een product wat onvoldoende wordt geadopteerd in de organisatie. Zonde!

Verwachtingen

In de praktijk wordt er vaak onterecht van uitgegaan dat klanten precies weten wat zij willen en wat hen te wachten staat bij een implementatie. Ja, ze zijn bewust een traject in gegaan om een nieuw HRIT systeem aan te schaffen of het huidige systeem te vervangen. Ook weten ze in grote lijnen hoe het systeem idealiter zou moeten werken. Maar weet een klant daarmee ook wat hij/zij kan verwachten, welke vragen beantwoord moeten worden en welke stakeholders betrokken moeten worden? Vaak niet. Het is vast een herkenbare situatie. Je wordt als klant verrast tijdens of aan het einde van een implementatie. Die ene onverwachte vraag waar je niet op bent voorbereid of een functionaliteit die anders werkt dan je had verwacht. Paniek! Welke waarde kunnen wij toevoegen vanuit onze rol als implementatiepartner?

Focus op de klantreis

In onze rol is het van belang dat wij klanten goed meenemen en voorbereiden op wat er op ze afkomt tijdens een implementatie. Een implementatie is een lang, intensief en spannend traject. En daarnaast is het business as usual. Dus genoeg werk te doen! Een bewuste keuze om een dergelijk traject aan te gaan, wil nog niet zeggen dat een klant weet wat er op ze af gaat komen. Op basis van onze kennis en ervaring weten wij als geen ander welke vragen er worden gesteld tijdens een implementatie, welke functionaliteiten geen onderdeel zijn van Best Practice, welke keuzes je beter wel of niet kunt maken, wat veel voorkomende alternatieven zijn, welke stakeholders bij welk vraagstuk een rol moeten spelen enz. We wachten niet tot de vraag speelt, we nemen onze klanten vanaf het begin mee. We zetten onze kennis, ervaring en referenties in om klanten zo goed mogelijk te begeleiden. Het neerzetten van een goede klantreis met duidelijke verwachtingen is belangrijk voor een goed resultaat: een tevreden klant. Niet gedurende het hele traject, ook daarna.

Ouderwets?

Projectmanagement, de bekende waterval methode, lijkt definitief uit de mode. De termen Agile, Scrum, Kanban, DevOps vliegen je om de oren! Toch wordt er in veel HRIT implementaties nog steeds straks gestuurd op scope, tijd, budget en capaciteit. En je raadt het al, dit alles wordt helemaal aan het begin afgestemd en leidt tot een uitgebreid projectplan, inclusief mijlpalen. Juist, vaak op het moment dat nog niet helemaal duidelijk is wat de klant precies wil en hoe het product eruit moet gaan zien. En daar wordt dan gedurende het project aan vastgehouden, want het doel is om datgeen wat we aan het begin met elkaar hebben afgesproken op te leveren toch? Ongeacht of er tijdens het traject andere wensen naar boven zijn gekomen. De vraag is alleen of je alles aan de voorkant kunt overzien. Het antwoord is waarschijnlijk nee. Des te belangrijker om wendbaar te zijn. Pas na workshops, deep dives en demo’s worden wensen en eisen veel duidelijker. En dan nog maar eens te zwijgen over de wereld om ons heen die in een rap tempo verandert, onverwachte wendingen zoals Corona, waardoor organisaties op een andere manier moeten gaan werken.

Het KAN anders

Zouden we dus toch ruimte moeten laten voor veranderende behoeftes? Maar hoe dan? Het agile denken en werkwijze toepassen in implementaties helpt om wendbaarder en flexibel te zijn. Door iteratief te werken daar waar kan creëren we focus op datgeen wat toegevoegde waarde biedt voor de klant. Want uiteindelijk willen we het beste voor de klant. Falen wordt niet bepaald door het nauwkeurig uitvoeren van een vooropgesteld plan. Succes wordt bepaald door adoptie en toegevoegde waarde. Agile werken creëert kansen om andere beslissingen te nemen, flexibel te zijn en keuzes te maken. Zoals ook collega Hein in dit interview benadrukt: “Het unieke zit in onze combinatie: projectmanagement, SAP en Agile. Daar waar die drie zich raken zit onze toegevoegde waarde”.

Zullen HRIT implementaties dan nooit meer mislukken? Dat is een grote belofte, maar we komen waarschijnlijk een heel eind. Het is vooral een begin en een basis voor een goed gesprek! Wil jij met ons het gesprek over aan gaan en benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Neem gerust contact op.