Procesontwerp
Van as-is naar to-be met analyses, tools en methodieken
Een nieuwe werkwijze bedenken? Dat doe je niet zomaar, daar heb je een strategie voor nodig. Maar ook de nodige kennis en inzichten, en het vermogen om bij te sturen. Een nieuw proces en een efficiënte manier van werken, valt of staat dus met het nauwkeurig in kaart brengen van een proceslandschap. Welke mogelijkheden je hebt binnen het ontwerpen van to-be-processen, hebben we voor je samengevat.
Waar beweeg je naartoe?
Een organisatorische verandering, een fusie van twee bedrijven of het implementeren van nieuwe softwaretools. Er komt een moment dat je organisatie een verandering doormaakt, waarbij bedrijfsprocessen moeten worden herzien. En daarvoor moet je helder hebben waar je naartoe wilt. Hoe ziet je gewenste situatie eruit? Wie is daarbij betrokken? Welke documenten moeten worden aangeleverd? En welke goedkeuring heb je nodig? Het to-be-proces in de procesontwerpfase, schetst een duidelijk beeld.
Hoe ontwerp je de to-be-situatie?
Je as-is-processen vormen het startpunt. Van daaruit ga je aan de slag om te bepalen waar je naartoe wilt. Om je organisatie en processen toekomstbestendig te maken, is het belangrijk dat je de juiste mensen samenbrengt. Workshops bieden inzicht in bottlenecks en verbetermogelijkheden. En methodieken als value-stream-mapping of een SIPOC-model, helpen je om focus te behouden en de correcte informatie te verzamelen. Maar ook de best practices van SAP, kunnen hierbij helpen.
Bepaal je to-be-situatie
Start met de BPM checklist
Zorg voor een soepele overgang
Nu je de basis hebt, is het zaak om de huidige situatie (as-is-situatie) te vergelijken met het to-be-proces. Want hoe zorg je ervoor dat de overgang efficiënt verloopt? En dat alle stakeholders betrokken en getraind zijn? Dit doe je door change management al in het voortraject te betrekken. Daarnaast vergelijk je de as-is- en to-be-situatie om op een objectieve manier te bepalen hoe groot de verandering is ten opzichte van de huidige situatie. Dat kan handmatig, maar Signavio heeft daar ook een standaard vergelijkingsmodel voor.
Geen verrassingen met SAP best practices
Je nieuwe proces staat. Maar dat is vooral op papier. De best practices van SAP helpen je om een stap verder te gaan. Gebruik ze om een vergelijking te maken tussen SAP en de as-is-situatie. Of juist ter ondersteuning tijdens het implementeren. Let wel, de best practices laten alleen de stappen zien, die binnen de applicatie worden uitgevoerd. Alles daarbuiten is niet meegenomen. Het direct overnemen van de SAP best practices is dus meestal niet voldoende.
Wil jij meer weten over de procesontwerpfase in Business Process Management? Jan Laros, helpt je graag verder!
