BPM-consultant & tool-expert: wat doen die nu eigenlijk?

BPM: als je het ons vraagt, is BPM het meest belangrijke drieletterwoord voor elke organisatie. We hebben al een aantal video’s gemaakt, waarin we haarfijn uitleggen waar BPM voor staat en waarom het zo belangrijk is. Maar met dit blog gaan we een stap verder. We leggen niet alleen het proces uit (geloof ons, daar zijn we goed in), maar zoomen in op waar we dagelijks mee bezig zijn. Wat doet een BPM-consultant? En een BPM-tool-expert? Waar ligt de focus? En hoe belangrijk is de techniek bij deze expertise? Wij nemen je mee.

BPM-consultant: content is key

Een piloot bestuurt een vliegtuig, een tandarts bekijkt je gebit en een BPM-consultant die…Ja, wat doet een BPM-consultant nu eigenlijk? Die vraag wordt wel vaker aan ons gesteld. Hoog tijd om dat eens uit te leggen. Het begint eigenlijk met processen. Processen soepel te laten verlopen, om precies te zijn. Hoe zien de processen er nu uit? Welke rollen helpen je bij het verkrijgen van de juiste output? En hoe leggen we dat het beste vast? Het zijn allemaal vragen die daarbij de revue passeren. Om tot een goed antwoord te komen, loop je stapsgewijs door een aantal fasen. Bij elke fase benader je het proces vanuit een andere invalshoek en bekijk je het met een andere bril.

Maar BPM begint met het verzamelen en documenteren van informatie. Dat doen we tijdens de procesdocumentatie-fase. Tijdens deze fase werk je samen met diverse stakeholders om content neer te zetten, te onderhouden en naar een hoger niveau te tillen. Belangrijke partners zijn de proceseigenaar, procesexpert, procesarchitect en de enterprise-architect. Al deze stakeholders hebben een belangrijke rol in het bedenken, onderhouden en valideren van BPM-content. Als de content eenmaal goedgekeurd is, werkt de BPM-consultant nauw samen met de BPM-tool-expert om de content in de tool te zetten. Met al deze nieuw verworven kennis, maak je de stap naar de procesontwerp-fase en de procesimplementatie-fase. Tijdens deze fasen, draaien de werkzaamheden met name om het (ERP-)verandertraject. Samen met het changemanagement- en projectmanagement-team, zorgt de consultant ervoor dat iedereen de nieuwe werkwijze kent, begrijpt en ook toepast.

En dan begint de procesanalyse-fase. Want naast het beheren en onderhouden van content, heeft een BPM-consultant nog een andere belangrijke taak: optimaliseren. Belangrijk hierin is, dat requirements worden opgehaald, de data gevalideerd wordt en de dashboards ingericht. Vanuit technisch oogpunt is het aan elkaar knopen van data een veelvoorkomende uitdaging (daarover later meer). Gelukkig werkt de consultant in deze fase dan ook nauw samen met de tool-expert.

BPM-tool-expert: techniek maakt het mogelijk

De BPM-tool-expert ondersteunt de BPM-consultant dus bij de laatste fase (aha!). Een belangrijke taak, maar zeker niet de enige. Een van de eerste dingen die moet gebeuren vallen onder het stuk user-management. Hierbij worden nieuwe gebruikers gecreëerd, rechten aangepast of juist toegekend. Een aantal werkzaamheden overlappen met database-management. Je bent als expert dus van alle tools thuis.

Een van die tools is ARIS. Hiermee beheer je meerdere databases met allemaal een eigen doel. Het beheersbaar houden en het onderhouden van al die losse omgevingen, vergt veel tijd en kennis. Want een tool, die wordt steeds beter en steeds efficiënter. Versies krijgen namelijk al snel een upgrade, maar ook de instellingen en functionaliteiten moeten continu geüpdatet worden.

Zoals eerder genoemd, is het voorbereiden van data één van de grootste uitdagingen. Dat zit zo. Data wordt onttrokken, getransformeerd en vervolgens in de tool geladen. Samen met de BPM-consultant werkt de expert aan de dashboarding en validaties in Signavio. Het inzetten van bijvoorbeeld process mining in Signavio, toont verborgen trends of interessante observaties. Tot slot is de expert ook verantwoordelijk voor het opleiden van collega’s en gebruikers. Deze cursussen gaan vaak over het gebruik van de tool of hoe je informatie uit de dashboards haalt. Vanzelfsprekend is de BPM-tool-expert op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de markt. Zo ontvangen onze klanten altijd het beste advies.

Ontmoet onze BPM-collega’s op de werkenbij-pagina. Uiteraard ben je ook welkom op ons kantoor. We geven je graag een rondleiding.